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老秘教你如何成长为优秀秘书:第一讲 秘书角色扮演与人际应对

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中国老秘 发表于 2011-1-9 13:56:22 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
 
公文写作培训班
  " h2 x' \5 O$ t x( g+ _

开放式的市场经济使得职业秘书的工作内容不断拓展,工作理念不断更新,这就要求职业秘书要不断提升自己的职业化和专业化素质。

* m: e/ C" O8 V

☆本课程针对职业秘书当前所面临的职业挑战,为职业秘书提供了一套实用训练教程,将为您系统讲授职业秘书的角色扮演与人际应对、办公室礼仪、商务用餐礼仪、档案管理、会务管理、企划案撰写与公文写作等方面的知识。通过本课程的学习,将为职业秘书不断实现自我发展奠定坚实的基础。 



1 B4 k6 @5 B3 |) e

 

h9 n* [# t) E1 Y1 @$ C

 

2 s5 h# u5 a, M

引言

8 a# ~3 w( o/ X! }

   秘书是上司的左右手,他的责任是替上司分忧解劳,减少主管无谓的干扰,所以,主管如果能获得一个优秀的秘书的话,就能心无旁骛拓展业务版图。


( X; R7 }. }' y0 q

美国一家石油公司的董事长西蒙艾瑞克,当记者问他一生经营企业的秘诀时,他说:“没什么秘诀,只要请一位好秘书就对了”。

& P) ?) b; j2 [0 t; V8 q

所以由此可见一斑,秘书在企业的角色有多么的重要。



6 H! o/ ~: u& a1 f* O6 H3 J

 

7 E8 ]# |. {. E- \1 `

秘书的自我定位

* X& p% M9 }! ^! n# a

 

: A4 M% A0 w+ O3 a* T% Y

当记者问美国一家石油公司的董事长西牟艾特,其一生经营企业的秘诀时,他说“要请一位好秘书”,由此可见,秘书在企业中的位置有多么重要。

; K0 h: J# v) g9 {! n

6 B- z& [5 V4 q4 \% k G" \

 

1 R8 N/ m9 ^. E* V

1.秘书的工作内容

/ ~. |+ W7 }" B, B, g

秘书的工作非常烦杂琐碎,公司所产生的任何事务性工作都可能会涉及,所以秘书需要非常细致和耐心。大致来说,秘书的工作包括以下几个方面:

$ a) z: K" b& E

?辅助决策

5 T1 F5 z F4 n

当上司面对多个选择而犹豫不决时,秘书要为上司收集相关资料,帮助上司分析情况。

: R' R; m2 C0 r# E

?调查研究

: C; b+ f+ Q' s' I

当上司接到一个新任务时,秘书应协助上司进行调查研究,掌握具体的第一手资料。

( I0 I% [! U% o

?收集信息

- L6 c* T z% B: V8 T* J/ u

当今的社会已进入信息时代,秘书必须具备信息处理能力,及时、准确地收集所需要的信息。此外,还要善于运用网络收集信息。

2 s4 u- j& M0 x4 {( Y; D6 j$ ^* X

?文书处理

6 \4 \- o8 K! N# b' I+ @5 w

文书处理包括整理资料、撰写报告等等。一位优秀的秘书应该善于处理文书。

, J6 ^/ P! T/ M% E% ^

?会务准备

) ^# N4 q8 N% J( P" T

所谓会务准备既包括公司内部的会议准备,也包括对外的会议沟通,准备工作主要是进行业务汇报。

8 T8 s3 H! H: g- I* @

?公关工作

T) b, q% F. I: _, g E1 J+ z0 i. }

公关工作包括沟通、社交、商务等方面,有时也要代表公司进行发言,或者代表主管或老板与媒体以及同行打交道,与他们建立良好的沟通渠道。

( z {" d5 Z9 U- b; a

?档案管理

4 U: x) c( \, ?3 f. l

在高科技迅速发展的今天,我们已经摆脱了以前传统的档案管理方式,而是采用电脑来管理档案,所以秘书应该学会在传统化与电脑化之间取得平衡。

# u2 `+ T) |- p3 `0 k

?工作日程安排

4 m2 P4 R! W+ R1 i% `. K

上司每天的工作日程一般都由秘书安排,秘书必须根据上司的时间以及事务的重要程度进行合理的安排,如上司今天到南京出差,明天在北京参加某个会议,秘书要把握好时间,留出往返的时间空档,保证上司能及时参加。

