第三专题# i4 c# M* U# \; x5 B
9 M, b( z7 i3 X9 X/ u6 B: d加强办公室建设与管理& k$ ^6 D+ v$ L6 B
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一、办公室人员岗位认知与基本职责8 r% j; M3 t8 i* ]( ?
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二、加强办公室建设
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, |6 J0 W" @2 T三、办公室办会工作基本规范
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6 e/ ^# r( G. Q6 ]& A四、加强办公室的日常管理8 ]# Q2 I: a7 w: ?
9 C. g% W: i8 S2 a! J: j1 B6 F一、办公室人员岗位认知与基本职责$ h* ~8 B0 X7 f* ?$ f% \, C# n
9 R+ V7 H* t% ?3 U& T- [/ r（一）办公室的地位与职能重要地位：中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。7 m: A* X1 x$ v1 t0 u2 q
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联结各职能部门的纽带。窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表社会组织的形象。
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职能定位：
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, C5 [: c7 N7 e2 `7 M" S0 m' Y行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。
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+ @ q6 ^* m" k ?$ ^' U& P# a2 \/ P一、办公室人员岗位认知与基本职责) S5 _1 L9 L% x( {- x
p! T5 M* z3 S（二）办公室工作内容与特点工作内容：
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按性质分：' f, i. m6 i* T; `: ?& o& h4 n3 g) M
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程序性工作；智囊性工作；临时性工作。+ t) L I2 ?8 u$ R( }7 D' G- d
, D' t r) z( V% @0 Y' G按内容分：9 l0 p" N0 L" w$ F
7 r) \2 u V& M( w$ x! D N4 T) ?- y办文；办会；办事。（简称“三办”）工作特点：
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; D% P+ v" f+ D* [! P3 M, P综合性；服务性；程序性；被动性；机要性。% p4 L x9 G+ O* W9 d9 G
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一、办公室人员岗位认知与基本职责（) W: v2 `+ n( E# O% W
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三）办公室人员角色定位
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# y7 c2 @0 P4 X% {( q X" M4 ^办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊3 ?3 S1 w% M& \! M; }/ a
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（四）办公室工作对人员的要求
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2003年2月6月在中央办公厅工作会议上，王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示：; O" @" M, a+ E. x7 J( N$ U! Y1 g
" f/ E$ g' N. G$ U: g1 }* [
一、要讲事业心和责任感；
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, i N9 _: Q5 y& U二、要认真细致；/ G1 F, u; ]3 F* a. ]; {, Z
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三、要讲究程序(不要打乱仗)；
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5 d' F E1 S& E% e0 A2 g- h# _四、要讲工作效率。% y5 u; J- F4 T6 Z, Q: Z) X
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（四）办公室工作对人员的要求# K: Y% c6 E' Y! n/ t
5 B* P5 V9 Z4 d5 f+ F+ p5 ^1、思想素养2 A# P7 c! z, k8 t1 U6 v' B8 L
8 }- {( @% W5 Q2 o热爱本职。干一行，爱一行，专一行。( H: J7 n, x$ a( Y( ]
& \3 ^, b# J1 K" |政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题，处理办公室工作，听招呼，能自律，严保密。
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3 O+ D' T! ?% ^2 `1 W8 U责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。( }4 t# p0 Z0 W$ G7 j
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踏实肯干。舍得为工作投入。) U% _+ t! o% X8 [: r
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（四）办公室工作对人员的要求
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2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。% u, \3 ?+ X3 w' r2 R& W
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调研能力。善于通过调研掌握大量情况。
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, _. q! |- ?# w9 L3 C思维能力。善于思考问题，抓住关键。% ^4 B! M( @ T* ^$ p$ q
! O2 \. s1 I; y! x! O/ j表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。
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+ O$ E. b1 [: D% l, b（四）办公室工作对人员的要求: y8 J9 I3 N, N( |6 X$ @1 E" ~2 B ~
0 J1 H4 Z- v k# x- j$ i" P$ w0 I3、心理素养- N' T2 e) A* V. N* I- E
! u% Y4 _9 Z$ Y心理素养，指人对环境及其相互关系的适应能力。4 `" v7 u$ z- e1 B! M7 y5 h
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注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有职业的注意力。
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调控力(控制情绪的能力)。$ q! q8 \. n! w- P8 {
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意志力。5 w' R+ Y9 k# W/ f9 f4 a" E
0 ~! L6 k7 \6 M6 P7 Z/ b（四）办公室工作对人员的要求+ R8 ~8 k) Y2 `: P
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4、角色意识" L1 l3 L% i# Y; x4 \
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做好办公室工作，必须强化以下角色意识：服从意识7 ~' Q0 s$ H; \ P
' U( \5 i9 i% m全局意识: b1 `1 m; [- \6 o2 ]( f: c3 l7 b
; C) ?& p- e5 H9 n
责任意识
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创新意识
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奉献意识
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5 t9 F0 v z) F信息意识
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/ J5 ?: w7 N3 c* u9 c$ e4 t4 M程序意识2 C" I- W. z$ `- M# G
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学习意识
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（五）领导对办公室人员的期待
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" Y: K5 u; r4 A8 c! s, ? G/ }* h领导测评办公室人员的20道题目$ l. Y" n- f& U
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1．他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗?
