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老秘教你如何成长为优秀秘书:第一讲 秘书角色扮演与人际应对

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中国老秘 发表于 2011-1-9 13:56:22 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
 
公文写作培训班
  & C4 s2 l! G7 |; G* b

开放式的市场经济使得职业秘书的工作内容不断拓展,工作理念不断更新,这就要求职业秘书要不断提升自己的职业化和专业化素质。

- l/ O3 p/ |* t9 ~. o0 `

☆本课程针对职业秘书当前所面临的职业挑战,为职业秘书提供了一套实用训练教程,将为您系统讲授职业秘书的角色扮演与人际应对、办公室礼仪、商务用餐礼仪、档案管理、会务管理、企划案撰写与公文写作等方面的知识。通过本课程的学习,将为职业秘书不断实现自我发展奠定坚实的基础。 



2 r- D; _" K. H0 C' g4 ~

 

! r. {8 b- F/ s6 Q! J+ y4 W3 O

 

$ ~8 C: H6 |& i; C; R. t

引言

! S* ?+ R( k& G" U' @9 A

   秘书是上司的左右手,他的责任是替上司分忧解劳,减少主管无谓的干扰,所以,主管如果能获得一个优秀的秘书的话,就能心无旁骛拓展业务版图。


1 P+ o1 t" g* N* X0 R/ k4 q

美国一家石油公司的董事长西蒙艾瑞克,当记者问他一生经营企业的秘诀时,他说:“没什么秘诀,只要请一位好秘书就对了”。

/ U1 c' r, S) C: z6 ?

所以由此可见一斑,秘书在企业的角色有多么的重要。



" P$ D9 U* f9 x

 

: ]. A! b/ m4 p

秘书的自我定位

* Z$ D$ t4 t# Z( x2 @

 

J. L1 c: u# O$ j4 w; m1 P

当记者问美国一家石油公司的董事长西牟艾特,其一生经营企业的秘诀时,他说“要请一位好秘书”,由此可见,秘书在企业中的位置有多么重要。

8 b& y6 A% `5 E- j0 N

# ?9 h& f/ H$ Z( G" \1 L5 ^' @6 e

 

f% s9 J, p( J, n+ K7 q0 t

1.秘书的工作内容

1 Y' m3 b) L! m6 }& J

秘书的工作非常烦杂琐碎,公司所产生的任何事务性工作都可能会涉及,所以秘书需要非常细致和耐心。大致来说,秘书的工作包括以下几个方面:

$ W' ^5 z( {& C/ }3 ?/ N

?辅助决策

; h g7 y2 C: P9 d4 o

当上司面对多个选择而犹豫不决时,秘书要为上司收集相关资料,帮助上司分析情况。

9 v, T, ?3 \( I; b0 t

?调查研究

, H8 S3 s, g5 [" d6 A& J

当上司接到一个新任务时,秘书应协助上司进行调查研究,掌握具体的第一手资料。

% I9 X+ e+ q, a$ K' Y

?收集信息

Z O- [2 s ^6 }0 ~

当今的社会已进入信息时代,秘书必须具备信息处理能力,及时、准确地收集所需要的信息。此外,还要善于运用网络收集信息。

0 ]. r+ R1 [) E) S+ O0 g) o X

?文书处理

7 `' }9 ]( I$ J, y

文书处理包括整理资料、撰写报告等等。一位优秀的秘书应该善于处理文书。

9 a4 T7 O5 d) z! P1 o

?会务准备

; a0 F- C* G2 j8 ]

所谓会务准备既包括公司内部的会议准备,也包括对外的会议沟通,准备工作主要是进行业务汇报。

, A0 x3 \ a% c/ G7 f9 c( a

?公关工作

( ]' G, x! q6 [" R2 q

公关工作包括沟通、社交、商务等方面,有时也要代表公司进行发言,或者代表主管或老板与媒体以及同行打交道,与他们建立良好的沟通渠道。

( b$ W R9 R( t: Z H8 k5 B: v# k4 y

?档案管理

* L- n1 b" \, C v3 f" \- @+ J

在高科技迅速发展的今天,我们已经摆脱了以前传统的档案管理方式,而是采用电脑来管理档案,所以秘书应该学会在传统化与电脑化之间取得平衡。

/ r& R1 Y( ~8 S6 X7 t5 U3 v

?工作日程安排

; i- F) J8 [7 w5 \+ H. t6 V- h

上司每天的工作日程一般都由秘书安排,秘书必须根据上司的时间以及事务的重要程度进行合理的安排,如上司今天到南京出差,明天在北京参加某个会议,秘书要把握好时间,留出往返的时间空档,保证上司能及时参加。

