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老秘教你如何成长为优秀秘书:第一讲 秘书角色扮演与人际应对

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中国老秘 发表于 2011-1-9 13:56:22 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
 
公文写作培训班
  " a& P q F5 o/ R; ~

开放式的市场经济使得职业秘书的工作内容不断拓展,工作理念不断更新,这就要求职业秘书要不断提升自己的职业化和专业化素质。

* o, v/ `1 Z) u9 X: r% I5 N

☆本课程针对职业秘书当前所面临的职业挑战,为职业秘书提供了一套实用训练教程,将为您系统讲授职业秘书的角色扮演与人际应对、办公室礼仪、商务用餐礼仪、档案管理、会务管理、企划案撰写与公文写作等方面的知识。通过本课程的学习,将为职业秘书不断实现自我发展奠定坚实的基础。 



& j8 S z* T+ J/ A' \! A

 

9 m6 H4 s3 L. T3 L% u% B

 

7 u6 {5 h% [, G6 H

引言

x: B' |+ }# `% ^1 w# l

   秘书是上司的左右手,他的责任是替上司分忧解劳,减少主管无谓的干扰,所以,主管如果能获得一个优秀的秘书的话,就能心无旁骛拓展业务版图。


8 q0 ]' _5 C3 N/ |& c0 B

美国一家石油公司的董事长西蒙艾瑞克,当记者问他一生经营企业的秘诀时,他说:“没什么秘诀,只要请一位好秘书就对了”。

, r# E9 _8 [2 a6 V. C; V. l

所以由此可见一斑,秘书在企业的角色有多么的重要。



( Y! A- B N$ r$ O7 T% I( l% @

 

5 @1 f9 I% c* l+ G

秘书的自我定位

, B& i, T8 O/ h; ^ n

 

. y! g3 s+ L* n5 E4 x

当记者问美国一家石油公司的董事长西牟艾特,其一生经营企业的秘诀时,他说“要请一位好秘书”,由此可见,秘书在企业中的位置有多么重要。

9 Z$ K7 T- P! a9 p

4 I5 q& J) Y0 {: w; |4 ^

 

4 F( y. k: _. d, G% h' j3 o3 o

1.秘书的工作内容

( z: ?) V! b2 T

秘书的工作非常烦杂琐碎,公司所产生的任何事务性工作都可能会涉及,所以秘书需要非常细致和耐心。大致来说,秘书的工作包括以下几个方面:

1 z3 J/ F% r: }8 h8 U" u6 M

?辅助决策

. c3 c f; e9 }- |% c' R" k

当上司面对多个选择而犹豫不决时,秘书要为上司收集相关资料,帮助上司分析情况。

2 p: f7 `! m2 G( k2 M- O. D) m

?调查研究

2 P4 M' N# t' N) b6 J T

当上司接到一个新任务时,秘书应协助上司进行调查研究,掌握具体的第一手资料。

2 i: D" l+ f, W3 B5 k3 w6 n: h

?收集信息

1 _# t) N! y# Z; s- X% K) D$ Z; V/ ?

当今的社会已进入信息时代,秘书必须具备信息处理能力,及时、准确地收集所需要的信息。此外,还要善于运用网络收集信息。

+ |; n, H; o% V

?文书处理

) [2 ?/ X' N, a. t, _

文书处理包括整理资料、撰写报告等等。一位优秀的秘书应该善于处理文书。

* p( N1 ^9 _2 ~( ]3 F6 c6 O

?会务准备

8 R4 i8 P2 H8 `0 \+ [# q3 U2 h) m& K

所谓会务准备既包括公司内部的会议准备,也包括对外的会议沟通,准备工作主要是进行业务汇报。

$ V- j$ r1 F- H- L3 w

?公关工作

4 D! y# V$ D1 y4 t, F8 f

公关工作包括沟通、社交、商务等方面,有时也要代表公司进行发言,或者代表主管或老板与媒体以及同行打交道,与他们建立良好的沟通渠道。

! J3 a7 z8 l, e

?档案管理

- Z2 ?4 L$ V) `

在高科技迅速发展的今天,我们已经摆脱了以前传统的档案管理方式,而是采用电脑来管理档案,所以秘书应该学会在传统化与电脑化之间取得平衡。

' b0 d) u1 d( g# s* I9 e

?工作日程安排

: n8 F7 ~% Q G& Q& [5 [. T

上司每天的工作日程一般都由秘书安排,秘书必须根据上司的时间以及事务的重要程度进行合理的安排,如上司今天到南京出差,明天在北京参加某个会议,秘书要把握好时间,留出往返的时间空档,保证上司能及时参加。

