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老秘教你如何成长为优秀秘书:第一讲 秘书角色扮演与人际应对

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中国老秘 发表于 2011-1-9 13:56:22 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
 
公文写作培训班
  3 f* G3 H9 E, W! ^( ]6 G* k0 W

开放式的市场经济使得职业秘书的工作内容不断拓展,工作理念不断更新,这就要求职业秘书要不断提升自己的职业化和专业化素质。

5 S# j$ U& v! h1 [/ w& [

☆本课程针对职业秘书当前所面临的职业挑战,为职业秘书提供了一套实用训练教程,将为您系统讲授职业秘书的角色扮演与人际应对、办公室礼仪、商务用餐礼仪、档案管理、会务管理、企划案撰写与公文写作等方面的知识。通过本课程的学习,将为职业秘书不断实现自我发展奠定坚实的基础。 



& X4 ~/ f; U6 t. _

 

$ y* i. V5 B! W7 j1 F

 

2 _( @3 I b) k4 s

引言

( Q5 T: `4 V: ~3 y$ g( f1 t

   秘书是上司的左右手,他的责任是替上司分忧解劳,减少主管无谓的干扰,所以,主管如果能获得一个优秀的秘书的话,就能心无旁骛拓展业务版图。


" f& c. Y5 G, a3 M8 H y0 V. A

美国一家石油公司的董事长西蒙艾瑞克,当记者问他一生经营企业的秘诀时,他说:“没什么秘诀,只要请一位好秘书就对了”。

' T0 _1 u* g& Z$ N

所以由此可见一斑,秘书在企业的角色有多么的重要。



, C) U8 s' f: p& y% E" C

 

; M) w3 I+ O3 y- M: M! d

秘书的自我定位

, ]' s/ ?9 F) ?7 c* Q

 

' l% Q' M" b$ v, W, I

当记者问美国一家石油公司的董事长西牟艾特,其一生经营企业的秘诀时,他说“要请一位好秘书”,由此可见,秘书在企业中的位置有多么重要。

/ l9 L2 _( O# f( j3 b

0 l( _: B" F5 u; q5 t

 

! |; r6 o: L0 n2 Q

1.秘书的工作内容

( A# r5 [ j7 M- K

秘书的工作非常烦杂琐碎,公司所产生的任何事务性工作都可能会涉及,所以秘书需要非常细致和耐心。大致来说,秘书的工作包括以下几个方面:

: s! t1 \" }: G! |2 ~. h1 M# I- A

?辅助决策

* Y9 U2 c9 G) `2 }2 x4 @2 K; G% `

当上司面对多个选择而犹豫不决时,秘书要为上司收集相关资料,帮助上司分析情况。

( H$ Y* S& Q$ F8 I+ [7 w% n0 T1 a* j

?调查研究

/ z: Y/ m$ a% Z# m# |+ ^$ z* t, n

当上司接到一个新任务时,秘书应协助上司进行调查研究,掌握具体的第一手资料。

4 F" N% ~ x% N7 Q- X7 |

?收集信息

" ]8 l3 b, c) A6 w, `3 T) J

当今的社会已进入信息时代,秘书必须具备信息处理能力,及时、准确地收集所需要的信息。此外,还要善于运用网络收集信息。

$ o+ u* p4 P( Q9 ~! c

?文书处理

: f. D& ]) `) g5 ?1 @; O) z

文书处理包括整理资料、撰写报告等等。一位优秀的秘书应该善于处理文书。

9 @. f; G1 i$ T6 c, V, J# r0 ~

?会务准备

0 k( w9 g$ h$ V* m- P2 V

所谓会务准备既包括公司内部的会议准备,也包括对外的会议沟通,准备工作主要是进行业务汇报。

; S; t4 v1 W+ ~* _0 h+ a O2 Z2 ?' N

?公关工作

# a9 f4 B$ w! r& s( ~8 {" B9 v

公关工作包括沟通、社交、商务等方面,有时也要代表公司进行发言,或者代表主管或老板与媒体以及同行打交道,与他们建立良好的沟通渠道。

" ^& f% S% q9 w* j3 y$ C

?档案管理

# l0 o! f1 c( H

在高科技迅速发展的今天,我们已经摆脱了以前传统的档案管理方式,而是采用电脑来管理档案,所以秘书应该学会在传统化与电脑化之间取得平衡。

1 k; S" H+ j6 l& v8 i3 }

?工作日程安排

* Q6 M4 g5 ~9 x& V: U6 y2 ^

上司每天的工作日程一般都由秘书安排,秘书必须根据上司的时间以及事务的重要程度进行合理的安排,如上司今天到南京出差,明天在北京参加某个会议,秘书要把握好时间,留出往返的时间空档,保证上司能及时参加。

