第三专题
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加强办公室建设与管理- u1 w! |) A( r: \& R1 j
$ N' U/ H7 v. j0 Q一、办公室人员岗位认知与基本职责5 H: j0 M" d0 I, U! _! W0 v
" H3 E1 H2 y, z* q" R: e1 t二、加强办公室建设8 c5 I& u2 ^# L% N
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三、办公室办会工作基本规范0 r2 k* h3 ~, W' ?1 z* S1 a0 a
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四、加强办公室的日常管理* A( S& w7 H4 ]2 @
# B0 x; z. g9 ^% j一、办公室人员岗位认知与基本职责1 _* g7 D3 m4 @- t5 f7 I. F
+ E. T: R+ r. J' \6 T7 f* o(一)办公室的地位与职能重要地位:中心:管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽:联结决策层与执行层的纽带。
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' G4 Z5 C4 `+ D. f! d联结各职能部门的纽带。窗口:经常与外界接触,办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌,在很大程度上代表社会组织的形象。
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' M; Y/ K# ^& x6 }3 H& [职能定位: b4 I6 c+ h, ]4 P
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行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。, N9 ?2 L9 B% E8 e
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一、办公室人员岗位认知与基本职责1 \8 H h3 w- h# s
: x4 M- c5 M% ^7 u(二)办公室工作内容与特点工作内容:; J0 u2 J( w# a
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按性质分:
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E3 O8 v2 A7 |程序性工作;智囊性工作;临时性工作。
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* j$ m- ?( h" N0 E2 H( b按内容分:3 Q1 _" `( M. M
' R- v& `* M" c) k7 U$ n办文;办会;办事。(简称“三办”)工作特点:
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综合性;服务性;程序性;被动性;机要性。9 V$ R6 K# I/ X1 I7 q% H4 }2 P
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一、办公室人员岗位认知与基本职责(
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0 B7 a+ N. u$ D) e4 ~三)办公室人员角色定位
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6 p* c2 R$ w' {( I K" v办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊
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: N1 q* t% h2 l* G1 x h4 Z. m(四)办公室工作对人员的要求
1 ~% |9 O( K. w" m% I
j) U8 K+ J: x7 h4 d# ^2003年2月6月在中央办公厅工作会议上,王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示:
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' z' W& @3 f6 w1 @) E一、要讲事业心和责任感;
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二、要认真细致;/ ]# g; |! W% g7 A! w
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三、要讲究程序(不要打乱仗);+ M0 r* w+ d& N/ o9 |
# {7 r6 K9 H# Z+ r0 {/ n9 r3 K四、要讲工作效率。
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" t5 Q) h9 o$ P" P( N. ~(四)办公室工作对人员的要求
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1、思想素养
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1 B0 h5 N3 ^! b7 U6 Y$ X3 \热爱本职。干一行,爱一行,专一行。
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政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题,处理办公室工作,听招呼,能自律,严保密。9 P5 C! \ Y% D, q
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责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。* p/ Q9 e4 @. p! `, I6 k
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踏实肯干。舍得为工作投入。
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(四)办公室工作对人员的要求; }- t4 A! g) r5 E3 ~7 e
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2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。
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0 P$ m7 m: X; X% c& f& r; |调研能力。善于通过调研掌握大量情况。1 C% m5 e2 A4 }6 h7 ]$ G+ E2 i9 U6 f" x
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思维能力。善于思考问题,抓住关键。1 o: e3 k7 x9 Z) O% }; o; o* p
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表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。
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# W% P6 P; W5 ~! F/ \+ ?. O(四)办公室工作对人员的要求
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3、心理素养
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: S8 K- E* @" y' c心理素养,指人对环境及其相互关系的适应能力。
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注意力。由于办公室工作的特殊性,要求对事物具有职业的注意力。1 D% u, F5 K" X" a9 O
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调控力(控制情绪的能力)。
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意志力。* Z4 ^- F' v; t2 X' V
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(四)办公室工作对人员的要求
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4、角色意识
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2 r: Q1 i% T) [: [/ D3 \做好办公室工作,必须强化以下角色意识:服从意识9 {0 @, E c* c
: R5 A# g5 a! J9 m0 K+ P6 P c全局意识
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% p+ g+ i3 |+ c: f责任意识! C$ ?0 \1 d) B& ^1 C) y
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创新意识
: |3 V8 J- E, d1 R9 a* n1 A" j4 L- ?/ f& \
奉献意识+ F! v. Y' y: N2 N5 v4 N4 b
: }" |. ~' X2 c6 l' d) }信息意识
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程序意识
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) V7 N; ]' L% ^9 D$ ]! a& c学习意识- Q, C3 o9 n- j; \ ]$ _
3 _9 f3 q6 m/ @! s& ~(五)领导对办公室人员的期待8 q! m0 D2 {( b# W, L% O( j# j
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领导测评办公室人员的20道题目
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1.他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗?+ E% ?) l9 v% \% U
1 [% W# I1 d) ?5 P# X* V他是否了解你的目标和意向?( S8 I2 l. q& W$ {- G% M: v0 f* e+ V
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他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?/ v! F( H6 b0 w# F0 ^
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2.你外出2~3周,是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作?
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! b6 {$ Q: @$ B L$ ]3 x s3.他是否帮你安排活动日程、协调约会,使你如期践约,一切不用你催促?3 p5 I) q1 O) D3 E" G
, h; N. H' G3 M) s- ?: G他是否很会安排时间?( b9 c# v( e( a' y0 y+ D! i
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4.别人不提醒,他能否主动完成你交给的任务?