0 e( H- S! w6 T8 b1 ^0 c3 ^# H

?查办工作

9 Q' E) G# Z. d$ r$ J" x. T* X

查办工作是指秘书对公司或部门提交的报告进行核实,或者对一些须要重视的传言进行证实。

& u5 s& V, o. c, Q$ ?6 `# Y, q* X

?接待工作

* S/ U" |% n; F9 E3 c' ^

当有客人或来访者的时候,秘书有责任做好接待工作,让来宾感受到自己受到礼遇,产生宾至如归的感觉。

% S* Q/ }. [$ P' }' Q, T2 R, I

?行政事务

2 b/ n9 K x" j' b

行政事务管理包括所有档案的流程、生产线的流程、所有空间的管理,以及下对上、上对下的沟通与协调。

$ a R9 J2 i: c& G t

?保密工作

- [' C' ?' x f

秘书要具备保密意识,公司任何事情都要保密,包括最要好的同事询问,也不能随便透露。

- _3 c# M2 v" z ]

 

7 N% N4 c7 U) m0 t( D# {, e5 c

2.秘书应该具备的能力

6 @& y1 U) N1 M' O1 F" {

秘书的工作非常繁琐,而且经常有突发性的事件要处理,所以秘书的能力应该是多元化的,决不能只有单一专长。

 

精彩评论3

正序浏览
中国老秘 发表于 2011-1-9 13:57:02 | 显示全部楼层
 
公文写作百法例讲
  ; C3 `! _1 ~$ x& ~( y

 

8 Q. a- t2 v) I* q S

5 C& s& t" `0 ~. |5 R

 

' e5 [9 V4 V) |3 ~$ {, e; l

【自检】

$ b/ t! @" G& f+ U. D, y

以下是一些秘书在工作中的表现,你认为他们当中谁是合格的秘书,谁需要改进工作态度、提高工作能力?

7 \ u9 a' ]9 }( F

(1)小王在处理其他的事务时都非常能干,但是她讨厌写报告,认为写报告是一件无关紧要的小事,所以没有在写作上下功夫。

?( t: J4 E, X+ i+ z8 w1 N; \4 H; o

(2)小李是财务经理的秘书,经常有同事或者好友向她打探别人的薪水,小李总是巧妙地回避这些话题。

|! O0 }6 O; V! `3 k: h

(3)小张做了多年的秘书工作,一直做得很好,只是最近两年公司引进电脑,实行电脑化管理,小张没有学过电脑,觉得适应不了。

8 b2 w& V( z6 B8 b

 

; [+ q1 v D% y' n

 

' @, m, |# X6 R, H* W$ n

人际关系与沟通技巧

& H9 J* _4 s d% n# L1 N

 

% t# y) L9 ]. B n g

认知人际关系

+ V4 E0 X. Q S' \6 V. c

 

3 M+ b8 `* A( A" b& Q! [- V2 m

1.增进人际互动

J, O; Q g. c2 O' d$ ^( M# x1 r% i

人是一种群体动物,没有人可以离群独居,我们每天都要进行人与人之间的互动。人际关系涉及各种问题,职位、地位、社会背景等都会影响到人际关系,有一句老话说得好,“先学做人,再学做事”,如果不会做人,人际关系就会一团糟,办事自然就会到处碰壁。

9 `$ H) m" e4 P% N! z

那么怎样才能增进人际互动呢?这要靠平时的积累。朋友不会从天而降,也不会突然出现,我们在平常的生活、工作、团队活动中要有意识地结交朋友,建立人际关系网。

0 V* C$ J1 N F) n0 U$ u

$ U v3 y. E( a) J6 o# X, t

 

, e- ^* g4 M9 Z

2.人际交往的流程

; X Q7 r5 ]: X; @5 P; K* l

人与人之间从彼此生疏到彼此交往,有一个循序渐进的过程,一般来说,这个过程可以分为八个步骤,其流程如下图所示。

3 W/ J6 k9 y8 B' i' t! @8 W

4 j& c- X- b a

图1-1   人际交往的流程图

h5 g( Y# f! |

 

