办公室工作规范与技巧培训班讲稿：加强办公室建设与管理

第三专题
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加强办公室建设与管理

$ N' U/ H7 v. j0 Q一、办公室人员岗位认知与基本职责

" H3 E1 H2 y, z* q" R: e1 t二、加强办公室建设

三、办公室办会工作基本规范

四、加强办公室的日常管理

# B0 x; z. g9 ^% j一、办公室人员岗位认知与基本职责

+ E. T: R+ r. J' \6 T7 f* o（一）办公室的地位与职能重要地位：中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。
0 v, A. i; Q$ T' @& i. j
' G4 Z5 C4 `+ D. f! d联结各职能部门的纽带。窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表社会组织的形象。
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' M; Y/ K# ^& x6 }3 H& [职能定位：

行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。

一、办公室人员岗位认知与基本职责

: x4 M- c5 M% ^7 u（二）办公室工作内容与特点工作内容：

按性质分：
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  E3 O8 v2 A7 |程序性工作；智囊性工作；临时性工作。
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* j$ m- ?( h" N0 E2 H( b按内容分：

' R- v& `* M" c) k7 U$ n办文；办会；办事。（简称“三办”）工作特点：
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综合性；服务性；程序性；被动性；机要性。

一、办公室人员岗位认知与基本职责（
1 b9 g& \& V$ n2 M
0 B7 a+ N. u$ D) e4 ~三）办公室人员角色定位
( N: O7 W5 h1 I' Z: o+ t+ K0 t- r* i
6 p* c2 R$ w' {( I  K" v办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊
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: N1 q* t% h2 l* G1 x  h4 Z. m（四）办公室工作对人员的要求
1 ~% |9 O( K. w" m% I
  j) U8 K+ J: x7 h4 d# ^2003年2月6月在中央办公厅工作会议上，王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示：
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' z' W& @3 f6 w1 @) E一、要讲事业心和责任感；
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二、要认真细致；

三、要讲究程序(不要打乱仗)；

# {7 r6 K9 H# Z+ r0 {/ n9 r3 K四、要讲工作效率。
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" t5 Q) h9 o$ P" P( N. ~（四）办公室工作对人员的要求
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1、思想素养
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1 B0 h5 N3 ^! b7 U6 Y$ X3 \热爱本职。干一行，爱一行，专一行。
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政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题，处理办公室工作，听招呼，能自律，严保密。

责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。

踏实肯干。舍得为工作投入。
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（四）办公室工作对人员的要求

2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。
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0 P$ m7 m: X; X% c& f& r; |调研能力。善于通过调研掌握大量情况。

思维能力。善于思考问题，抓住关键。

表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。
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# W% P6 P; W5 ~! F/ \+ ?. O（四）办公室工作对人员的要求
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3、心理素养
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: S8 K- E* @" y' c心理素养，指人对环境及其相互关系的适应能力。
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注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有职业的注意力。

调控力(控制情绪的能力)。
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意志力。

（四）办公室工作对人员的要求
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4、角色意识
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2 r: Q1 i% T) [: [/ D3 \做好办公室工作，必须强化以下角色意识：服从意识

: R5 A# g5 a! J9 m0 K+ P6 P  c全局意识
8 ^9 |& ]: d+ ^9 {
% p+ g+ i3 |+ c: f责任意识

创新意识
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奉献意识

: }" |. ~' X2 c6 l' d) }信息意识
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程序意识
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) V7 N; ]' L% ^9 D$ ]! a& c学习意识

3 _9 f3 q6 m/ @! s& ~（五）领导对办公室人员的期待

领导测评办公室人员的20道题目
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1．他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗?

1 [% W# I1 d) ?5 P# X* V他是否了解你的目标和意向?

他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?

2．你外出2～3周，是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作?
, M6 ?7 v6 W- p4 f/ M6 d
! b6 {$ Q: @$ B  L$ ]3 x  s3．他是否帮你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一切不用你催促?

, h; N. H' G3 M) s- ?: G他是否很会安排时间?

4．别人不提醒，他能否主动完成你交给的任务?
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领导测评办公室人员的20道题目
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5．他对待你的同事、来访者是否有礼貌?
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9 I- F7 V" F" ?6 t9 Y, ]! d* w* p能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?
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4 }: U' W) |) c0 T5 S- S6．他是一个富有想象力和创造力的人吗?
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能否提出一些新的设想和建议供你参考，能否经常采用新方法改进工作?

能否制订新的工作制度或工作程序?
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; T' e# f2 e$ n2 S" U6 g他的工作有条理吗?
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- G6 G. p( y  T8 O( P7．他是一个机智的人吗?
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能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?
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, o' y4 V1 p# X/ w8 ~1 W9 }* `8．他能否提高文件运转效率?

能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?
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能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?
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6 ?! n! c6 H. F/ `& c0 y领导测评办公室人员的20道题目
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9．他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?

