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老秘教你如何成长为优秀秘书:第一讲 秘书角色扮演与人际应对

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中国老秘 发表于 2011-1-9 13:56:22 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
 
公文写作培训班
  4 ]- d- N$ `; ?" ^

开放式的市场经济使得职业秘书的工作内容不断拓展,工作理念不断更新,这就要求职业秘书要不断提升自己的职业化和专业化素质。

! N2 b. P U- f. ^( z# `6 b* f

☆本课程针对职业秘书当前所面临的职业挑战,为职业秘书提供了一套实用训练教程,将为您系统讲授职业秘书的角色扮演与人际应对、办公室礼仪、商务用餐礼仪、档案管理、会务管理、企划案撰写与公文写作等方面的知识。通过本课程的学习,将为职业秘书不断实现自我发展奠定坚实的基础。 



' w7 A* V: n& r: Y3 O: l& T

 

( h; l) `9 d7 N0 D" \0 x- h

 

, F! ?: J; T8 \' R+ Q( P+ X

引言

4 f& h$ Z/ J3 O( V- H' J/ H

   秘书是上司的左右手,他的责任是替上司分忧解劳,减少主管无谓的干扰,所以,主管如果能获得一个优秀的秘书的话,就能心无旁骛拓展业务版图。


" a- \* o5 x# T }) L" N% w

美国一家石油公司的董事长西蒙艾瑞克,当记者问他一生经营企业的秘诀时,他说:“没什么秘诀,只要请一位好秘书就对了”。

, C& B! i7 m% F# {9 A( w0 C# Z

所以由此可见一斑,秘书在企业的角色有多么的重要。



& C$ z5 L0 M h8 S5 _* d1 s

 

Y o3 H2 B3 s8 e3 c3 Q

秘书的自我定位

. b j2 n1 c. i+ h; c- \& Q

 

$ L& Q7 U8 n$ t! J

当记者问美国一家石油公司的董事长西牟艾特,其一生经营企业的秘诀时,他说“要请一位好秘书”,由此可见,秘书在企业中的位置有多么重要。

6 T& o6 q. h1 X8 Y

0 t$ R, }" K: @6 v

 

+ O$ x$ W, l% A1 }% b; d: f, r

1.秘书的工作内容

9 e4 h; B$ l) D, k

秘书的工作非常烦杂琐碎,公司所产生的任何事务性工作都可能会涉及,所以秘书需要非常细致和耐心。大致来说,秘书的工作包括以下几个方面:

|' d3 J' ? d4 F

?辅助决策

" i' n. a( w& H( H3 \) h7 n1 C

当上司面对多个选择而犹豫不决时,秘书要为上司收集相关资料,帮助上司分析情况。

, b* P' X0 _/ Q" r& c

?调查研究

- K) s: X1 Z6 E3 ]& F. x* ?, z/ y

当上司接到一个新任务时,秘书应协助上司进行调查研究,掌握具体的第一手资料。

: ^. R4 l4 s$ Z

?收集信息

! h! Y5 J# k2 q5 y* o

当今的社会已进入信息时代,秘书必须具备信息处理能力,及时、准确地收集所需要的信息。此外,还要善于运用网络收集信息。

: t* l: Z p( B2 e' E: X# b

?文书处理

5 m! `- X8 K7 }3 b: L( z

文书处理包括整理资料、撰写报告等等。一位优秀的秘书应该善于处理文书。

8 I/ _6 F5 w& ?* A3 c4 l6 ?

?会务准备

: P, s5 b/ b! ~. J8 f

所谓会务准备既包括公司内部的会议准备,也包括对外的会议沟通,准备工作主要是进行业务汇报。

: p6 s( R6 F3 K# u6 X

?公关工作

; Z# ^3 m4 `6 H8 L+ o( t; l5 ]

公关工作包括沟通、社交、商务等方面,有时也要代表公司进行发言,或者代表主管或老板与媒体以及同行打交道,与他们建立良好的沟通渠道。

* j# f6 W6 n! {: U' D

?档案管理

" m3 R4 N5 ~/ a

在高科技迅速发展的今天,我们已经摆脱了以前传统的档案管理方式,而是采用电脑来管理档案,所以秘书应该学会在传统化与电脑化之间取得平衡。

; |: W8 ?% E4 F5 {- V% t8 m6 E

?工作日程安排

4 V* S( q% c% B1 B+ ?2 k

上司每天的工作日程一般都由秘书安排,秘书必须根据上司的时间以及事务的重要程度进行合理的安排,如上司今天到南京出差,明天在北京参加某个会议,秘书要把握好时间,留出往返的时间空档,保证上司能及时参加。