6 J; O" v% ^# f

?查办工作

/ r/ r2 V8 S/ O+ p o

查办工作是指秘书对公司或部门提交的报告进行核实,或者对一些须要重视的传言进行证实。

- c9 W# y l- b4 T" Y# `

?接待工作

8 D+ I8 I, T1 p2 E6 D

当有客人或来访者的时候,秘书有责任做好接待工作,让来宾感受到自己受到礼遇,产生宾至如归的感觉。

, H6 K: i* {5 p6 i9 @* l8 K

?行政事务

' N3 c, a8 c$ n i- B/ h

行政事务管理包括所有档案的流程、生产线的流程、所有空间的管理,以及下对上、上对下的沟通与协调。

1 }+ w; `# r7 ~2 g+ A" X

?保密工作

# E/ I8 m# a: t

秘书要具备保密意识,公司任何事情都要保密,包括最要好的同事询问,也不能随便透露。

6 Y: p8 j" {0 j

 

8 r% \, b5 k0 g( `9 g6 x

2.秘书应该具备的能力

4 z ]/ K1 d& ]2 r/ U# Q& x' G! i

秘书的工作非常繁琐,而且经常有突发性的事件要处理,所以秘书的能力应该是多元化的,决不能只有单一专长。

 

精彩评论3

正序浏览
中国老秘 发表于 2011-1-9 13:57:02 | 显示全部楼层
 
公文写作百法例讲
  $ {, t, K& ~$ u" s* {9 y

 

: |- z3 y+ `3 Z8 ~8 d9 y7 J

c5 Y# W A5 P3 z. T

 

: V# C) W( T) h0 e9 z: a$ B0 }

【自检】

+ A: x+ h5 m9 J- X1 C* t( J

以下是一些秘书在工作中的表现,你认为他们当中谁是合格的秘书,谁需要改进工作态度、提高工作能力?

2 C, x$ y3 c1 P5 r/ p3 W( u& m

(1)小王在处理其他的事务时都非常能干,但是她讨厌写报告,认为写报告是一件无关紧要的小事,所以没有在写作上下功夫。

7 m3 H9 n$ X! t. E

(2)小李是财务经理的秘书,经常有同事或者好友向她打探别人的薪水,小李总是巧妙地回避这些话题。

, B0 Z& _4 ^, F* L

(3)小张做了多年的秘书工作,一直做得很好,只是最近两年公司引进电脑,实行电脑化管理,小张没有学过电脑,觉得适应不了。

0 t+ }$ u+ x( D$ K2 P! m

 

. q( R5 C0 [ W3 M

 

- A$ e+ X4 E5 J0 c7 _% I# G. n) L' B

人际关系与沟通技巧

9 R6 v( P5 i6 i$ \' f. s

 

, u8 o6 y0 j. o, a6 I9 h4 K2 W; L

认知人际关系

- y4 M% c, x& F0 Q! \$ ?

 

0 J7 M1 r4 p6 U3 a

1.增进人际互动

I6 G6 J9 ?; X. u1 ~# k

人是一种群体动物,没有人可以离群独居,我们每天都要进行人与人之间的互动。人际关系涉及各种问题,职位、地位、社会背景等都会影响到人际关系,有一句老话说得好,“先学做人,再学做事”,如果不会做人,人际关系就会一团糟,办事自然就会到处碰壁。

0 a! T& g% p' H7 j" j1 [

那么怎样才能增进人际互动呢?这要靠平时的积累。朋友不会从天而降,也不会突然出现,我们在平常的生活、工作、团队活动中要有意识地结交朋友,建立人际关系网。

% c3 f7 }* d! {9 U9 \% [4 T

5 Q6 Y, x; _( E

 