10．他在危急关头是否沉着冷静?
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! t+ [2 @8 \0 O0 I+ i" K3 z当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地继续工作?

11．他对你的忠诚值得信赖吗?

你能把一些机密信息资料委托给他吗?

12．他是否有较广的阅读面和知识面?
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4 {4 y4 G& X5 T6 n3 g是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?

( p4 @6 L3 s9 P" C& h领导测评办公室人员的20道题目

/ \- c' Y  _, h4 P13．他是否成为本单位有价值的信息来源?
" A4 S$ V. O6 F4 Y
* }( j# M  j  M而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?
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5 E2 t# o5 J3 g& ~14．他是否有个人学习计划?

" c/ T  a, \3 f3 y, _1 ~是否学习管理方面的知识或参与管理活动?

是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客，你的行业?
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15．他语言表达是否清晰?
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能否以书面或口头方式简要汇报情况?

2 h+ c: Y) ~: |4 Z  A7 H能否准确地传达你的指示?
7 w$ U( P* Y, |, x% ~9 [& d. A
$ d, b; |# c( D: Y3 L能否了解你关于某项政策和行动的想法，并把它准确地传达给别人?
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) [, M# k, @. K& V16．他是否按时完成每天的工作?
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9 k' C. \, T" O& O是否根据需要自愿在休息时间加班?

领导测评办公室人员的20道题目
, d; u% y5 x- Q% n. n. P) l$ T- _
; A: G" T* g8 W4 S4 z17．他能否像管理者那样，必要时将未做完的工作委托他人，并督促他人完成?
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; n( P7 x. i. v. |, u18．在你不插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事?

- V" v$ Z3 ^; s( x$ `19．在调研工作中他是否称职?

能否收集资料、调查事情经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?
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20．他是一个细心的人吗？能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等)，代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?
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6 C2 [* f; D# _2 h/ a启示……
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9 B, w5 [1 \) q二、加强办公室建设

（一）办公室建设方向
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1、不断优化硬件和工作环境
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; ~. q: w7 g5 e4 N0 G/ c2、积极推进建章立制工作
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3、努力营造和谐人文氛围

& c9 f8 t; [7 `5 q6 }( E, w% H4、大力倡导团队精神

. v5 u" c2 q6 m  @& I' h, Y2 g（二）建设“形象工程”——办公室礼仪常规
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良好的礼仪形象
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良好的电话形象

良好的文字形象
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良好的语言形象
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; [$ H  K4 Y: [# Q' t二、加强办公室建设
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（三）人人争作办公室受欢迎的人员
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1、分内工作决不推托，并主动协助同事工作；
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2 [3 X- o$ }; g% z2、掌握自己的情绪，做情绪的主人；

3、把同事当作客人，尽力做到同事满意；

- n; T3 p1 Q! m+ j8 H3 b0 t4、懂得鼓励他人，用赞扬代替批评；

5、随时让同事知道你对他的感激；
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. q' I- k* p, `: Z" W6、尊重个人隐私，公私之间分明；
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# Q, O* A; O0 ^$ i( T7、乐于向同事提供资讯与经验，分享成功快乐；

+ P* j/ [* E: v% [8、不居功自傲，有容人雅量。

0 d5 p; s) B% A三、办公室办会工作基本规范
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（一）会议服务的基本内容会前准备工作
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# ^5 ~4 f0 R3 D/ p( h: Y1、设立会议承办部门和服务机构

2、协助领导确定会议目标和议题

1 r& j. D; r" r' K（1）确定会议目标
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0 t% G. @0 |/ O. M（2）拟订会议议题

- Q4 d. P! `5 @. a7 C3、拟订会议财务预算和会议方案

6 L0 Q$ j3 t) K, L+ H（1）拟订会议财务预算

+ b# `5 b& ]2 k9 Z4 I" o（2）拟定办会方案

2 s# X9 ?- ^/ r" n2 g（一）会议服务的基本内容
6 W) g: G+ {- H! P: F6 M3 ~5 ^
会前准备工作
# C* E. z. J* n) g; r) T
! l8 G' E& z3 F$ q9 \  e& z4、确定会议的议程、日程和程序
# W) k3 j& ~; P! s/ W: t/ \: J2 Q
3 n( `- h2 q9 n1 Z5、分工撰写会议文件
- y- L# j$ h9 R4 ^5 M9 o2 D+ `' w
4 M* E* a$ O' J/ h/ Q% Q- m6、确定与会人员名单以及会议编组方案

- \$ x& M( R3 N  M( l7、会场的布置工作

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0 k$ k( p) w0 M2 ]/ @衷心感谢各位领导和同志欢迎大家批评指正愿与大家更多交流。
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主讲：姬瑞环
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{:soso_e100:}{:soso_e100:}

办公室管理！！！！！！！！！

办公室工作这么复杂，原来如此，又学一招，感谢小编的文章

学习了~~~~~~~~~~~~~~~