0 E+ x9 }4 q3 d% X6 j+ o# F9 T$ \3 Q

?查办工作

, b" b5 ]% `! {' y* S% w7 P

查办工作是指秘书对公司或部门提交的报告进行核实,或者对一些须要重视的传言进行证实。

: w U- g0 A& Q) }5 J8 j

?接待工作

6 W7 X) D2 l; O* X

当有客人或来访者的时候,秘书有责任做好接待工作,让来宾感受到自己受到礼遇,产生宾至如归的感觉。

7 f% C6 _) C+ q7 \2 d" j2 t

?行政事务

: O* o: M) C% F& Y s. Q

行政事务管理包括所有档案的流程、生产线的流程、所有空间的管理,以及下对上、上对下的沟通与协调。

$ j% x% J8 e$ H8 w- y# t

?保密工作

# N5 b: B6 O# J9 V+ W

秘书要具备保密意识,公司任何事情都要保密,包括最要好的同事询问,也不能随便透露。

# h% r# B- u8 z" A1 @

 

2 x9 b! T* F2 Y+ ?" p% w5 F2 M

2.秘书应该具备的能力

7 P! G, S5 }% t" R8 n

秘书的工作非常繁琐,而且经常有突发性的事件要处理,所以秘书的能力应该是多元化的,决不能只有单一专长。

 

精彩评论3

正序浏览
中国老秘 发表于 2011-1-9 13:57:02 | 显示全部楼层
 
公文写作百法例讲
  , H" y$ G4 W L. H( @4 H% k

 

& P+ f' B1 G4 q& T7 j

, `2 U/ i p; x {

 

. l+ R" h6 k/ w9 Y5 i

【自检】

4 t* Q+ B; p, {% W& j+ G

以下是一些秘书在工作中的表现,你认为他们当中谁是合格的秘书,谁需要改进工作态度、提高工作能力?

* y, O2 g' _9 i" Q2 \; ?& U

(1)小王在处理其他的事务时都非常能干,但是她讨厌写报告,认为写报告是一件无关紧要的小事,所以没有在写作上下功夫。

/ e9 ?: Y, l' P4 f

(2)小李是财务经理的秘书,经常有同事或者好友向她打探别人的薪水,小李总是巧妙地回避这些话题。

L, D$ X' w, V

(3)小张做了多年的秘书工作,一直做得很好,只是最近两年公司引进电脑,实行电脑化管理,小张没有学过电脑,觉得适应不了。

- s& ]+ R- W, Z: T/ y% U4 c* `/ R

 

/ v! y4 z- e4 h$ k% W5 u

 

. Y( N1 z3 a( ]& g" x

人际关系与沟通技巧

/ `2 ?# N5 F; I. w4 i

 

% |8 d+ _! Q8 \, ]2 R2 i5 v2 z( l& C9 ^* j

认知人际关系

! v0 o5 i% O9 M& F. M7 g8 H

 

8 ^- Y4 F1 L0 _( G3 @

1.增进人际互动

7 N, a A7 _- w3 e4 ~

人是一种群体动物,没有人可以离群独居,我们每天都要进行人与人之间的互动。人际关系涉及各种问题,职位、地位、社会背景等都会影响到人际关系,有一句老话说得好,“先学做人,再学做事”,如果不会做人,人际关系就会一团糟,办事自然就会到处碰壁。

1 \, m. r2 @/ p6 m1 Q

那么怎样才能增进人际互动呢?这要靠平时的积累。朋友不会从天而降,也不会突然出现,我们在平常的生活、工作、团队活动中要有意识地结交朋友,建立人际关系网。

. T' i( ^8 E7 G

" [, s% s8 v) q$ z

 

' [8 J5 E; K# K, |$ G4 C9 W

2.人际交往的流程

! L9 w% k/ G; H" b

人与人之间从彼此生疏到彼此交往,有一个循序渐进的过程,一般来说,这个过程可以分为八个步骤,其流程如下图所示。

0 |0 W: ^ k3 A% q8 [ f

v8 X: p8 [& W& z6 Z1 M

图1-1   人际交往的流程图

7 U0 v W# v7 \4 ~# q3 N

 