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他是否了解你的目标和意向?% L/ V. a& r- l6 m6 @
+ D! y% o/ u# y: K. V他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?2 M7 M3 d$ A4 T' a+ E
) A5 r$ H. J9 w$ B
2．你外出2～3周，是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作?
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5 d, h6 |4 {4 v5 J3．他是否帮你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一切不用你催促?
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他是否很会安排时间?
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4．别人不提醒，他能否主动完成你交给的任务?0 q7 P2 G% A9 i) K# {4 M3 F- @/ W
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领导测评办公室人员的20道题目0 o! }5 O# @/ k5 H0 r' p
0 [" R, y9 l, x9 d+ C+ a5．他对待你的同事、来访者是否有礼貌?
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能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?7 |3 @( g0 Z3 h# D! l6 b/ r
7 \" p1 l) Y+ `" X! k# F1 m4 Z* M/ U' k6．他是一个富有想象力和创造力的人吗?: t1 o( E' o. m" p
+ O0 b0 e% ~" o6 U/ T2 v: Q2 L1 F$ q能否提出一些新的设想和建议供你参考，能否经常采用新方法改进工作?
; ~) ?5 P" J' t! n+ { a3 V3 t! A; E& z
能否制订新的工作制度或工作程序? K* c! D9 a s
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他的工作有条理吗?: T3 E' ]+ i$ s
2 |; b$ |1 i# z7．他是一个机智的人吗?
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# \7 [- v0 Q7 m! F, c能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?
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8．他能否提高文件运转效率?
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能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?
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% R; N0 i) O4 P# R% ` A/ u能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?0 @$ b3 n, N- C; }! ^, q
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领导测评办公室人员的20道题目7 g9 q" @( P6 o) L
, w2 o- v" ^; G! R/ ]9．他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?
$ H- T2 W1 D6 T# C. D4 K( c8 J$ {, G; t7 l$ q& j
10．他在危急关头是否沉着冷静?6 z4 @3 k5 \, q, k
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当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地继续工作?! ?7 ]' h% Z* T$ i- E! E4 Z
% e3 _7 P! M% p4 p; W: T4 b11．他对你的忠诚值得信赖吗?
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你能把一些机密信息资料委托给他吗?* \" w% [- g- L
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12．他是否有较广的阅读面和知识面?
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9 t7 o4 V: X* J, x4 h6 |2 B1 Y是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?
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; d F1 f; t5 x1 L8 Z领导测评办公室人员的20道题目+ H, r2 f( e3 `$ b0 @: |! i& N
! q6 `* [! D: \; }( s D7 f7 S13．他是否成为本单位有价值的信息来源?
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而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?
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14．他是否有个人学习计划?
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是否学习管理方面的知识或参与管理活动?4 a7 G+ j1 }( ]3 E
$ E& p) x5 j) D( C( q$ F是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客，你的行业?* D/ c0 y8 U5 _5 J0 x: A" b" J
+ B( L2 {9 N Q15．他语言表达是否清晰?% ~0 a& G9 b4 _9 R1 I
1 A; \4 |) X4 e3 ~4 y7 ~能否以书面或口头方式简要汇报情况?
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能否准确地传达你的指示?/ w( F1 K. v$ a: B2 N7 A+ U
6 D& D/ d, q. o+ m$ g% [能否了解你关于某项政策和行动的想法，并把它准确地传达给别人?
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2 K! E7 ^5 k( P: X* @: T0 M6 P- ]16．他是否按时完成每天的工作?
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是否根据需要自愿在休息时间加班?
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( v$ A9 N5 z/ q" q! w7 u8 w T领导测评办公室人员的20道题目
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# ~: w w7 H2 q, g17．他能否像管理者那样，必要时将未做完的工作委托他人，并督促他人完成?
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. P6 R% [, j9 i7 u0 U- ` p8 N. H18．在你不插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事?
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19．在调研工作中他是否称职?