3 g) h1 F/ G3 g

3.人际交往的四种态度

& Q& r t" ^7 X, g& _( e4 [. K: `/ N

人际关系有四种交往态度:

+ V; P1 J! I0 T6 i$ G1 d4 R

?我不好,你好,这是大公无私的态度。

9 _# e" V( g. ~7 H" b2 L

?我不好,你也不能好,这是玉石俱焚的态度。

0 k! M, z# m, S. f' D A

?我好,不管你好不好,这是自私自利的态度。

( d$ T* f4 I3 ^) J( H1 E

?我好,你也好,这是我们追求的目标,希望大家都能够有和谐的博爱的精神。影响人际关系的因素

, F" K B1 L7 }: I! c- {2 O$ n' V% v7 c

 

+ g0 J1 R/ t6 d& K. ~

1.影响人际交往的客观因素

) p* |- i: ~. ?1 S9 p; O

?时代背景

! m9 ~ f# l6 W, w i4 a) u

时代不同,人们的观念也会存在差异,会有很多因素的约束使得人际关系无法突破。在以前的农业社会中,邻居之间的关系非常好,尤其在农村,一家办喜事,全村的人都出动,而在当今的商业社会中,人们住在电梯公寓里,楼上楼下甚至都互不认识。但是随着现代高科技的发展,尤其是因特网的出现,使得空间距离已经不是问题,为人们的交往提供了极大的便利。

# S& U8 W! }8 `1 Z, [' ^9 r8 t

?生活压力

/ S3 E. G* D6 h, W

人们在生活中难免会面对许多压力,比如升学压力、家庭压力、经济压力、工作压力等等,这些都会影响个人的看法与想法,也会左右人们人际开拓的脚步。

Y# A5 o2 X# `6 \9 d

?环境的阻隔

% q1 I/ ]' |# B# K* j

环境是影响人际交往的最直接的因素之一,环境的改变可能会使亲密的朋友很少有机会见面、谈心,久而久之,感情就慢慢地变淡了。

; a* Q& }5 T6 G3 D) m& U3 u

?角色定位

5 y& I) X7 G' U1 ?3 v+ x/ n

在人生的舞台上,有的人演主角,有的人演配角,甚至跑龙套,不管怎样,我们从戏剧的演出就可以推测出各种角色的生活面。所以我们要忠于自己的角色,如果今天我们扮演秘书的角色,就要把秘书的角色诠释的尽善尽美,达到最高境界。

5 a/ g" M: [) H" r, Z# g

 

- @; V) }/ Z) W

2.影响人际交往的主观因素

4 i- o/ [( `& D

?人格特质

* i! i" O8 W; I8 `* Q

有些人生性木讷,不苟言笑,朋友自然不多;有的人主动外向,总有许多人围绕在他身旁。个性的不同,自然会带来不同的生活面。

5 O) A0 d6 x; v3 ?4 Y6 w0 a

?认知的差距

! q' M. F# l; b, f3 s& m ?

对事情认知的差异性,也会造成不同的人际距离。如两个人相约去吃饭,一个人要吃洋葱面,而另一个人要吃鱼翅,两人对美食的认识不一致,以后也很难在一起吃饭。

1 l; V! Y1 }% V: t8 f1 `

?态度习惯

, r# k, G4 ]0 ?, m; n4 ]

不同的生活环境、家庭教育培育出不同的习惯,每个人都有自己的处世习惯,如果习惯一致,则容易相处,所以有“物以类聚”的说法。

3 |/ N: S$ m' O4 a

?沟通协调

( g9 X. m1 G! Z, ~; p6 P

有效的沟通能够拉近两个人的距离,而失败的沟通则恰恰相反,正所谓“话不投机半句多”。沟通的瓶颈会使人们无法和睦相处,结果产生彼此之间的距离。

/ `7 M; R' y; E

?利益冲突

, `2 f% ^4 D1 R0 T. ?

人们之间最常见的冲突大概就是利益冲突了,朋友之间因为利益冲突而造成老死不相往来的现象并不少见,在利益的面前,需要技巧才能把获得利益和保持友谊协调起来。

" V1 s) y$ T! R" l

当你总是把“我”字摆在第一位的时候,你的朋友一定不会很多。所以,一定要兼顾每一个人的感受,善于沟通,妥善维系人际关系。

# P; G# F+ t# T* ]2 k K

 

. N/ j6 m/ G& P: W3 H( y

【自检】

" {2 q3 P5 Z W1 \

分析如下影响人际交往的因素,判断哪些是客观因素?哪些是主观因素?