- o/ c4 f. a( [+ G/ n( Z) H

3.人际交往的四种态度

S! C- V# |0 R* ]1 o) F o

人际关系有四种交往态度:

- Z; P$ P0 z/ T/ H/ W

?我不好,你好,这是大公无私的态度。

/ w C: G4 w) U8 V" t2 M6 g8 N

?我不好,你也不能好,这是玉石俱焚的态度。

7 V3 |4 I( w- z

?我好,不管你好不好,这是自私自利的态度。

- o z( W2 [7 B* M! q% c) A

?我好,你也好,这是我们追求的目标,希望大家都能够有和谐的博爱的精神。影响人际关系的因素

& y" G J( \4 [3 \" H6 N" C3 G

 

. B% L0 \. d) c" ^

1.影响人际交往的客观因素

+ X& s/ h$ w' P4 v6 x I( y

?时代背景

2 p9 ^" a# B6 q( e. d7 _) ?+ S

时代不同,人们的观念也会存在差异,会有很多因素的约束使得人际关系无法突破。在以前的农业社会中,邻居之间的关系非常好,尤其在农村,一家办喜事,全村的人都出动,而在当今的商业社会中,人们住在电梯公寓里,楼上楼下甚至都互不认识。但是随着现代高科技的发展,尤其是因特网的出现,使得空间距离已经不是问题,为人们的交往提供了极大的便利。

4 x, M( m; x, i4 x

?生活压力

. J1 ]- _8 ]( I0 S! ~% g

人们在生活中难免会面对许多压力,比如升学压力、家庭压力、经济压力、工作压力等等,这些都会影响个人的看法与想法,也会左右人们人际开拓的脚步。

! [+ }7 T) N: y% h5 g p+ c5 B. P. f

?环境的阻隔

3 M: l# _! j; q' E/ D5 S7 S4 X0 D

环境是影响人际交往的最直接的因素之一,环境的改变可能会使亲密的朋友很少有机会见面、谈心,久而久之,感情就慢慢地变淡了。

( F! N0 } v: _2 S' k

?角色定位

% Y2 \# R# n S) B1 x

在人生的舞台上,有的人演主角,有的人演配角,甚至跑龙套,不管怎样,我们从戏剧的演出就可以推测出各种角色的生活面。所以我们要忠于自己的角色,如果今天我们扮演秘书的角色,就要把秘书的角色诠释的尽善尽美,达到最高境界。

3 {2 }/ ^, x* K/ Z2 N8 P

 

2 u+ d k, }( S

2.影响人际交往的主观因素

" M* X7 ^# x: N0 X" \, z

?人格特质

# T4 P; b# v O

有些人生性木讷,不苟言笑,朋友自然不多;有的人主动外向,总有许多人围绕在他身旁。个性的不同,自然会带来不同的生活面。

0 m+ L: E3 m" C" ?2 Y9 P8 Z' j

?认知的差距

) Z6 h( S; D' \2 _/ ^; h" L7 [

对事情认知的差异性,也会造成不同的人际距离。如两个人相约去吃饭,一个人要吃洋葱面,而另一个人要吃鱼翅,两人对美食的认识不一致,以后也很难在一起吃饭。

* {+ X/ F! `! w& J

?态度习惯

) @5 a$ F' k* P N! b: B; P

不同的生活环境、家庭教育培育出不同的习惯,每个人都有自己的处世习惯,如果习惯一致,则容易相处,所以有“物以类聚”的说法。

! X4 N# b/ R4 o9 Z0 M

?沟通协调

8 O4 |8 V6 n/ m4 E0 J4 t3 v

有效的沟通能够拉近两个人的距离,而失败的沟通则恰恰相反,正所谓“话不投机半句多”。沟通的瓶颈会使人们无法和睦相处,结果产生彼此之间的距离。

2 _: V+ t; c |- d$ ^

?利益冲突

0 w0 I4 K) C8 v, G* S- ~

人们之间最常见的冲突大概就是利益冲突了,朋友之间因为利益冲突而造成老死不相往来的现象并不少见,在利益的面前,需要技巧才能把获得利益和保持友谊协调起来。

8 s# T) l; B$ |" S5 t

当你总是把“我”字摆在第一位的时候,你的朋友一定不会很多。所以,一定要兼顾每一个人的感受,善于沟通,妥善维系人际关系。

& m- `/ W, h0 @% [5 ~

 

2 H; k5 K% E/ T

【自检】

+ ^% z6 s& W; f8 f3 [1 B

分析如下影响人际交往的因素,判断哪些是客观因素?哪些是主观因素?