* `4 S# A3 X% {3 T( }) m. m2 i

?查办工作

* o+ F" D, s& K( {7 E

查办工作是指秘书对公司或部门提交的报告进行核实,或者对一些须要重视的传言进行证实。

& b. h2 x% P8 F7 R0 N- f! o

?接待工作

! B1 _4 A" P. d" Q0 L; L

当有客人或来访者的时候,秘书有责任做好接待工作,让来宾感受到自己受到礼遇,产生宾至如归的感觉。

& O2 S: w! y) y9 s6 W9 a5 X

?行政事务

& O2 `/ I' K- Z0 ]

行政事务管理包括所有档案的流程、生产线的流程、所有空间的管理,以及下对上、上对下的沟通与协调。

5 y$ E9 \0 O' G! N" I) ^6 s' V

?保密工作

" p) P: W# C: N3 N1 x, W

秘书要具备保密意识,公司任何事情都要保密,包括最要好的同事询问,也不能随便透露。

g, J& m# h9 C: l) o

 

9 {! [- \9 O3 Y/ I4 ]0 N; H% t" I k3 E

2.秘书应该具备的能力

7 M: A5 b# R5 a6 @# y' H6 {) I4 j

秘书的工作非常繁琐,而且经常有突发性的事件要处理,所以秘书的能力应该是多元化的,决不能只有单一专长。

 

精彩评论3

正序浏览
中国老秘 发表于 2011-1-9 13:57:02 | 显示全部楼层
 
公文写作百法例讲
  1 M6 w3 u; ^/ P R9 o' |

 

* S* a- R( ?2 R& t- ]; L! z

, e( x/ H; g8 k

 

2 }+ }9 i( Y& S

【自检】

5 n, D% T0 w7 K/ q& B

以下是一些秘书在工作中的表现,你认为他们当中谁是合格的秘书,谁需要改进工作态度、提高工作能力?

& @0 u( \% U% d2 L& Q

(1)小王在处理其他的事务时都非常能干,但是她讨厌写报告,认为写报告是一件无关紧要的小事,所以没有在写作上下功夫。

2 U* ~% f! @" x: O( S1 K6 [7 Z

(2)小李是财务经理的秘书,经常有同事或者好友向她打探别人的薪水,小李总是巧妙地回避这些话题。

9 N: l. @0 b. {6 D' v

(3)小张做了多年的秘书工作,一直做得很好,只是最近两年公司引进电脑,实行电脑化管理,小张没有学过电脑,觉得适应不了。

[! n5 E9 P( V; F B/ ]+ J

 

F/ C# D) K8 o6 R

 

( m" P9 A3 c( c' T( T

人际关系与沟通技巧

2 w6 H3 a- v. E: g% Q

 

( H. K! ?# C& [1 J$ I

认知人际关系

% H6 H6 k6 s$ \3 k7 U2 J9 W s* P8 ~

 

5 h( W! c- e$ w/ ]* ~

1.增进人际互动

5 f2 }+ x2 F/ Q

人是一种群体动物,没有人可以离群独居,我们每天都要进行人与人之间的互动。人际关系涉及各种问题,职位、地位、社会背景等都会影响到人际关系,有一句老话说得好,“先学做人,再学做事”,如果不会做人,人际关系就会一团糟,办事自然就会到处碰壁。

+ y8 Y' p. Q+ m' K$ h

那么怎样才能增进人际互动呢?这要靠平时的积累。朋友不会从天而降,也不会突然出现,我们在平常的生活、工作、团队活动中要有意识地结交朋友,建立人际关系网。

4 o; m# m% ?" _( \7 u

! I; d- I; }4 M: P

 

5 y2 c9 {# [8 G9 o/ I, T% ~" |

2.人际交往的流程

: n5 S& {) f- _6 \ {$ z

人与人之间从彼此生疏到彼此交往,有一个循序渐进的过程,一般来说,这个过程可以分为八个步骤,其流程如下图所示。

$ x& [( [% r, g8 `! h

2 }6 m. e8 C' L4 g* r: A) X; K) p, D, H3 T

图1-1   人际交往的流程图

: ~& l0 c+ r9 g' y' L. }8 v

 

