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秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：
# v! ?0 ~( D: [! ^. e- d8 Y 做会议记录，写着写着笔没水了； ' u# c* J4 N/ }3 E+ d6 S% v4 \+ ]: [
订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；
! s& D# [( w( t; N0 h4 S8 ^ 用胶水时，找不到刷子； ; ?- p4 Y# L/ V p. o# n
开会时间到了，找不到会议室的钥匙；
N% b( W- L/ X4 W) }/ s | 类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。
$ V v; p2 C3 W8 ^7 u 这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
2 I i% D. W9 ^& q# h 工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢? 4 O, i/ o- e5 k& d# q5 I- h, l3 S9 \
1、准备2支以上的笔，经常带在身上。
( E* Z0 k# o3 w 2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。 3 c2 |5 P' M% C3 a; s
3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。 c% M# B. o1 M# z, E' l0 w+ P
4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。 3 Q( I8 T4 h1 u0 \. p0 z7 T6 _
5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。
9 j) X5 s5 G$ d4 o$ u 6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。
& H5 r: T. `: @7 e 7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。 4 f( D4 I9 H% m- h4 H4 O8 f3 ?
8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。 5 k* p _+ l4 {$ Q* @9 L
以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书： : O4 @3 E/ F3 J o/ i
1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。
2 N; X3 F4 j" p, {. \" V 2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。
2 p/ N" \8 X5 q* B7 O 3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。
" K" E/ S6 a) ` 4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。 & f- K: Y# {" [' T
5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。 ' v6 J. u% Q3 l1 h
6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。 ; `9 E* K5 b9 C) z0 U6 J0 ~$ c* M
7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。 ! m, d4 c+ e9 r) G9 r
8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。 ! R1 W& d0 P, a
9、与本职工作有关的表格。
, Q* ?9 `4 }0 L* Z6 P. w. ?% L 一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。
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