论饭店业行政秘书必备的综合素质

行政秘书(Secretary to G  eneral Manager)，有的饭店又称之为总经理秘书(Executive Secretary)、行政助理(Administrative Assistant)等，这个职位的含义是什么呢?根据《现代汉语词典》对秘书的定义 “掌管文书并协助机关或部门负责人处理日常工作的人员”，行政秘书应是掌管饭店企业文书或者档案并协助总经理完成日常工作的人员。行政秘书是饭店必设的工作人员，其作为一种工作职务，不仅仅是抄、写、收、发，而且还通过对事务性工作的处理，起到领导的助手和参谋作用；同时，行政秘书又是文书档案的管理者。文书档案的价值，关键在于档案的质量，而档案资料的质量，又取决于行政秘书和文档管理工作人员的综合素质。为此，本文就从行政秘书的岗位职责谈起，进而就从事行政秘书这个职业所必备的综合素质来谈一谈自己的认识。
/ P, x) U$ Z( j/ `! M
一、饭店业行政秘书的岗位职责主要包括以下内容

9 J9 q  ^% J4 i' r1、协助总经理起草饭店综合性的业务报告、工作计划、备忘录、规章制度等；
! L% F# N. o1 b. [% ^
2、参加由总经理组织召开的行政例会(有的饭店也称之为早会或例会)、财务会议以及其它会议，做好会议记录，了解各项决定的执行情况并及时反馈信息；
. N( ]$ Y9 d/ h7 n
3、协助总经理做好日常来访接待、来函等情况处理；

- e. }' K8 i8 D3 N4 T% v- K4、负责总经理的日常电话转接，尽可能地减少外界对总经理工作不必要的打扰；
# M9 x- u1 c* w  Y2 p
; {# u6 t' N' Z9 I7 N5、负责各种会议记要、备忘录及其它文件的整理、打印、分发、归档、保管等工作；负责饭店内其它部门或者外界报送总经理的各种会议记要、备忘录及其它文件和信函的呈送、处理、归档等工作；
; a" t. X2 f- m
6、负责饭店介绍信、印章的保管和监督使用,负责与外单位联系，办理各类许可证件和归档保管工作；

! a  F1 e! M: m7、负责搞好总经理的日常工作安排，如会议、工作约会、宴请等；

8、负责总经理办公室设备保管、维护正常运行等；

9、负责总经理出差前以及出差后的工作处理(借款、日程安排、饭店预定、车辆接送、礼品准备、电话联系、车旅费报销等)；

10、完成总经理临时交派的其它工作。
/ o9 w9 E5 i0 m8 I6 B1 o
9 n1 F! W) R" x由行政秘书的岗位职责不难看出，其工作任务非常繁多，而且要求精细，因此稍有疏忽哪怕是工作效率稍低一些，不仅会影响自己的工作，而且会影响到总经理的工作，甚至影响饭店企业的形象与运营。
" R4 r7 {1 G9 G) y+ D# \+ Z
二、胜任饭店行政秘书所应该具备以下五种基本素质
1、行政秘书必须具备较高的文化程度和职业素养。因为良好的教育背景使人在看待问题、处理问题时会更加理性和全面，同时具有较强的学习新知识的能力。除了具备一般工作人员的基本条件外，还应有自己特殊的知识修养、技能修养、品德修养、作风修养方面的要求。知识修养、技能修养好不好，是一个行政秘书称职不称职的问题；品德修养、作风修养好不好，是一个行政秘书合格不合格的问题。因此，行政秘书要自觉地、全面地加强这四个方面的修养，努力把自己造就成为德才兼备、既合格又称职的专业人才，在自己的工作岗位上，不仅仅通过文字的抄写、记录和文稿起草做好领导的助手和参谋，同时，由其经手、处理的具有较高水平的文字材料，也为文书档案提供了准确的、丰富的、详实的具有较高价值的原始资料；

2、熟悉饭店各部门及其运作程序，掌握饭店的各项规章制度，对饭店的经营(如客房数量、房价、餐厅营业时间和电脑信息系统等)以及软件(饭店的经营目标、经营思想、服务理念等)情况要了如指掌，以便更好地协助总经理完成各部门的协调管理以及对外联络沟通的工作，使工作更有效率；