' N1 L0 {6 ~" m' h! M. j* n

A人格特质          B沟通协调    C时代背景

; x2 ^* Z6 x; L3 T, t x2 d: B

D角色定位          E利益冲突    F环境的阻隔

3 w( {, L# S# ^1 B% ^9 D3 y+ w

G认知的差距    H生活压力    I态度习惯

) I$ h/ z4 }$ i, G# d( D

; h- v" g1 U- `+ D7 P; p0 z; P

见参考答案1-2

+ ~# B2 w3 j; `) g- ?- P2 T

 

! @" l- f4 x, g7 v3 q8 V$ d

促进人际关系的技巧及人际交往失败的原因

9 g" o) q; X, K

 

- g2 I( ~& S9 Y7 i6 D2 J

1.促进人际关系的技巧

" e; f, U( J1 G

想要有效的增进人际关系,需要掌握下面的一些技巧:

$ J. p4 v9 I2 s, G3 P8 V

?守信用

2 E2 F0 J! _: D' ~

做人要言而有信,才能赢得别人的尊重和信赖,在人群中建立良好的口碑。

/ {! M9 b8 {( }

?说好话

* J7 Z! _$ K$ Z2 K* c; e$ R% B

心存善意,学习说话技巧,多鼓励他人,随时赞美身边的朋友。懂得赞美别人的人,才是最佳的公关高手,赞美是人际关系的润滑剂,不花一分钱,就能获得很好的效果。

6 o: a' n4 x' {% u; R2 {

?勇于认错

( [' S- y) D/ q; H2 i

许多人明知犯错,却碍于面子死不认错,甚至将错就错,丧失自己的公正性,这样只能使自己走进死胡同。而勇于认错的人,却如冬日暖阳,令人觉得温煦可亲。

C$ c, K2 I3 y& O3 W5 r

?尊重他人

9 k: B( C) Q: d6 x

“敬人者,人恒敬之”,一个懂得尊重别人的人,必能获得更多的尊重。我们不要因对方的出身卑微而不尊重对方。在表达尊重的时候,要因人而异,因场合不同,选择不同的方式。

1 K0 _" \% s4 D2 Y$ [

?欣赏别人

- r( Q \) K& |7 q

古人云“三人行,必有我师”,每个人的专长不同,如果能做到不耻下问,虚心求教,就能够不断学习、不断进步。只有努力拓展狭隘的心胸,做一个欣赏他人优点的鉴赏家,才能左右逢源,增加人际开拓的能力。

; M$ K! i: h# b; Z0 r: K1 `

?善于倾听

/ D/ i4 ~) u0 t0 X w

很多时候,一双善于倾听的耳朵比一口伶牙俐齿更受人欢迎。

[: G( S7 O0 M" W& f7 o

! e+ g0 Z. S, ] y3 V8 N

?重视仪表

2 V3 i- X6 T9 g5 l V F

据调查,一个人的第一印象会影响他与别人日后长期交往的意愿,所以我们必须重视仪表。一个人的容貌、衣着、谈吐、肢体语言等等都能显露其内在涵养,我们应该对成功者的个人特质多加揣摩,建立自己的印象特质,找出属于自己的吸引力。

' U0 j7 C4 C/ W3 ~

?运用语言表情

1 h+ }8 S, g* `9 Q2 c8 G

说话速度如连珠炮,会使人无法完全理解,沟通时就会产生瓶颈;谈话时有气无力,冗长无味,也没有几个人能够忍受;只有音量适中、音调柔和、速度适中、用字遣词高雅动人、搭配合宜的姿态,才能展现声音表情的美学。

8 O h$ |6 [8 i( B% N1 b" y

?运用肢体语言

/ s* G) ]: c o4 V2 V2 g3 z

优雅的肢体语言就像一块磁铁,能紧紧地吸引别人的注意力,发言时与肢体语言相辅相成,更能带来好的效果。

$ X& j- X! ?" m6 l; h( w, n

 