: N# Y4 c' I E+ Q

3.人际交往的四种态度

! s% [7 D- ~7 D

人际关系有四种交往态度:

0 E4 ]) s7 ]8 @% ]- d- B! }

?我不好,你好,这是大公无私的态度。

8 N7 ]6 I6 \* V1 L9 I4 {

?我不好,你也不能好,这是玉石俱焚的态度。

4 G7 c1 P: Y4 I) ?, l) W" n0 s O

?我好,不管你好不好,这是自私自利的态度。

- G! W& V! A* l3 V) k% v7 ? n% h

?我好,你也好,这是我们追求的目标,希望大家都能够有和谐的博爱的精神。影响人际关系的因素

5 b" @' l) u0 V) K

 

# o$ U3 }( h5 P6 k. p8 a/ b* ?& u) X$ ]

1.影响人际交往的客观因素

$ Y; i- c+ j+ r! n

?时代背景

' \6 l. y3 [* |$ r! Q5 T; }

时代不同,人们的观念也会存在差异,会有很多因素的约束使得人际关系无法突破。在以前的农业社会中,邻居之间的关系非常好,尤其在农村,一家办喜事,全村的人都出动,而在当今的商业社会中,人们住在电梯公寓里,楼上楼下甚至都互不认识。但是随着现代高科技的发展,尤其是因特网的出现,使得空间距离已经不是问题,为人们的交往提供了极大的便利。

) N) l- h: @* s8 M, q5 c2 p$ E

?生活压力

2 E$ t5 P) ~; q

人们在生活中难免会面对许多压力,比如升学压力、家庭压力、经济压力、工作压力等等,这些都会影响个人的看法与想法,也会左右人们人际开拓的脚步。

# f$ x# @ N/ ^4 V% S4 T, w

?环境的阻隔

! e" F _3 F& c" \# n$ Q

环境是影响人际交往的最直接的因素之一,环境的改变可能会使亲密的朋友很少有机会见面、谈心,久而久之,感情就慢慢地变淡了。

8 i# z9 {; d7 l; _1 S W+ K, X8 R

?角色定位

S; q5 i. U6 S1 ^) p9 a

在人生的舞台上,有的人演主角,有的人演配角,甚至跑龙套,不管怎样,我们从戏剧的演出就可以推测出各种角色的生活面。所以我们要忠于自己的角色,如果今天我们扮演秘书的角色,就要把秘书的角色诠释的尽善尽美,达到最高境界。

4 z% \5 Z! e0 i4 z( c, K4 W# e+ d

 

) N! U/ c& X. D1 L

2.影响人际交往的主观因素

: E2 c* {% ~7 C8 e; o) |# a5 ^9 ~

?人格特质

4 e3 ~* U+ E. u

有些人生性木讷,不苟言笑,朋友自然不多;有的人主动外向,总有许多人围绕在他身旁。个性的不同,自然会带来不同的生活面。

$ e* X) z; v5 n: w* k

?认知的差距

" F+ a4 D! b- L/ ]6 E- e

对事情认知的差异性,也会造成不同的人际距离。如两个人相约去吃饭,一个人要吃洋葱面,而另一个人要吃鱼翅,两人对美食的认识不一致,以后也很难在一起吃饭。

" K" V, ~1 {% |5 Y% y1 s

?态度习惯

/ u8 H0 O u! H

不同的生活环境、家庭教育培育出不同的习惯,每个人都有自己的处世习惯,如果习惯一致,则容易相处,所以有“物以类聚”的说法。

0 u1 ^. s6 r, M/ f- t7 I, U

?沟通协调

" t# _8 h+ a" b: D& p) ^

有效的沟通能够拉近两个人的距离,而失败的沟通则恰恰相反,正所谓“话不投机半句多”。沟通的瓶颈会使人们无法和睦相处,结果产生彼此之间的距离。

5 b. X+ m V8 D2 D. l0 {: H! m* R

?利益冲突

" m ~! |# ~ w% i0 L! E5 I1 t

人们之间最常见的冲突大概就是利益冲突了,朋友之间因为利益冲突而造成老死不相往来的现象并不少见,在利益的面前,需要技巧才能把获得利益和保持友谊协调起来。

% |, H4 a K# O& M, n! X, f

当你总是把“我”字摆在第一位的时候,你的朋友一定不会很多。所以,一定要兼顾每一个人的感受,善于沟通,妥善维系人际关系。

' `: T* y1 X7 @4 w; N

 

# L- T5 O2 X9 c; L8 C! Y# r2 ?! `, m$ h

【自检】

6 y% @9 V" l4 ?$ z4 o

分析如下影响人际交往的因素,判断哪些是客观因素?哪些是主观因素?