, O% v5 l7 \; {* e- @. M3 @

2.人际交往的流程

5 s* D7 J5 W5 Z* H" m

人与人之间从彼此生疏到彼此交往,有一个循序渐进的过程,一般来说,这个过程可以分为八个步骤,其流程如下图所示。

" H! c6 Q( A' J# ]) P7 W# s9 B' P. ]# x

: `2 v6 N3 J% Y J) V/ Y7 U; T

图1-1   人际交往的流程图

4 }2 M+ s1 J* _2 k, d7 i

 

; `: f$ ~% Z, e1 }4 C

3.人际交往的四种态度

+ v! S6 M2 |! _* h+ k# a

人际关系有四种交往态度:

: I0 A" c- F7 Y; t* e- @" K& z: O% H1 S

?我不好,你好,这是大公无私的态度。

+ g. u1 f, }/ @. t. W7 A

?我不好,你也不能好,这是玉石俱焚的态度。

0 Y' W. S: u4 Q- Q

?我好,不管你好不好,这是自私自利的态度。

" I( K4 J- |9 R

?我好,你也好,这是我们追求的目标,希望大家都能够有和谐的博爱的精神。影响人际关系的因素

1 w( z2 D m/ ~! @

 

' b3 P6 L. @8 C5 p# R$ X6 O: G

1.影响人际交往的客观因素

1 s3 H; o- b, z0 p0 ~

?时代背景

* Z7 E4 \+ \0 R- h+ Z

时代不同,人们的观念也会存在差异,会有很多因素的约束使得人际关系无法突破。在以前的农业社会中,邻居之间的关系非常好,尤其在农村,一家办喜事,全村的人都出动,而在当今的商业社会中,人们住在电梯公寓里,楼上楼下甚至都互不认识。但是随着现代高科技的发展,尤其是因特网的出现,使得空间距离已经不是问题,为人们的交往提供了极大的便利。

8 o+ ]+ f6 q9 q* e* S4 n3 c+ Q

?生活压力

7 r6 D) H6 j4 T! C3 H+ x$ x/ \5 H# \

人们在生活中难免会面对许多压力,比如升学压力、家庭压力、经济压力、工作压力等等,这些都会影响个人的看法与想法,也会左右人们人际开拓的脚步。

7 O! T Q: v$ }8 j, u

?环境的阻隔

$ z' ]7 R3 ?: \4 ^5 \

环境是影响人际交往的最直接的因素之一,环境的改变可能会使亲密的朋友很少有机会见面、谈心,久而久之,感情就慢慢地变淡了。

2 O/ ~$ [' o7 f! f& S0 A

?角色定位

$ ]9 S5 w; c& r- M

在人生的舞台上,有的人演主角,有的人演配角,甚至跑龙套,不管怎样,我们从戏剧的演出就可以推测出各种角色的生活面。所以我们要忠于自己的角色,如果今天我们扮演秘书的角色,就要把秘书的角色诠释的尽善尽美,达到最高境界。

) d/ B3 F- C$ S. L, E2 k

 

! Y2 v% X: H( f6 `3 c* A( a

2.影响人际交往的主观因素

0 G- ]; l& d& J( z( p( o6 I# i. e( p

?人格特质

( k0 B2 `. e) E! @ i

有些人生性木讷,不苟言笑,朋友自然不多;有的人主动外向,总有许多人围绕在他身旁。个性的不同,自然会带来不同的生活面。

2 c, u, j+ y. E) P3 ]( l8 Q* P* @

?认知的差距

" X7 M8 N- t' W& e! U4 C7 I

对事情认知的差异性,也会造成不同的人际距离。如两个人相约去吃饭,一个人要吃洋葱面,而另一个人要吃鱼翅,两人对美食的认识不一致,以后也很难在一起吃饭。

, e' m8 n4 M0 d- a. B7 e3 F. q

?态度习惯

7 C: Y% ~7 o/ o) H# U+ O9 v

不同的生活环境、家庭教育培育出不同的习惯,每个人都有自己的处世习惯,如果习惯一致,则容易相处,所以有“物以类聚”的说法。

! h) S" ~1 w. f# e

?沟通协调

, ?! k$ g$ T; t0 Q7 X

有效的沟通能够拉近两个人的距离,而失败的沟通则恰恰相反,正所谓“话不投机半句多”。沟通的瓶颈会使人们无法和睦相处,结果产生彼此之间的距离。

, q- K6 A8 v A

?利益冲突

" C& c6 Z7 N; o1 a' |8 L

人们之间最常见的冲突大概就是利益冲突了,朋友之间因为利益冲突而造成老死不相往来的现象并不少见,在利益的面前,需要技巧才能把获得利益和保持友谊协调起来。

% A" r# v& I7 {! _6 K

当你总是把“我”字摆在第一位的时候,你的朋友一定不会很多。所以,一定要兼顾每一个人的感受,善于沟通,妥善维系人际关系。

) B' U! a; h2 R. x" H

 

+ q4 S* W+ _/ p! P

【自检】

/ v& @: A. J0 o8 |! [7 J8 c

分析如下影响人际交往的因素,判断哪些是客观因素?哪些是主观因素?

