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浅谈如何做好秘书工作 & e: i) G/ A8 a3 R1 [9 m+ v
一、“秘书”概说
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什么叫秘书?按照词典的解释,曰:“掌管文档、安排事务并协助机构或部门负责人处理日常工作的人员”。但这只能算作一种传统的解释。 在现代社会, 你会发现,“秘书”一词,其应用的范围十分广泛,在各种媒体上,这个词的出现率极高,可以说每日每时,随处可见。一些国际组织如联合国、亚太经合组织、国际货币基金组织、北约、欧盟,东盟等设秘书处; 一些民间组织、行业协会消费者协会、律师协会、即将成立的中国仲裁协会等设秘书处; 许多政党也设有秘书处(有的称书记处);国家的驻外使领馆的外交官也称“秘书”分为一秘、二秘、三秘;各级政府领导有秘书,公司企业的领导有秘书,甚至许多私人也有“秘书”...。可以说,只要是个机构、组织,就会有秘书部门,尽管不一定都叫秘书处。而秘书工作的范围,也十分地广泛,许多性质并不相同的工作,却都以“秘书”称之。因此,对这个太常见、太熟悉的词下一个准确统一的定义,反而变得困难了。
* i1 }9 Z+ N8 m. i. i然而,有关秘书的话题还是要讨论,这是因为在我们的贸仲、海仲、调解中心等部门都设有秘书处,秘书处是这些仲裁、调解机构的常设机构,它负责处理日常工作。而我们当中的许多人就是“秘书”,每天都在从事着秘书工作。将我们所从事的秘书工作从前述其他的“秘书”们区分开来,找出自身特点并加以归纳,进而讨论一下如何做好我们的秘书工作,应该是有必要的。 8 p* z3 N ~' D
; E6 [9 H* M3 x) k; T! Y! \' |; U秘书一词的来源
* m% r/ k2 s* ?3 L8 l1 r1、 一种职务的名称,即我们通常所讲的秘书工作。
) s% L- o1 M& D$ `3 A, F3 G2、 一种官名,中国自秦汉以来,历代封建王朝均设有尚书、秘书监、秘书令、秘书丞、秘书郎等官职,掌握大小官员转呈向皇帝递交的奏折。宣布皇帝的诏书等。 ! d I) e7 L" w9 s0 A1 M/ v
3、 外交官员的一种,指驻外使馆中介于参赞和随员之间的外交官,分为一秘、二秘、三秘。
4 {) S$ e9 h$ E2 }# j( e- F! c9 n! P; ^4、 宫廷里的藏书,尤指禁书。
- }) g+ K! S- [# K& L/ F+ f5、 宗教迷信里,指巫师、方士对命运吉凶的隐语、预言。
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秘书的类别
+ n% v9 G, c. @- s2 T3 F( h 1、 从服务的对象上分: " A1 P$ p' \& \1 R
2、 从所属部门来分
) B& X3 ^6 P- n0 M& _7 H 3、 从具体的工作性质分 7 [6 V+ H, N* D. i' B, s) A- z
(1) 文字秘书 1 P7 }; ^/ E3 {% |' E
(2) 机要秘书 6 E! C, b: u8 c9 j
(3) 通讯秘书
( C1 ], Q0 u7 `# a% O% D6 |(4) 信访秘书 6 b# h+ O$ z: x8 I$ z: i
(5) 事务秘书
% d9 |. |# X* S6 u(6) 生活秘书 : t" z% Z) d% a# n6 f2 u; L
( v. E& w, g) u1 e% S2 ~4 |2 b 关于秘书机构 " t% f& P: o" \& B- A( l: |: v
# p L* {0 ^# g (一)各级秘书机构
( A3 e. @; x/ W1、 中央机关的秘书机构 . F/ D* D- ` d7 J/ `/ I5 R
2、 省、市、县机关的秘书机构 ( R9 A8 b# j9 ^+ t* W
3、 基层单位的秘书机构
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(二)各类秘书机构 ; k6 t1 o) W/ f" f
1、 人民解放军系统的秘书机构
# n V% s/ L- O. @3 w! R2、 企事业单位秘书机构 . e0 N1 y8 X+ g- ]3 Z6 @
3、 民主党派
' o/ b7 b" b: ~4、 人民团体