6 q+ { \9 c4 P5 h' t$ W8 S0 u

A人格特质          B沟通协调    C时代背景

2 ^# C! E! N. B1 f8 u

D角色定位          E利益冲突    F环境的阻隔

2 l6 C+ g" g8 v0 _1 T

G认知的差距    H生活压力    I态度习惯

2 W& } l8 |# {# o# s3 i

+ n* {0 G& j6 K" F9 x c+ x" I1 \

见参考答案1-2

. _: s# z+ N% b

 

4 e0 J) V+ I9 I- y. [! _/ f

促进人际关系的技巧及人际交往失败的原因

g/ ^ P* m+ @: t0 l

 

- d) S& F# a0 G9 K* f7 M

1.促进人际关系的技巧

- ?$ K" L. y# E, J* l3 Q6 Y

想要有效的增进人际关系,需要掌握下面的一些技巧:

% n, v; T4 }! h s) O! U

?守信用

2 g! I6 f$ t/ }# U+ |9 z

做人要言而有信,才能赢得别人的尊重和信赖,在人群中建立良好的口碑。

- |( y1 d S/ H) X; @

?说好话

1 I" a* M! \+ e( D

心存善意,学习说话技巧,多鼓励他人,随时赞美身边的朋友。懂得赞美别人的人,才是最佳的公关高手,赞美是人际关系的润滑剂,不花一分钱,就能获得很好的效果。

B# c ?# t4 L9 [

?勇于认错

4 |$ F7 E6 L0 n

许多人明知犯错,却碍于面子死不认错,甚至将错就错,丧失自己的公正性,这样只能使自己走进死胡同。而勇于认错的人,却如冬日暖阳,令人觉得温煦可亲。

0 {9 ^+ {, C# j7 A3 d C+ ?

?尊重他人

) d8 O5 Q! N2 J2 e

“敬人者,人恒敬之”,一个懂得尊重别人的人,必能获得更多的尊重。我们不要因对方的出身卑微而不尊重对方。在表达尊重的时候,要因人而异,因场合不同,选择不同的方式。

! d: M( a. l; ?& A9 O

?欣赏别人

1 S7 A1 y7 o. ^& U! ?, O

古人云“三人行,必有我师”,每个人的专长不同,如果能做到不耻下问,虚心求教,就能够不断学习、不断进步。只有努力拓展狭隘的心胸,做一个欣赏他人优点的鉴赏家,才能左右逢源,增加人际开拓的能力。

, D7 j" P8 K5 F) p4 r

?善于倾听

! i; o/ v; d6 X5 O6 Z$ `7 F

很多时候,一双善于倾听的耳朵比一口伶牙俐齿更受人欢迎。

7 ~( w( F, ~2 y9 a, m/ T- f5 [3 e

) ^& R" j$ r5 E# Q

?重视仪表

, N, N0 n0 l1 }1 y) K) L

据调查,一个人的第一印象会影响他与别人日后长期交往的意愿,所以我们必须重视仪表。一个人的容貌、衣着、谈吐、肢体语言等等都能显露其内在涵养,我们应该对成功者的个人特质多加揣摩,建立自己的印象特质,找出属于自己的吸引力。

0 j7 [" U2 i" {( A8 X- Q& @

?运用语言表情

, E* I2 V. a3 s. e- F

说话速度如连珠炮,会使人无法完全理解,沟通时就会产生瓶颈;谈话时有气无力,冗长无味,也没有几个人能够忍受;只有音量适中、音调柔和、速度适中、用字遣词高雅动人、搭配合宜的姿态,才能展现声音表情的美学。

: W9 K3 s$ y5 f" N

?运用肢体语言

4 S/ W; E) h7 S8 T# b( }9 p/ m0 N

优雅的肢体语言就像一块磁铁,能紧紧地吸引别人的注意力,发言时与肢体语言相辅相成,更能带来好的效果。

L3 V8 |4 n2 n5 X5 r. }! D+ S

 