+ } L/ X7 f/ L( Y3 i) x

A人格特质          B沟通协调    C时代背景

% P3 @. o' ^) v1 M5 y. O3 I Q8 a+ w' a9 z

D角色定位          E利益冲突    F环境的阻隔

6 A4 t) |1 D0 z+ I" V( r

G认知的差距    H生活压力    I态度习惯

! k# K6 ]( h# q4 H

& p8 c+ K7 L d3 Z/ H

见参考答案1-2

5 W8 s9 Q. A; n5 {7 _. r" ?

 

$ C- y; q) G! X

促进人际关系的技巧及人际交往失败的原因

* O2 v& { W9 e, F

 

$ V+ t2 t @4 m' h7 z4 b9 P

1.促进人际关系的技巧

0 w% Y* v9 P" v; W& n+ x: _: p, n3 w

想要有效的增进人际关系,需要掌握下面的一些技巧:

3 W; b; @7 w4 l' h7 d& `

?守信用

1 j6 S6 T' x% q( _' U. f2 f

做人要言而有信,才能赢得别人的尊重和信赖,在人群中建立良好的口碑。

6 X* g$ ~2 r5 b# T' F3 h

?说好话

8 V3 M! O# `& D+ Q, P

心存善意,学习说话技巧,多鼓励他人,随时赞美身边的朋友。懂得赞美别人的人,才是最佳的公关高手,赞美是人际关系的润滑剂,不花一分钱,就能获得很好的效果。

% w& \$ |+ S6 A2 x& P3 k- S* D. ~

?勇于认错

0 @1 }8 I Y) p& ?) K ^4 Z$ y

许多人明知犯错,却碍于面子死不认错,甚至将错就错,丧失自己的公正性,这样只能使自己走进死胡同。而勇于认错的人,却如冬日暖阳,令人觉得温煦可亲。

; j: J; C4 a% B* f0 i! l5 N

?尊重他人

9 ], Y! C/ u% b6 U1 Z

“敬人者,人恒敬之”,一个懂得尊重别人的人,必能获得更多的尊重。我们不要因对方的出身卑微而不尊重对方。在表达尊重的时候,要因人而异,因场合不同,选择不同的方式。

, C4 m$ s8 ?0 B$ Q! V; t7 Q8 r, f

?欣赏别人

2 |) F9 p' ]" p' k) c+ w# |+ Q% z b' V

古人云“三人行,必有我师”,每个人的专长不同,如果能做到不耻下问,虚心求教,就能够不断学习、不断进步。只有努力拓展狭隘的心胸,做一个欣赏他人优点的鉴赏家,才能左右逢源,增加人际开拓的能力。

% A2 v, H9 z1 {

?善于倾听

& V& P6 ^9 D5 E/ Z2 T

很多时候,一双善于倾听的耳朵比一口伶牙俐齿更受人欢迎。

# N) s6 r" R5 s. V- N4 M; Q/ l4 P

8 A5 V$ G2 s& G9 `& M7 z

?重视仪表

0 Z) c# E2 h8 B; ?& t

据调查,一个人的第一印象会影响他与别人日后长期交往的意愿,所以我们必须重视仪表。一个人的容貌、衣着、谈吐、肢体语言等等都能显露其内在涵养,我们应该对成功者的个人特质多加揣摩,建立自己的印象特质,找出属于自己的吸引力。

% ^# L; y( O6 k

?运用语言表情

6 k, u1 l% Z `! D+ ~* k

说话速度如连珠炮,会使人无法完全理解,沟通时就会产生瓶颈;谈话时有气无力,冗长无味,也没有几个人能够忍受;只有音量适中、音调柔和、速度适中、用字遣词高雅动人、搭配合宜的姿态,才能展现声音表情的美学。

}( \9 m8 W7 |3 ~

?运用肢体语言

" u' T; u9 r$ g' ?5 V

优雅的肢体语言就像一块磁铁,能紧紧地吸引别人的注意力,发言时与肢体语言相辅相成,更能带来好的效果。

% J; y/ T+ O7 D- Q6 z' O$ n3 m

 