7 v8 y3 E! \8 A- \' A v" P2 s此外,临时性的秘书机构,重大会议,如党代会、人代会、政协会等,我们也经常办会,设会务组,也属于临时性的秘书机构。此外,在重大活动中,也要设临时性秘书机构,如 筹备一场体育运动会,一场文艺演出,也会有秘书处,有的叫会务组。 # `0 p/ |5 N a& ~1 M
二、秘书处的工作性质 7 Z' P! \+ ]/ s+ {/ [
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我们的秘书处,我们的秘书工作,包括贸仲秘书处、海仲秘书处、调解中心秘书处、海协秘书处等,从性质上讲,都属于民间机构的秘书部门。大体来说有以下几个方面的特点:
9 I! M+ p. n$ j/ F$ d- t9 o1、 法律性:此点是不言而喻的。我们每天都在从事着与法律有关的工作,经手着与法律有关的事物。
' g- \3 Z: ]' R& ~2、 涉外性:我们所从事的工作是处理大量的涉外仲裁、调解案件,要经常与外国机构、外国当事人打交道,是对外开放的窗口。
7 ^3 p7 l: u' `8 r6 }3、 管理性: 秘书人员要协调各种关系,要管理案件程序, 管理各种文档 ,管理财务等。从某种意义上讲,秘书人员也是管理人员。
9 b' G( J o7 {1 K, e+ Z4、 服务性:我们与行政机关、纯审判机关是不同的,属于社会中介组织。但它和律师事务所也有区别,但总体来说,属服务行业。我们通过接待当事人,提供咨询,解答问题,办理仲裁、调解案件等,都体现了工作的服务性质。
# U0 t1 C8 u) i 只有明确了我们的工作性质,明确了我们这种工作在当今社会环境中所处的位置,才能正确掌握好工作方向,才能找到做好工作的途径和规律。 4 `5 J: A- w- H% W
谈到我们的工作性质,我想起了,北京青年报3月9日第15版,有一篇文章题目叫“社会中介组织功能和体制的探索”作者是北京市贸促会会长姚望,内容 在这篇文章的右边,有一个“编辑点评”,题目为“从准衙门到社会中介 关于我们法律部”
' }7 N3 n' o( V" b ~ 三、秘书人员应具备的素质 - J/ Z" e" @+ h* [- r
(一)、基本素质 / b: _, f, o6 N. D4 C( e9 t
1、 身体素质:健康的身体应该是做好任何工作的一个重要前提。要有一个
: V! W& Z& I( n6 p/ B2 m+ G健康的体魄。身体状况不佳的人是不能胜任秘书工作的。
# [5 f: C: E% U* B' G# i 2、 心理素质:要时刻保持良好的心态,心理状态要正常,不要被情绪所左
9 y, {! m. S0 {! ^右。每一天都应以平和的心态从事自己的工作。一个有着心理障碍的人,一个对
! X! s5 p2 ]1 T7 |. j( q社会充满仇恨的人,一个喜怒无常的人是不可能做好秘书工作的。 / {) J o( D: A- ]
3、 思想素质:这是更高的一项要求,作为现代社会的高级管理人员,在一
- G5 Q2 m$ |' @0 E S1 `1 H) [个国际知名的机构里工作,应当具有爱岗敬业精神、实事求是精神和开拓创新精 / W; F: E* C4 E7 U% H; S1 R1 K* S6 M
神,此外,还应具备博大的胸怀、宽广的视野和高度的社会责任感。 $ ?/ e) X1 F3 t' ?) {" f4 V
在现代社会里,人们的工作生活的节奏加快,社会的变化日新月异,外边的世界很精彩,几乎每天都有令你感慨的事情发生,且不说每天的国内外形势,就在我们身边,就会经常有一些新奇事、突发事,今天你的一个亲戚玩股票挣了大钱;明天你的一个朋友倒房地产亏大发了;昨天,你的哥们当了大官,前天,你的一个熟人因腐败问题露馅,进去了。。。。。。这些都会令你感慨,但不要受各种情况的影响,不能看人家发财了,就想到,做人就得胆大;而一看到出问题的,马上又一转念,做人还是谨慎为好! # R: T7 _, G3 f+ U+ e4 m) ]
(二)、业务素质
- y+ o1 t1 x, Y; M0 ?( h$ ^ 1、 理论知识:必须认识到理论学习的重要性,一方面要掌握扎实的基础知
! k+ _+ i, y6 z& F' c识,包括法律、外语、经贸以及对业务工作有帮助的其它知识。另一方面也注意 ' A/ U# c: f$ I: R: J' ]
收集新的信息,关注的法学领域的新的发展动态。
( J* a! r2 O, B: C" H7 ?0 d; V' Y; E( Y8 ~+ C 2、 实践经验:要注意总结工作中好的经验,尽量避免走弯路,要经常进行经 9 C% U& L! i" p- v