/ U9 h9 p5 } B6 p! s

?查办工作

& U) e& _' d9 u) m. d. ?9 C9 A" P1 M

查办工作是指秘书对公司或部门提交的报告进行核实,或者对一些须要重视的传言进行证实。

H8 ^6 C/ j) J! E4 W

?接待工作

2 S1 A4 G; M0 p" J* I+ Y% `

当有客人或来访者的时候,秘书有责任做好接待工作,让来宾感受到自己受到礼遇,产生宾至如归的感觉。

/ _: B; w1 I- `+ k% q

?行政事务

% H5 A& g6 y. \$ t

行政事务管理包括所有档案的流程、生产线的流程、所有空间的管理,以及下对上、上对下的沟通与协调。

+ F( W. P. x' \, A

?保密工作

4 m8 @: x+ \7 a4 t ~' n/ q. y

秘书要具备保密意识,公司任何事情都要保密,包括最要好的同事询问,也不能随便透露。

$ z0 q) ]2 i% _! p, u+ c/ n

 

/ h3 w9 ]. i) d! a: |, m" r$ S

2.秘书应该具备的能力

7 N8 Q7 S% e& y9 G/ ~9 {% a' a

秘书的工作非常繁琐,而且经常有突发性的事件要处理,所以秘书的能力应该是多元化的,决不能只有单一专长。

 

精彩评论3

正序浏览
中国老秘 发表于 2011-1-9 13:57:02 | 显示全部楼层
 
公文写作百法例讲
  / ^' n' L$ I, J8 t, J

 

5 i$ G5 A/ `1 j1 p* O* F; B

4 a" `" g+ x7 ?& x1 n$ y6 ?

 

, h' C8 I j% e7 I, {

【自检】

5 ^2 J( M( A+ h7 u( c

以下是一些秘书在工作中的表现,你认为他们当中谁是合格的秘书,谁需要改进工作态度、提高工作能力?

( ^' Y D9 C2 z" z: `2 L

(1)小王在处理其他的事务时都非常能干,但是她讨厌写报告,认为写报告是一件无关紧要的小事,所以没有在写作上下功夫。

$ N# K" e- ?1 E( D- ? r+ W

(2)小李是财务经理的秘书,经常有同事或者好友向她打探别人的薪水,小李总是巧妙地回避这些话题。

9 ?# b; W3 k* ?+ w! s+ W

(3)小张做了多年的秘书工作,一直做得很好,只是最近两年公司引进电脑,实行电脑化管理,小张没有学过电脑,觉得适应不了。

# j7 [( j9 i$ g7 `) w, w

 

& G6 ~5 z5 U; J! H7 g! V3 o

 

2 Q' F6 t! R. h: ~9 K3 l) O: M7 f

人际关系与沟通技巧

. m: X, l/ d" B( t3 E

 

9 ?) K% d m& y

认知人际关系

' u/ {' X8 b/ k9 T; T8 H- Z0 b

 

+ n& a; K3 Q! w7 C2 ^" l

1.增进人际互动

- q6 v# F) B& q

人是一种群体动物,没有人可以离群独居,我们每天都要进行人与人之间的互动。人际关系涉及各种问题,职位、地位、社会背景等都会影响到人际关系,有一句老话说得好,“先学做人,再学做事”,如果不会做人,人际关系就会一团糟,办事自然就会到处碰壁。

8 A( ?6 ^7 t U& A

那么怎样才能增进人际互动呢?这要靠平时的积累。朋友不会从天而降,也不会突然出现,我们在平常的生活、工作、团队活动中要有意识地结交朋友,建立人际关系网。

' T0 ^3 }5 O6 X& L1 x; T. _

- z7 N( i7 [$ k ^

 

2 q6 i: N1 J2 _" Z, ^. t$ s- M

2.人际交往的流程

% x6 G& |7 v7 y3 j0 ^% E2 }7 u

人与人之间从彼此生疏到彼此交往,有一个循序渐进的过程,一般来说,这个过程可以分为八个步骤,其流程如下图所示。

+ _: h; q( O8 B/ G3 B

4 J% j* a3 |1 p0 F0 h) W

图1-1   人际交往的流程图

9 `& i1 w# f! U* D: `

 