/ @1 Z6 T, Q$ n. ^) A

A人格特质          B沟通协调    C时代背景

3 N8 P) i, ~$ ~* s! l& E

D角色定位          E利益冲突    F环境的阻隔

4 [: v* G n' ^. Y; L3 [+ H

G认知的差距    H生活压力    I态度习惯

! B8 l5 B& M; J

% n8 f6 w% h: S3 @- d R5 e

见参考答案1-2

8 ?! F& l3 b! ]& K7 k

 

$ r4 A. l' l) V

促进人际关系的技巧及人际交往失败的原因

/ v( \0 v; x& L7 l& g: `

 

! [. G: C1 a, W

1.促进人际关系的技巧

! K w, T1 _' h2 h6 D

想要有效的增进人际关系,需要掌握下面的一些技巧:

J% t. }4 Q5 H! ]4 c6 z

?守信用

; T$ d* j" _! I. m* U

做人要言而有信,才能赢得别人的尊重和信赖,在人群中建立良好的口碑。

+ i% i; t1 _) {' k- `4 u, l9 }

?说好话

) u! p. [/ V5 K/ P

心存善意,学习说话技巧,多鼓励他人,随时赞美身边的朋友。懂得赞美别人的人,才是最佳的公关高手,赞美是人际关系的润滑剂,不花一分钱,就能获得很好的效果。

" i, }5 |! D% p% t) I( y

?勇于认错

o1 y" n1 K. H" J1 a

许多人明知犯错,却碍于面子死不认错,甚至将错就错,丧失自己的公正性,这样只能使自己走进死胡同。而勇于认错的人,却如冬日暖阳,令人觉得温煦可亲。

7 n) z4 A' g4 j$ m

?尊重他人

- W1 y' |' s6 w

“敬人者,人恒敬之”,一个懂得尊重别人的人,必能获得更多的尊重。我们不要因对方的出身卑微而不尊重对方。在表达尊重的时候,要因人而异,因场合不同,选择不同的方式。

" h- g6 `4 s p7 P; u5 y

?欣赏别人

( R6 V5 M7 C0 C' U$ \7 P! e

古人云“三人行,必有我师”,每个人的专长不同,如果能做到不耻下问,虚心求教,就能够不断学习、不断进步。只有努力拓展狭隘的心胸,做一个欣赏他人优点的鉴赏家,才能左右逢源,增加人际开拓的能力。

$ d x8 I: A5 d/ Q- b4 w3 ?

?善于倾听

2 X7 f/ {- S& G v: Y6 {

很多时候,一双善于倾听的耳朵比一口伶牙俐齿更受人欢迎。

% ^2 T$ a0 e( m2 ~

+ `, J3 W2 m7 z/ _; ]

?重视仪表

% |* t6 M, F V3 |/ q

据调查,一个人的第一印象会影响他与别人日后长期交往的意愿,所以我们必须重视仪表。一个人的容貌、衣着、谈吐、肢体语言等等都能显露其内在涵养,我们应该对成功者的个人特质多加揣摩,建立自己的印象特质,找出属于自己的吸引力。

: x6 Q# Y( k% q Z3 s: A$ _) |

?运用语言表情

& P2 E# g3 H, `6 L

说话速度如连珠炮,会使人无法完全理解,沟通时就会产生瓶颈;谈话时有气无力,冗长无味,也没有几个人能够忍受;只有音量适中、音调柔和、速度适中、用字遣词高雅动人、搭配合宜的姿态,才能展现声音表情的美学。

9 Y: [' m/ g4 U% G

?运用肢体语言

$ f5 C2 O8 z* ^+ X5 X+ \

优雅的肢体语言就像一块磁铁,能紧紧地吸引别人的注意力,发言时与肢体语言相辅相成,更能带来好的效果。

3 f! j" L' a# z1 Q! \5 m

 