验交流,要多向有经验的人学习。
+ ], k( f# Z. q5 ?! b0 C8 g0 h# l 3、 办事能力:秘书工作繁杂、琐碎,这就要求我们必须具备较高的办事能
( {! f: j; z/ i3 x: p3 z/ F C力,无论是办案,办会,还是处理日常事务,都要注意锻炼自己的办事能力,提
6 K# r- \1 ?& Q9 ^高办事效率并应掌握一定的办事方法与技巧。(详见“四”) ! c9 `3 o* J- j& @6 O, A# M
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(三)、文化素质 7 c; E+ [" r/ P) f- Z5 a
1、 社会科学 学好专业知识应是起码的要求,而懂得一点文史哲,具备一定 " H' r) u1 t0 L; v
的文化素养,也很有必要,可陶冶人生情趣,亦可对工作有所裨益。相传,在清
! w. B% V: {$ X: q, y朝某年间,皇帝派朝廷官员到南方招考官吏,但先后派了几人均未能完成此任。
% i H& ~4 ^; N3 J5 g, C何故?只为南方的秀才们嫌这些官员文化素养低,写诗做对皆不行。后皇帝派了 # r, B' U* q; P) g. ^$ d
一个叫王尔烈的人又去江南办理此事。那些江南才子们以出对联来试王的文化, ' ?+ ?" ]9 y4 L* S: \) q' _5 w
上联曰: 江南千山千水千秀才,王尔烈即刻以此下联对之: 塞北一天一地一 + P9 d! |3 X! k; d
圣人。 语出惊人,顿受青睐。江南秀才们进而问到,先生的学问究竟有多大?
" u. K% r- `/ S5 U. v王随口吟到:天下文章属三江 三江文章属吾乡 吾乡文章属吾弟 吾为吾弟改文
% m+ Y: l5 T$ w章。由此,一句对联,一首诗完成了招考工作。 5 @3 p* f& I2 B- p) h
2、 自然科学:仲裁、调解案件五花八门,常常要涉及自然科学的有关知 6 \ Y& M6 q. k ^( D5 c; r
识,如机械设备,建筑工程,医药化学等。一方面,我们平时要注意积累;另一
G3 Q6 w4 o/ S r方面,在办理这方面的案子过程中,也要从中学一学这方面的知识。 # K: n& J! g- w2 U$ X
3、 外语:我们办理的案件中,涉外案件占有很大的比例,经常涉及外国当
6 M: k I6 G8 j+ c1 s/ Y5 z+ S事人,对外交往中,无论是书面的,还是口头的,都要经常运用外语。我们要使 ! K# b0 B1 z& @. Y$ B+ m: f- J
自己成为既懂业务又懂外语的,“两条腿走路”的人才。
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8 ^! T' X. W" s8 f* D (四)此外,学会一些有益的技能,如电脑、开车,琴棋书画等,也是很有好
( G8 }: Z3 u0 v1 D- I# b6 g处的。
- y; A8 Y' w. a3 ]+ } 俗话说,“艺不压身”如果你具备了一定的素养,掌握了某种技能,总会有你显山露水那一天,同样,假如你在那一方面尚存缺陷,则一定会有你无地自容的那一刻。 7 D1 ^3 H5 R* t2 I
但有一点要明确,我们必须始终围绕本职工作这个“重心”,在做好本职工作的前提下,才能再去充实自己的其它知识与技能,而绝不能冲淡“主题”,更不能“不务正业”。
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四、秘书人员要掌握一定的工作原则、方法和艺术 ! C4 N. e8 }6 j/ q
( V+ C) ~! V4 B. j* U3 o3 V 工作原则:在工作中应遵循的规律并使之作为我们行为的准则。
* W7 e1 F9 y( Z2 s$ b7 z( _5 n 工作方法:为了达到工作目标而采取的手段和途径。比如过河: 你可以选择游泳,划船,架桥等,关键是要选择切实 可行的方法。 - F1 K" q# b( P" h7 x) t
工作艺术:通过运用高超的、巧妙的、具有创造性的工作方法, 顺利地完成工作任务,同时给人以美的感觉和享受。 4 P' ?& m& Z& }6 @- R
作为现代社会的秘书人员或管理人员,我们应该学会:坚持工作原则,运用工作方法,讲究工作艺术。为此,我们要做到以下几点:
