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秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：
7 K1 z( M3 g3 n( ^+ V( t6 ^ 做会议记录，写着写着笔没水了；
0 r& S/ ~. i8 i/ d 订文件时，刚订一下，订书机卡壳了； + `, s( d4 W- }& c4 ~
用胶水时，找不到刷子；
4 I8 o+ P% H# o) K# f5 [- C 开会时间到了，找不到会议室的钥匙； . J7 A( u$ R* F* [' P) w
类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。 5 V u- M' A3 _4 {) j. g- j" G
这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
6 X C" u! K0 n7 @2 ] 工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢?
3 m) s0 d( R5 u6 k 1、准备2支以上的笔，经常带在身上。 ; c: Y1 o; W! a6 c, s
2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。
1 }! I7 L. O" Q 3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。 $ B* e1 p4 T. @& X: q3 ?7 k
4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。 2 h# C0 |, ^) A; J
5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。 + K7 c2 H7 ]8 r8 ?2 V; s
6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。 5 S) s- D* e: l- j
7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。
, Q# h* H* J! ~! C 8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。
5 f5 `4 x/ I* S. u+ p$ r/ y 以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
& P! R* M3 g) A. A7 ~; b3 f7 ^) c 作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书： L& ?* K! W+ b9 {
1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。 ' M E# x& Y" [' ^, Q& ?1 [ y7 f
2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。 3 S- e9 ]3 D6 D3 \, y- V
3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。 6 N2 G: n: t2 B g! @+ u
4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。 ; s; q1 K4 R" r6 _2 S# D+ Z
5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。 $ P# W ~: c2 Z/ j& p" d
6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。 ! S+ r* ?% I5 o: Q7 z* W
7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。
/ U3 ]" |; z) Q. F 8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。 ' O# h( m; R8 T% V% [
9、与本职工作有关的表格。
4 c! V3 C& [5 E* B, Q 一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。
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