, S* g- X2 _: E6 r5 o: u n+ ]; g

3.人际交往的四种态度

) G- G0 L0 r" }2 ]8 n

人际关系有四种交往态度:

9 `* }5 \ p. f% P& Q9 ?6 R

?我不好,你好,这是大公无私的态度。

0 v" W, m8 T; `3 g! M/ z9 c7 P* O

?我不好,你也不能好,这是玉石俱焚的态度。

; G/ q3 f# ] L k

?我好,不管你好不好,这是自私自利的态度。

/ B# |1 N9 A( |/ p) V

?我好,你也好,这是我们追求的目标,希望大家都能够有和谐的博爱的精神。影响人际关系的因素

1 c2 c( }! d" O8 T& y- h' C

 

/ f) D* S. A2 b: w/ K

1.影响人际交往的客观因素

8 C3 t2 O& I* }3 j

?时代背景

. t! r4 l/ ?, U/ y

时代不同,人们的观念也会存在差异,会有很多因素的约束使得人际关系无法突破。在以前的农业社会中,邻居之间的关系非常好,尤其在农村,一家办喜事,全村的人都出动,而在当今的商业社会中,人们住在电梯公寓里,楼上楼下甚至都互不认识。但是随着现代高科技的发展,尤其是因特网的出现,使得空间距离已经不是问题,为人们的交往提供了极大的便利。

' Z V- H2 z$ @3 Z W

?生活压力

3 ?' l9 q. G6 J6 w" [

人们在生活中难免会面对许多压力,比如升学压力、家庭压力、经济压力、工作压力等等,这些都会影响个人的看法与想法,也会左右人们人际开拓的脚步。

% C* A' T/ G7 n. R. E

?环境的阻隔

$ Y4 ~( c# J8 e9 O1 F5 E

环境是影响人际交往的最直接的因素之一,环境的改变可能会使亲密的朋友很少有机会见面、谈心,久而久之,感情就慢慢地变淡了。

+ t* ]8 h8 }: w7 m9 `5 _7 V5 S

?角色定位

$ W9 W+ ~) k3 Y g) k

在人生的舞台上,有的人演主角,有的人演配角,甚至跑龙套,不管怎样,我们从戏剧的演出就可以推测出各种角色的生活面。所以我们要忠于自己的角色,如果今天我们扮演秘书的角色,就要把秘书的角色诠释的尽善尽美,达到最高境界。

5 c9 P5 i9 n* e

 

& V8 \2 ?( @. r9 M. X; u9 q9 Z

2.影响人际交往的主观因素

& O/ |+ C$ X q. g! R

?人格特质

, c4 C" I, U B6 H

有些人生性木讷,不苟言笑,朋友自然不多;有的人主动外向,总有许多人围绕在他身旁。个性的不同,自然会带来不同的生活面。

6 g% {$ c* ~7 w

?认知的差距

. o2 {' ^* m! P0 w

对事情认知的差异性,也会造成不同的人际距离。如两个人相约去吃饭,一个人要吃洋葱面,而另一个人要吃鱼翅,两人对美食的认识不一致,以后也很难在一起吃饭。

/ a& `/ j! X5 E; e& f# u

?态度习惯

( @( W- H6 X6 W8 ?: v' [

不同的生活环境、家庭教育培育出不同的习惯,每个人都有自己的处世习惯,如果习惯一致,则容易相处,所以有“物以类聚”的说法。

- ?" d% \" I0 @' g+ u7 r

?沟通协调

, g$ t: r4 B% T0 u5 |0 b

有效的沟通能够拉近两个人的距离,而失败的沟通则恰恰相反,正所谓“话不投机半句多”。沟通的瓶颈会使人们无法和睦相处,结果产生彼此之间的距离。

; S1 T+ d7 C* O, C! Y I$ v

?利益冲突

6 ^* W: F8 D! c1 b" e/ Z9 x

人们之间最常见的冲突大概就是利益冲突了,朋友之间因为利益冲突而造成老死不相往来的现象并不少见,在利益的面前,需要技巧才能把获得利益和保持友谊协调起来。

) l. m0 Z% M9 y0 ~- o) K7 w

当你总是把“我”字摆在第一位的时候,你的朋友一定不会很多。所以,一定要兼顾每一个人的感受,善于沟通,妥善维系人际关系。

" e" C3 {. K8 G b

 

) |0 Q3 P! i$ U6 S" j# C3 P8 W

【自检】

6 Y6 e+ J4 _. O9 P/ [/ C/ @" ?, f# X

分析如下影响人际交往的因素,判断哪些是客观因素?哪些是主观因素?