7 ?2 ~# f% ~; s& x2 C

2.人际交往失败的原因

4 Y7 V. L" \$ R V9 d4 S4 ]

有的人在人际交往中常常会失败,究其原因,有各方面的因素。造成人际交往失败的原因主要有:

% B" g" e: a# h) y0 c6 \+ j: n

?习惯动作不雅,如挖鼻孔、剔牙、抓头皮、随地吐痰等,让人退避三舍。

) T2 D$ ?6 t( q4 H

?讲粗话,言语乏味,口头禅太多,都令人不喜亲近。

" e# M! Q/ I$ X! j* J

?碰触异性身体,忸怩作态,夸张无礼等肢体语言使人生厌。

" g% j6 T- w9 u( ?5 q" N7 [* c5 \

?思想狭隘,以自我为中心,攀龙附凤,好高鹜远,卖友求荣,都是不受欢迎的对象。

( c" T0 Z& H# x

?浓妆艳抹,或者邋遢肮脏,都无法让人产生好感。

# t! w6 J( F$ J4 y6 D8 }0 d

 

3 W+ K7 U7 p* ]6 j* q" N

职场人际关系的建立

. ~8 E$ V6 J; b5 W

 

% n* Q4 \ P- m9 G5 n

1.如何与上司相处

4 ]: t% j" ]8 C" ~1 ]- y

秘书在老板心目中的地位,就像公司的女主人,她与上司相处的时间甚至超过他和妻子相处的时间,所以秘书必须要了解上司的生活习惯、个性喜好,熟悉他的思想、工作方式。老板对秘书的信任取决于秘书的能力,秘书对公司要忠城、任劳任怨、保密、守时、公私分明,更要有耐心、不居功诿过、爱惜公物、交办工作要立即去做、提升工作效率、倚赖心不可太强、做事要明快,最重要的是对自己要有信心。

5 K# u8 H7 x; d0 e

 

4 W& |( R5 e9 I& |. X9 Y0 z5 A% g

2.如何与同事互动

6 @) v, N' h4 M7 e3 r& l% U8 _# ?

一般来说,同事会认为秘书是老板的眼线,秘书与老板是站在同一阵营的,所以会处处提防秘书,秘书要想与同事建立良好的关系,就须要放下姿态,对人谦恭有礼,不倚势欺人,对同事一视同仁,公私分明,并且欣赏同事的优点,不轻易许诺、不滥用职权,不吹毛求疵,做好上司与同事之间的沟通,日久见人心,最终同事们一定会接受你,与你通力合作。

! Y; T% F( s1 o+ C% O

 

T( K6 h( l, l' U1 I0 i" s0 f! [

3.怎样与客户建立良好的关系

% B$ D; T! Q( m# u2 o$ W% H

客户是我们的衣食父母,作为秘书一定要协助上司与客户建立并保持良好的关系,随时注意客户的动态,逢年过节记得给客户打个电话,寄张贺卡,从小事、细节处打动客户,有时候一声祝福就可以维持良性的经营关系。

' o- ^ j" Z5 n& X- T/ G5 y

 

9 M e+ N! M& M

【本讲小结】

3 d6 L3 D, ^" S' z% S) M2 T

本讲介绍了秘书的角色与人际关系的处理。首先,列举了秘书的工作内容以及秘书应该具备的能力;其次,讲解了对人际关系的认知,包括增进人际互动、人际交往的流程和人际交往的四种态度;接下来,分别从客观和主观两方面详细介绍了影响人际关系的因素;然后,讲解了促进人际交往的各种技巧,并分析了造成人际交往失败的各种原因;最后,介绍了怎样建立职场人际关系,包括怎样与上司相处、怎样与同事互动、怎样与客户建立良好的关系。通过本讲的学习,我们要明确自己的职位要求,并且掌握如何在工作中处理好各种人际关系。

- J& h. O2 V7 A

 

% a2 d: v4 ^) { v

【心得体会】

7 P6 `4 ^- v0 ?6 b" B7 E& p$ Y4 h

____________________________________________________________

' y; l5 N2 @- f" w$ c1 j

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' g8 h- e( J [& b1 T

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 楼主| hlghqy 发表于 2011-1-25 15:26:17 | 显示全部楼层
 
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cray 发表于 2011-7-4 10:49:42 | 显示全部楼层
 
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