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能否收集资料、调查事情经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?4 W8 B/ @) z; y# G+ e6 Z
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20．他是一个细心的人吗？能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等)，代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?, s5 |6 [' l1 |3 P- f
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启示……
3 ^; ~1 N' c# A9 R7 F) B
9 b2 Z- z" N" b% f. Q5 |, j二、加强办公室建设6 y- x u J6 M! T; U3 F2 O
|- R6 z, M2 F
（一）办公室建设方向7 o; L! t! A1 z& e
7 g; P) p! h8 s* h3 s+ u1、不断优化硬件和工作环境
1 C. C1 O3 D5 _/ n
- X; X- Z, H; I. o' T' Y3 G p! G# ~# ?2、积极推进建章立制工作9 a% B2 r( E& D; y1 g' C
( B7 A. u5 b- ?# I# Q3、努力营造和谐人文氛围! c5 E8 k6 w$ D( g$ F# z
* k% R! [ F/ T" m( }% [4、大力倡导团队精神! l, k- ]6 E: @+ @
! h7 T. [1 }/ M- X3 G/ p" H（二）建设“形象工程”——办公室礼仪常规: `) t9 n4 Q5 g6 u
) R! _$ ]9 S, ^/ J9 r良好的礼仪形象; m+ K5 ~; f$ B% f- W5 F& s
4 Q+ Z: B0 u: [0 J$ }: e
良好的电话形象
0 z$ o) Q0 ]0 L" \( }" L8 j
/ X' z5 G3 K% r0 w良好的文字形象- K8 R" [7 L. `3 S; b
5 }( L7 i! V2 a9 n/ D$ P) r' `良好的语言形象
- D, ?( K0 c" L4 n/ }* }( j. j
( @" O" S5 N; o/ Q) M: \% R0 V. |二、加强办公室建设
' c, r$ p, l, E7 F0 I
$ `0 S/ E0 p2 h" C9 u（三）人人争作办公室受欢迎的人员
! {* d: E; d5 m) w9 g$ O2 m1 G! j/ P* ~0 ]5 Z& ?
1、分内工作决不推托，并主动协助同事工作；4 R" q( p# h1 k! k* `0 O7 M/ s
5 V/ m, [, ]$ N- v% [# |8 h7 Q2 B
2、掌握自己的情绪，做情绪的主人；
' g6 q- v, U+ L( J. @4 t$ B0 w$ P( x* b" |: }, @" J. A
3、把同事当作客人，尽力做到同事满意；
+ r4 [- D9 ^8 U4 L) T) U5 V1 f
4 ~" L/ S8 o5 b9 t4、懂得鼓励他人，用赞扬代替批评；
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5、随时让同事知道你对他的感激；
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6、尊重个人隐私，公私之间分明；
0 ]5 L- `. p* j, a
' J. n/ v) D4 v! `; o7、乐于向同事提供资讯与经验，分享成功快乐；
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% H: y7 C! I" ~ Y8、不居功自傲，有容人雅量。8 ] I( S% `6 }
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三、办公室办会工作基本规范
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（一）会议服务的基本内容会前准备工作. h5 G4 R5 K& P0 [
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1、设立会议承办部门和服务机构
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H$ Y2 F# f- c* k4 y2、协助领导确定会议目标和议题
; w$ T( _: W2 \" T2 Q5 L/ z- j9 X" J+ @2 F5 O8 {# r
（1）确定会议目标
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7 _& P e ~/ h9 x（2）拟订会议议题
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6 e1 o+ R( _+ O3、拟订会议财务预算和会议方案
& q6 X/ L, i, R& N. B6 G9 h4 F
9 R6 ^! A- O9 z3 A4 V（1）拟订会议财务预算
: C: e' B/ c$ S8 L# d. D' E
, ~: v3 f* j- ?. w9 [5 W, x, t（2）拟定办会方案
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5 @/ b+ \9 R# r. r h( x（一）会议服务的基本内容
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$ G% p& d6 v2 w! v4 @会前准备工作; c- D! x$ a; p- [) f
4 F8 j, Q! Q$ s
4、确定会议的议程、日程和程序" t7 e' s0 N& `* T! A3 }
: c: G H" z( \& d, R
5、分工撰写会议文件# z3 w( s) S7 a0 J. m9 |+ \
2 J! E0 _5 e/ h( n7 f, I6、确定与会人员名单以及会议编组方案
4 m9 B( X3 ^1 [9 f5 M3 m, | S: I6 P5 C8 Q$ u( }6 v( J" r6 R. K
7、会场的布置工作/ u* ]0 A; Z( J/ E: V5 B
3 x* b% H% F' l1 F; S7 \衷心感谢各位领导和同志欢迎大家批评指正愿与大家更多交流。
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5 [- b6 v% k( l# f) v" r% M0 I主讲：姬瑞环
! A8 m$ x1 i- G) N, s |
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