, g# i3 h) {3 M; f8 t& d

A人格特质          B沟通协调    C时代背景

7 h1 x, [0 [' Y- k& Z0 ]; N* a: g# g

D角色定位          E利益冲突    F环境的阻隔

k/ C# N# ^; V- t

G认知的差距    H生活压力    I态度习惯

! J9 O, A0 |0 [ d0 Z0 n7 K7 A

( U" s# a* ^3 @0 ^

见参考答案1-2

5 J& K$ l) s6 p! i& G- V/ \

 

" Q3 j' V3 w# [/ E! j

促进人际关系的技巧及人际交往失败的原因

. v& n) e: U8 N$ Y

 

* I+ L6 S2 k9 M r4 J. r

1.促进人际关系的技巧

1 V5 t: J9 U. u5 Y: `: Y2 a

想要有效的增进人际关系,需要掌握下面的一些技巧:

" h) G4 X4 W' b8 W9 A, O) R: l# I

?守信用

/ k! O5 q5 m5 h" @ M6 ?6 }

做人要言而有信,才能赢得别人的尊重和信赖,在人群中建立良好的口碑。

% ?5 H* a$ ^" M) \$ Y+ Z8 ]- h

?说好话

6 R3 d$ V- l+ ]* g1 h" y0 r

心存善意,学习说话技巧,多鼓励他人,随时赞美身边的朋友。懂得赞美别人的人,才是最佳的公关高手,赞美是人际关系的润滑剂,不花一分钱,就能获得很好的效果。

; j, j0 f. P( H( X+ U

?勇于认错

% h' r% C( P" c: K( q% ^2 |) N- @

许多人明知犯错,却碍于面子死不认错,甚至将错就错,丧失自己的公正性,这样只能使自己走进死胡同。而勇于认错的人,却如冬日暖阳,令人觉得温煦可亲。

% t3 _- G/ J) j' t# R" U

?尊重他人

; Y" k7 O: \& [/ o. D/ N

“敬人者,人恒敬之”,一个懂得尊重别人的人,必能获得更多的尊重。我们不要因对方的出身卑微而不尊重对方。在表达尊重的时候,要因人而异,因场合不同,选择不同的方式。

: B/ j. }5 D H! X1 a

?欣赏别人

r) A5 {9 Y0 a) \2 i" z" s. W4 k2 S

古人云“三人行,必有我师”,每个人的专长不同,如果能做到不耻下问,虚心求教,就能够不断学习、不断进步。只有努力拓展狭隘的心胸,做一个欣赏他人优点的鉴赏家,才能左右逢源,增加人际开拓的能力。

( ]5 Z. V C+ ]- g

?善于倾听

/ P" w2 i' F2 D [" k' A

很多时候,一双善于倾听的耳朵比一口伶牙俐齿更受人欢迎。

! S6 u4 \! g, i$ K. J

! r1 C3 S+ l% e* @1 k* f

?重视仪表

1 C# t' a/ d* ~3 F4 `1 L9 A

据调查,一个人的第一印象会影响他与别人日后长期交往的意愿,所以我们必须重视仪表。一个人的容貌、衣着、谈吐、肢体语言等等都能显露其内在涵养,我们应该对成功者的个人特质多加揣摩,建立自己的印象特质,找出属于自己的吸引力。

+ V- `7 J4 @$ x7 I# a4 B

?运用语言表情

8 ^$ [! z7 i, O" ~- t6 e5 X

说话速度如连珠炮,会使人无法完全理解,沟通时就会产生瓶颈;谈话时有气无力,冗长无味,也没有几个人能够忍受;只有音量适中、音调柔和、速度适中、用字遣词高雅动人、搭配合宜的姿态,才能展现声音表情的美学。

, J0 ~' @ x2 U, r: P1 G

?运用肢体语言

' e* r( e. m* S/ ~# L5 F5 \

优雅的肢体语言就像一块磁铁,能紧紧地吸引别人的注意力,发言时与肢体语言相辅相成,更能带来好的效果。

# f* j' v f8 C4 g8 b* T, V

 