% e! m& j P0 y Z# y: N f: Z

2.人际交往失败的原因

. ]* ]7 Y# G6 I3 }# m! O0 Y( C4 J

有的人在人际交往中常常会失败,究其原因,有各方面的因素。造成人际交往失败的原因主要有:

' K& N: o0 F/ \3 E6 l6 U

?习惯动作不雅,如挖鼻孔、剔牙、抓头皮、随地吐痰等,让人退避三舍。

2 |9 c2 B! W6 R

?讲粗话,言语乏味,口头禅太多,都令人不喜亲近。

- z1 D2 _$ S/ p9 G5 i' M7 h5 }3 G

?碰触异性身体,忸怩作态,夸张无礼等肢体语言使人生厌。

% V+ [" Y) q$ c

?思想狭隘,以自我为中心,攀龙附凤,好高鹜远,卖友求荣,都是不受欢迎的对象。

' S) T* W. }6 \- h+ s

?浓妆艳抹,或者邋遢肮脏,都无法让人产生好感。

! ~5 _( B$ C( v4 ?; M+ }/ _ T

 

+ L$ h) h) A8 @+ W) O1 P8 g

职场人际关系的建立

% Q8 h" K* r0 W! Z

 

8 C5 ?* t7 Z7 `1 M8 P

1.如何与上司相处

4 W2 k. H5 C+ t: s6 [( |

秘书在老板心目中的地位,就像公司的女主人,她与上司相处的时间甚至超过他和妻子相处的时间,所以秘书必须要了解上司的生活习惯、个性喜好,熟悉他的思想、工作方式。老板对秘书的信任取决于秘书的能力,秘书对公司要忠城、任劳任怨、保密、守时、公私分明,更要有耐心、不居功诿过、爱惜公物、交办工作要立即去做、提升工作效率、倚赖心不可太强、做事要明快,最重要的是对自己要有信心。

& ]+ ]2 s/ `/ g$ ?

 

" ^' n% l0 ~4 {- A2 K3 v

2.如何与同事互动

" v+ F Q! d4 x; [

一般来说,同事会认为秘书是老板的眼线,秘书与老板是站在同一阵营的,所以会处处提防秘书,秘书要想与同事建立良好的关系,就须要放下姿态,对人谦恭有礼,不倚势欺人,对同事一视同仁,公私分明,并且欣赏同事的优点,不轻易许诺、不滥用职权,不吹毛求疵,做好上司与同事之间的沟通,日久见人心,最终同事们一定会接受你,与你通力合作。

4 h! `( ?; Q, n1 s4 _) Y1 P

 

3 y; k0 V% K' }

3.怎样与客户建立良好的关系

2 [$ B4 a2 f* s. j/ s! T0 S

客户是我们的衣食父母,作为秘书一定要协助上司与客户建立并保持良好的关系,随时注意客户的动态,逢年过节记得给客户打个电话,寄张贺卡,从小事、细节处打动客户,有时候一声祝福就可以维持良性的经营关系。

9 N! k2 u7 ]( x( }, d- E& T

 

) L0 E4 F5 |0 w7 @8 B" S" W) X( u7 L

【本讲小结】

* P1 E; |( Q0 f6 K6 c r: I

本讲介绍了秘书的角色与人际关系的处理。首先,列举了秘书的工作内容以及秘书应该具备的能力;其次,讲解了对人际关系的认知,包括增进人际互动、人际交往的流程和人际交往的四种态度;接下来,分别从客观和主观两方面详细介绍了影响人际关系的因素;然后,讲解了促进人际交往的各种技巧,并分析了造成人际交往失败的各种原因;最后,介绍了怎样建立职场人际关系,包括怎样与上司相处、怎样与同事互动、怎样与客户建立良好的关系。通过本讲的学习,我们要明确自己的职位要求,并且掌握如何在工作中处理好各种人际关系。

+ X8 Z% s t# Q8 B3 H9 I

 

6 T) X3 K1 Y$ R2 a7 H' h; U* d. B4 T

【心得体会】

1 ]6 H" r! m: Q0 s, u$ w" D/ n, y4 Z, m

____________________________________________________________

& B5 w% t0 Q V& a+ c, e

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3 T* s2 G8 x! F& N$ i. d% h/ k

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 楼主| hlghqy 发表于 2011-1-25 15:26:17 | 显示全部楼层
 
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cray 发表于 2011-7-4 10:49:42 | 显示全部楼层
 
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