) L1 n- T- h- J. f, C/ F; ]

2.人际交往失败的原因

3 E b2 K3 _& g: j( k

有的人在人际交往中常常会失败,究其原因,有各方面的因素。造成人际交往失败的原因主要有:

" U/ I$ m* ?) L- |" u* k

?习惯动作不雅,如挖鼻孔、剔牙、抓头皮、随地吐痰等,让人退避三舍。

^1 g' D5 S. J8 j$ x" U7 [

?讲粗话,言语乏味,口头禅太多,都令人不喜亲近。

9 r* y& D( Q/ l7 L

?碰触异性身体,忸怩作态,夸张无礼等肢体语言使人生厌。

; W" E% s) l) L! j

?思想狭隘,以自我为中心,攀龙附凤,好高鹜远,卖友求荣,都是不受欢迎的对象。

( ~+ U9 x$ \3 f

?浓妆艳抹,或者邋遢肮脏,都无法让人产生好感。

% v, f2 j/ k! ^3 }' t0 r; X7 ^

 

$ k b* K; e6 a3 Y/ W

职场人际关系的建立

, N5 c% D! X' g) n$ C

 

E( ?: T4 [: ?( L

1.如何与上司相处

9 a& |4 H1 l1 _4 F

秘书在老板心目中的地位,就像公司的女主人,她与上司相处的时间甚至超过他和妻子相处的时间,所以秘书必须要了解上司的生活习惯、个性喜好,熟悉他的思想、工作方式。老板对秘书的信任取决于秘书的能力,秘书对公司要忠城、任劳任怨、保密、守时、公私分明,更要有耐心、不居功诿过、爱惜公物、交办工作要立即去做、提升工作效率、倚赖心不可太强、做事要明快,最重要的是对自己要有信心。

0 Z: K! n6 W) t. t, c5 R

 

( u- M" y5 v5 s! k) M

2.如何与同事互动

- Z- ?. n/ v7 n, H7 @2 j: l

一般来说,同事会认为秘书是老板的眼线,秘书与老板是站在同一阵营的,所以会处处提防秘书,秘书要想与同事建立良好的关系,就须要放下姿态,对人谦恭有礼,不倚势欺人,对同事一视同仁,公私分明,并且欣赏同事的优点,不轻易许诺、不滥用职权,不吹毛求疵,做好上司与同事之间的沟通,日久见人心,最终同事们一定会接受你,与你通力合作。

( b! H( H/ L+ B, G5 V O

 

( V# p, w. V% W5 J

3.怎样与客户建立良好的关系

( Y- ?' o7 U; _8 m c( Q

客户是我们的衣食父母,作为秘书一定要协助上司与客户建立并保持良好的关系,随时注意客户的动态,逢年过节记得给客户打个电话,寄张贺卡,从小事、细节处打动客户,有时候一声祝福就可以维持良性的经营关系。

+ }3 h" V0 q' ?+ e. u+ R

 

6 o) r$ X; A! F5 c5 C' e

【本讲小结】

9 ]8 p: o+ R! q2 J$ G! O; x& M: b" S

本讲介绍了秘书的角色与人际关系的处理。首先,列举了秘书的工作内容以及秘书应该具备的能力;其次,讲解了对人际关系的认知,包括增进人际互动、人际交往的流程和人际交往的四种态度;接下来,分别从客观和主观两方面详细介绍了影响人际关系的因素;然后,讲解了促进人际交往的各种技巧,并分析了造成人际交往失败的各种原因;最后,介绍了怎样建立职场人际关系,包括怎样与上司相处、怎样与同事互动、怎样与客户建立良好的关系。通过本讲的学习,我们要明确自己的职位要求,并且掌握如何在工作中处理好各种人际关系。

{: L; p5 v2 h# X$ t7 v

 

4 D7 n9 X) l R# N: ~% m) i& U

【心得体会】

2 @* ]/ z: H8 F, A; D6 x' f6 G

____________________________________________________________

: Q7 }8 J* O' _) d. g+ W2 {/ b

____________________________________________________________

9 e: W4 @* J0 f6 ~0 T f' B! x

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 楼主| hlghqy 发表于 2011-1-25 15:26:17 | 显示全部楼层
 
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cray 发表于 2011-7-4 10:49:42 | 显示全部楼层
 
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