8 [& {2 k1 s1 a3 c& W

2.人际交往失败的原因

* \2 W: h2 w. J- G% W8 r4 y

有的人在人际交往中常常会失败,究其原因,有各方面的因素。造成人际交往失败的原因主要有:

) i9 ~) q, `% Q! Z: G! @8 v3 I

?习惯动作不雅,如挖鼻孔、剔牙、抓头皮、随地吐痰等,让人退避三舍。

) m- q$ Z2 @; k7 q* w, v

?讲粗话,言语乏味,口头禅太多,都令人不喜亲近。

6 _" c, f' p6 g9 [( v: L, o% N! @

?碰触异性身体,忸怩作态,夸张无礼等肢体语言使人生厌。

, T. j6 b4 M% L, P" M1 c9 q, o. |

?思想狭隘,以自我为中心,攀龙附凤,好高鹜远,卖友求荣,都是不受欢迎的对象。

0 `- q- R* U# H# P( I# A6 r

?浓妆艳抹,或者邋遢肮脏,都无法让人产生好感。

# f, _! _: |1 P0 J l. e

 

# G- ]$ U1 }: y, E/ J

职场人际关系的建立

$ [8 U+ X C# c/ n! O$ A8 x1 i. V

 

- H# u3 Q* t; k. [( a# Y% \

1.如何与上司相处

3 L, C1 A! V- h B; Q. J

秘书在老板心目中的地位,就像公司的女主人,她与上司相处的时间甚至超过他和妻子相处的时间,所以秘书必须要了解上司的生活习惯、个性喜好,熟悉他的思想、工作方式。老板对秘书的信任取决于秘书的能力,秘书对公司要忠城、任劳任怨、保密、守时、公私分明,更要有耐心、不居功诿过、爱惜公物、交办工作要立即去做、提升工作效率、倚赖心不可太强、做事要明快,最重要的是对自己要有信心。

! n1 J' {- k+ r

 

6 J9 s5 R0 J* ]4 p

2.如何与同事互动

+ n1 V" Z4 [) H& }3 C! @5 Z

一般来说,同事会认为秘书是老板的眼线,秘书与老板是站在同一阵营的,所以会处处提防秘书,秘书要想与同事建立良好的关系,就须要放下姿态,对人谦恭有礼,不倚势欺人,对同事一视同仁,公私分明,并且欣赏同事的优点,不轻易许诺、不滥用职权,不吹毛求疵,做好上司与同事之间的沟通,日久见人心,最终同事们一定会接受你,与你通力合作。

4 I$ p, F+ Q) W. B. O" k

 

, I# x7 O0 T, t6 _5 g _8 v

3.怎样与客户建立良好的关系

1 u' }+ @9 z7 r% z6 \$ z- u9 ?' E

客户是我们的衣食父母,作为秘书一定要协助上司与客户建立并保持良好的关系,随时注意客户的动态,逢年过节记得给客户打个电话,寄张贺卡,从小事、细节处打动客户,有时候一声祝福就可以维持良性的经营关系。

3 i7 G9 K: v6 H7 R6 i

 

6 e$ M" z# f$ c

【本讲小结】

9 I$ h' w; U# k8 E

本讲介绍了秘书的角色与人际关系的处理。首先,列举了秘书的工作内容以及秘书应该具备的能力;其次,讲解了对人际关系的认知,包括增进人际互动、人际交往的流程和人际交往的四种态度;接下来,分别从客观和主观两方面详细介绍了影响人际关系的因素;然后,讲解了促进人际交往的各种技巧,并分析了造成人际交往失败的各种原因;最后,介绍了怎样建立职场人际关系,包括怎样与上司相处、怎样与同事互动、怎样与客户建立良好的关系。通过本讲的学习,我们要明确自己的职位要求,并且掌握如何在工作中处理好各种人际关系。

1 C: ^% v: w$ W: c: o

 

U4 [2 P! y& R/ `( ^, a% I* Q5 z

【心得体会】

, l# B! `6 o# Y. ^& k

____________________________________________________________

0 y% u5 \4 }- }. \9 @- }6 s7 z2 I

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T* b5 C5 L/ v, y- a4 |, _% A

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 楼主| hlghqy 发表于 2011-1-25 15:26:17 | 显示全部楼层
 
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cray 发表于 2011-7-4 10:49:42 | 显示全部楼层
 
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