3、熟练掌握中、英文文字处理技能，熟练操作各种办公室自动化设备，如计算机、打印机、传真机、复印机、扫描仪等；

* S9 O0 g( P$ {: E( z' j; g4、具备较强的对内、对外的沟通协调能力，使总经理的各项指示、计划、意愿得以贯彻和执行；
6 u% X4 }9 A! R3 V# B
; P' Q' n# I/ I3 K. G6 k) A5、能忠诚履责，严守机密、吃苦耐劳，具有团队精神。总是目标专一而不东张西望，总是脚踏实地而不好高骛远，总是默默耕耘而不夸夸其谈，总是持之以恒而不浅尝辄止。永远忠诚于自己所服务的企业，与各部门的管理人员以及饭店相关的企业、团体和政府职能部门保持良好的合作关系。

三、由于职业素养不高而在工作中容易犯的错误
1、对于饭店上级主管单位报送给总经理的备忘录、报告、申请等信息文件未报告给总经理或呈送不及时，影响了饭店对内、外的沟通，甚至严重影响了饭店的经营和管理工作；

" ?- w5 @5 W; ~2 S7 Z, Y1 k' m2、由于工作性质等原因，行政秘书几乎在第一时间就知道了总经理对组织人事的任免、管理的决策等，有些任职者不能严守机密，为了自己的利益或者其它目的，私自把这些机密泄露给有关人员，使饭店蒙受一定的损失；
7 ~# t/ d  l" _/ M
/ R& R" x) R' U4 P: A& @; _# }3、在总经理的日常工作安排中，事前不征得总经理的同意，代替总经理做出某些工作约会的决定等，这些都严重影响了总经理的工作，给总经理造成了一些不必要的麻烦，忘记了自己是协助而不是代替总经理工作。

作为饭店行政秘书，要时刻注意避免出现以上工作误区，以职业的态度来对待自己工作，只有这样才能完成自己的工作职责。
, T, s9 E8 p$ s9 c2 ~
四、如何做才能胜任行政秘书这个岗位，结合自己的工作实践，提出以下五点建议
9 I, n& v8 |5 n# o: k1、制定详细的工作计划，计划根据时间可以分为年计划、季计划、月计划、周计划和日计划，计划根据内容可以分为学习计划、培训计划、检查计划、写作计划等形式，然后按照计划去执行，将计划落实到工作中来，落实到实际行动中去；
; ^; \/ R7 |  F' b" M1 s7 Z
2、在工作中实施规范化管理。比如文件的抄、写、收、发、归档都必须按照标准化操作，档案管理更离不开规范化的操作；

3、对时间进行有效管理。如在同一时间段内往外拨打电话，把需要复印的文件积攒在一起，然后去复印等，这样，既可以节约时间，也可以提高工作效率；

4、在工作中要分清楚轻重缓急。如紧急和重要的工作，先办理紧急的事情；重要和不紧急的工作，先做重要的工作 ；不重要和不紧急的工作，可以另找时间做，或者找他人做；自己不擅长的工作，而且该工作也不保密，可以与别人交换工作来做等；
6 q5 [& _! ]6 n9 o7 C
+ \( h0 O1 j$ q* o9 T8 k5、培养超前的工作意识，比如周末就着手计划下周的工作，今天下班前就开始考虑明天的工作，这样就会为做好此项工作留有充分的准备时间，不至于事到临头而手忙脚乱。
& d1 t( q4 a* c3 x2 I
( ^% t, J3 @0 E  d6 h/ Y5 [作为饭店的一名行政秘书，从业者一定要热爱自己的企业，热爱自己的职业，时刻牢记“诚心待客，造福员工，回报股东，奉献社会”的价值观，始终牢记“让顾客体面，让员工自豪”的企业使命，以一颗感恩之心来对待自己的职业，只有这样才能完成自己的工作职责，扮演自己在组织中应扮演的角色，发挥自己在企业中应发挥的力量。