在接待工作中,秘书经常会遇到一些不太受人欢迎的"不速之客",如上门推销产品的,强行摊派或募捐的,拉广告或要求赞助的,也有以材夜思为由企图达到不正当目的的无理取闹者.做好这些人的接待工作,无论对展示秘书个人风采,树立单位良好形象,还是为领导做好挡驾工作,把一部分没有必要由领导亲自接待的来访者过滤掉,使领导集中精力处理大事要事都具有十分重要的现实意义. & r" D7 a# O; l; u5 u( A ; c2 d1 p' i; y- b' O这些不速之客具有一些共同特点:一是不预约.他们知道通过预约求见领导成功的可能性很小,为防止吃"闭门羹"便采取直接上门的方式.二是口气大.这些人一进'-3大都喊着要找主要领导或"一把手",或千方百计讨要领导的联系方式,以求通过走上层路线达到自己的目的.三是很执着.这些人大都有三寸不烂之舌和软磨硬泡的功夫,常会摆出一副不达目的决不收兵的架势,所以接待他们时秘书一定要以礼相待,对症下药.剑桥办公管理国际证书考试指定教材《办公室管理》中有这样一则案例,能给我们有益的启示:/ U N% ?* }: R6 [
y6 r( t* f; ^, O8 c S" u$ B黄秘书凭直觉已经感觉到对方只是个广告推销员,但对方既然说与李总经理有约,也不好点破他的造访目的.接过名片一看,他果然是某家杂志社广告业务部的钱经理.黄秘书仍然热情地让坐,端茶,然后问道:"您是否和李总约定在上午会面?""如果您方便,我希望马上见到李总."黄秘书明白了,肯定没有预约.如果是李总亲自约定的,会有具体准确的时间."您看,很不凑巧,今天上午李总刚好有个临时会谈.我马上设法和他取得联系,告诉他您在等候,或者另约时间,可以吗?"钱经理马上表示可以.黄秘书接着说:"您看我怎么向李总汇报您的情况?"- k) G; {7 X) q; ]0 k/ E7 C; z
|' F1 K3 i; G7 g0 p黄秘书很快弄清楚了,来访者是为杂志社编纂本市最新工商业名录做广告,拉客户的.这类事已不是第一次遇到,黄秘书深知接待不可草率生硬,来访者中不乏"无冕之王",还是"恭敬送神"为好.从李总,得到的答复只有两个字:"不见."黄秘书当然不能对钱经理"直言相告"."钱先生,真对不起,李总的会谈是和一家客户讨论合同,我不方便进去打断.您看已近中午,怕要耽误您太多的时间了.您看是这样,我公司是华德公司的一家子公司,虽在本市,但多数业务往来还是在与外省和外商之间,全国工商名录上我公司已在册,本市工商名录上再登当然对本公司也有益,具体事项我一定请示李总,并用电话与您联系.您看,我可以打名片上您的联络电话吧?""好,好."嘴上说好,钱先生已显不悦."; {4 Y7 m3 h4 K! f. ^3 B