! `& A C& ~/ g" f' R2 Q 1、要协调好各种关系:包括与本部门的领导之间,同事之间;与仲裁员/调解员之间的关系;与当事人的关系,与律师的关系;与有关部门的关系等。 8 R' k5 ]# c8 L
在协调与本部门领导的关系时,要作到尊重领导,维护领导的威信,适应领导的工作习惯、工作方法、工作风格以及工作特点。比如,有的领导逻辑性较强,凡是爱有个前因后果,对这样的领导就要在谈工作时要讲事实,摆观点,有分析有推理;而有的领导喜欢单刀直入、开门见山,对此就要言简意赅,直中问题的要害;而有的领导幽默风趣,你也不妨与他(她)开开玩笑。了解领导的工作风格和特点,目的是为了更好地做好工作。当然,在尊重领导的前提下,要敢于提出自己的观点,要有维护真理的精神。那种对领导一味迎合,无原则地服从,则是不足取的。那样,会使别人怀疑你的人格、人品,领导也不一定会欣赏这种人。 ! l4 x; `" r2 _) P5 M
对待当事人要热情周到,庄重大方,言行得体,不卑不亢,树立良好的部门形象。不要摆出官僚衙门的作风,也不要沾染市侩*猾的习气。
, w( y1 L% X# F1 n7 |2 s 对仲裁员/调解员要尊重,当好他们的助手和参谋,但不要越俎代庖。要各司其责,互相配合,共同把工作做好。
) @2 D9 W% b* X% N2 \: E, Q6 D! V 此外,要注意与有关部门建立和保持良好的工作关系,如外贸部门,商检机构,会计师事务所等。这对于我们搞好工作也是大有好处的。 * |8 [2 |4 y5 C, e+ Z: I
2、 要掌握理事艺术 4 \8 L) _+ @0 Z" O
(1) 工作要有计划 2 }% p# o. D4 K6 P( g
长远计划:五年、三年、一年 : m/ T2 X9 A! a
短期计划:一个月、一个星期、每一天 ( w2 l D" N' X
(2) 养成良好的工作习惯:今日事今日毕,能马上办的决不要等一会儿再
3 w1 T: b, [/ Y# R办;一件事情要一抓到底,不要半途而废。目标明确,有始有终。 ! m: m, [4 k" N2 z) z8 t- s
(3) 始终把握工作的中心:工作安排要主次分明,不能“眉毛胡子一把 & c: x6 S2 [$ E6 }4 h0 E
抓”。重要的事先办,急事先办,及时处理;对大事要高度重视,一抓到 , C# P/ c. Y0 n/ C& i6 v' x: I" [
底,而相对来说不太重要的事则可以放后缓办。 * {7 A; t* |" ^
3、 要有较高的说、写能力, 即语言表达能力和文字写作功夫, 这也是做好秘书工作必须具备的。 $ B g+ ^. T8 T: F3 {9 E1 {
我们在实际工作中,都体会到,秘书工作涉及到的关系方方面面,既有人,又有事,千头万绪,林林总总。然俗语到:“千条线,一根针”,我们就是这根“针”,运用得好,你会有条不紊,游刃有余;运用不好,你会手忙脚乱,焦头烂额。 # t/ z4 ^) P3 M" t* {( [: c, `
$ v& g2 w% p0 `# _3 Q+ E; E 四、秘书人员的纪律要求
4 j9 C3 d1 B: S# O0 S4 R- I/ m. h 任何一种组织,都有自己的组织纪律,作为一个从事法律工作 的机构,更应 4 _1 z! \) M2 V& `$ ^/ Y' R
该如此。 & r8 J0 }6 ^$ ]" \ R
现在,贸仲、海仲和调解中心都有自己的“秘书人员工作守则”,它对秘书人员提出了具体的要求,这就是我们的纪律,每一条都应自觉遵守。各个“守则”虽然在内容上各有特点,但从要点上看,大体上可分为三个方面: ; F8 J; O1 V1 y+ w& q
1、 忠于职守,爱岗敬业
& U6 k I( _0 d9 b. J0 f2、 秉公办事,廉洁自律
3 [7 i. u5 m; ?% ?+ g+ O! Y& {3、 保密制度,严格遵守
/ P/ Y8 e; a+ _2 R其具体内容是不言自明的,无须再作解释,只是对我们每一个做秘书的来说,要时刻提醒自己,严格遵守这些纪律。
" e0 u8 A5 X4 l7 \2 m 在当今社会,在知识经济的今天,人的现代化素质,是一个人,一个单位,乃至一个国家生存与发展的决定性因素。一个单位是否具有竞争力,取决于这个单位工作人员整体素质的提高。在我们这种单位,秘书人员的工作十分重要,秘书人员既是业务人员,也是管理人员,秘书人员的素质及其工作效率,直接影响到整个单位的形象及其在市场经济环境中的竞争力。因此,一方面,秘书人员要注意不断提高自身的素质和办事效率;另一方面,领导人员要注意对智力资源的不断开发,对知识含量的不断充实以及对人才资源的合理配置。 |