8 B8 @* c* Y J1 _

2.人际交往失败的原因

% W" X/ v% C* b$ P5 U3 |

有的人在人际交往中常常会失败,究其原因,有各方面的因素。造成人际交往失败的原因主要有:

" B( v# y: w( a% b; f0 d

?习惯动作不雅,如挖鼻孔、剔牙、抓头皮、随地吐痰等,让人退避三舍。

. v) j$ ~* \5 Z6 n9 s

?讲粗话,言语乏味,口头禅太多,都令人不喜亲近。

3 h! }8 f' N$ e$ I

?碰触异性身体,忸怩作态,夸张无礼等肢体语言使人生厌。

& u" L. e l& |! y

?思想狭隘,以自我为中心,攀龙附凤,好高鹜远,卖友求荣,都是不受欢迎的对象。

2 L- F- g5 b% c& y

?浓妆艳抹,或者邋遢肮脏,都无法让人产生好感。

, e" ~9 f* Q6 C8 v( x% T

 

+ {# J5 V7 S7 F+ n8 j

职场人际关系的建立

5 X2 S, I9 P3 z0 o, Q

 

3 t# j0 j/ z8 ?" r7 l, s$ W8 y8 u

1.如何与上司相处

6 ~; ~. y; \3 @' j# l: y3 |

秘书在老板心目中的地位,就像公司的女主人,她与上司相处的时间甚至超过他和妻子相处的时间,所以秘书必须要了解上司的生活习惯、个性喜好,熟悉他的思想、工作方式。老板对秘书的信任取决于秘书的能力,秘书对公司要忠城、任劳任怨、保密、守时、公私分明,更要有耐心、不居功诿过、爱惜公物、交办工作要立即去做、提升工作效率、倚赖心不可太强、做事要明快,最重要的是对自己要有信心。

) f% }" q. z* d2 ~9 r ?

 

4 }: U* H; Q- s* ^# ?* y3 A

2.如何与同事互动

, j# G) p9 Z! k* {3 w6 H# w5 e( s

一般来说,同事会认为秘书是老板的眼线,秘书与老板是站在同一阵营的,所以会处处提防秘书,秘书要想与同事建立良好的关系,就须要放下姿态,对人谦恭有礼,不倚势欺人,对同事一视同仁,公私分明,并且欣赏同事的优点,不轻易许诺、不滥用职权,不吹毛求疵,做好上司与同事之间的沟通,日久见人心,最终同事们一定会接受你,与你通力合作。

9 c/ w0 Q3 b; x0 _" c) d

 

6 O, E$ t @% E* @0 A" L

3.怎样与客户建立良好的关系

|2 ~. z# w8 {1 q$ s V

客户是我们的衣食父母,作为秘书一定要协助上司与客户建立并保持良好的关系,随时注意客户的动态,逢年过节记得给客户打个电话,寄张贺卡,从小事、细节处打动客户,有时候一声祝福就可以维持良性的经营关系。

+ Y% H7 W' w4 S3 n- P

 

. s8 Y/ }/ M k" ]" v0 ]9 J

【本讲小结】

6 p6 Q: [& n+ b6 I3 x5 T, A

本讲介绍了秘书的角色与人际关系的处理。首先,列举了秘书的工作内容以及秘书应该具备的能力;其次,讲解了对人际关系的认知,包括增进人际互动、人际交往的流程和人际交往的四种态度;接下来,分别从客观和主观两方面详细介绍了影响人际关系的因素;然后,讲解了促进人际交往的各种技巧,并分析了造成人际交往失败的各种原因;最后,介绍了怎样建立职场人际关系,包括怎样与上司相处、怎样与同事互动、怎样与客户建立良好的关系。通过本讲的学习,我们要明确自己的职位要求,并且掌握如何在工作中处理好各种人际关系。

$ d' f4 i% R. v9 i- h/ @/ ` M# a

 

3 P u0 P# |! S9 z

【心得体会】

* U. {2 o) l5 F+ g

____________________________________________________________

4 m# `9 i2 @ P

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$ Y+ T4 M d: a3 E

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 楼主| hlghqy 发表于 2011-1-25 15:26:17 | 显示全部楼层
 
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cray 发表于 2011-7-4 10:49:42 | 显示全部楼层
 
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