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领导测评办公室人员的20道题目
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5.他对待你的同事、来访者是否有礼貌?
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9 I- F7 V" F" ?6 t9 Y, ]! d* w* p能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?
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4 }: U' W) |) c0 T5 S- S6.他是一个富有想象力和创造力的人吗?
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能否提出一些新的设想和建议供你参考,能否经常采用新方法改进工作?2 @5 y) H) C* q7 C
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能否制订新的工作制度或工作程序?
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; T' e# f2 e$ n2 S" U6 g他的工作有条理吗?
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- G6 G. p( y T8 O( P7.他是一个机智的人吗?
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能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?
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, o' y4 V1 p# X/ w8 ~1 W9 }* `8.他能否提高文件运转效率?3 H. U% e' {- V/ B
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能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?
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能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?
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6 ?! n! c6 H. F/ `& c0 y领导测评办公室人员的20道题目
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9.他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?" ~+ ^$ @0 B ^+ ?; P$ X
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10.他在危急关头是否沉着冷静?
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! t+ [2 @8 \0 O0 I+ i" K3 z当你承受压力而沉不住气或发脾气时,他是否仍能平静地继续工作?; [8 o6 u) K' @: y
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11.他对你的忠诚值得信赖吗?5 L6 M" B* b6 g
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你能把一些机密信息资料委托给他吗?1 K7 _+ Y2 C* l. k4 o9 a$ G! m
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12.他是否有较广的阅读面和知识面?
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4 {4 y4 G& X5 T6 n3 g是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?7 X9 Y! C& m/ y; c9 Z2 r
( p4 @6 L3 s9 P" C& h领导测评办公室人员的20道题目* A' H3 `8 R! w. {
/ \- c' Y _, h4 P13.他是否成为本单位有价值的信息来源?
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* }( j# M j M而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?
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5 E2 t# o5 J3 g& ~14.他是否有个人学习计划?0 r* u& o, Z. J+ J+ q' R: E# g
" c/ T a, \3 f3 y, _1 ~是否学习管理方面的知识或参与管理活动?2 b+ t3 ~5 u# u7 s' Z2 a
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是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客,你的行业?
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15.他语言表达是否清晰?
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能否以书面或口头方式简要汇报情况?7 ?8 v- b- n( T' W! }
2 h+ c: Y) ~: |4 Z A7 H能否准确地传达你的指示?
7 w$ U( P* Y, |, x% ~9 [& d. A
$ d, b; |# c( D: Y3 L能否了解你关于某项政策和行动的想法,并把它准确地传达给别人?
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) [, M# k, @. K& V16.他是否按时完成每天的工作?
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9 k' C. \, T" O& O是否根据需要自愿在休息时间加班?' O8 C+ w R# \1 r `' O! ~) z
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领导测评办公室人员的20道题目
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; A: G" T* g8 W4 S4 z17.他能否像管理者那样,必要时将未做完的工作委托他人,并督促他人完成?
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; n( P7 x. i. v. |, u18.在你不插手的情况下,他能否替你处理好每日的例行公事?/ f* q' q; o5 t/ j2 n) w$ d$ p
- V" v$ Z3 ^; s( x$ `19.在调研工作中他是否称职?8 Q4 O0 D, }$ T4 n6 c
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能否收集资料、调查事情经过,并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?
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20.他是一个细心的人吗?能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等),代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?
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6 C2 [* f; D# _2 h/ a启示……
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9 B, w5 [1 \) q二、加强办公室建设 j% V; f/ W7 {# X
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(一)办公室建设方向
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1、不断优化硬件和工作环境
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; ~. q: w7 g5 e4 N0 G/ c2、积极推进建章立制工作
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3、努力营造和谐人文氛围2 ?8 T1 t: `4 o" t
& c9 f8 t; [7 `5 q6 }( E, w% H4、大力倡导团队精神& E2 ~# u6 G7 Z) R; K. p+ `7 W
. v5 u" c2 q6 m @& I' h, Y2 g(二)建设“形象工程”——办公室礼仪常规
" {7 B6 P# p2 [2 ]4 p. u/ M' _7 k$ r' I& o
良好的礼仪形象
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良好的电话形象+ s% ]: Q+ ] O+ j/ u
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良好的文字形象
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良好的语言形象
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; [$ H K4 Y: [# Q' t二、加强办公室建设
8 q1 O! H% c( L. o* ~6 g; q2 }2 o1 @! z) i9 M( ~1 y
(三)人人争作办公室受欢迎的人员
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1、分内工作决不推托,并主动协助同事工作;
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2 [3 X- o$ }; g% z2、掌握自己的情绪,做情绪的主人;3 z: O }. d \: o F
+ S* _ M' y' g0 t
3、把同事当作客人,尽力做到同事满意;9 \! ]9 n) s9 Z$ T" i& T& y8 D
- n; T3 p1 Q! m+ j8 H3 b0 t4、懂得鼓励他人,用赞扬代替批评;/ t7 x! P( l% I; t! b
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5、随时让同事知道你对他的感激;
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. q' I- k* p, `: Z" W6、尊重个人隐私,公私之间分明;
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# Q, O* A; O0 ^$ i( T7、乐于向同事提供资讯与经验,分享成功快乐;& I1 F+ w* \& j: V3 v, \, f$ Z$ X/ w
+ P* j/ [* E: v% [8、不居功自傲,有容人雅量。, L% R1 @/ ~2 `3 X6 e
0 d5 p; s) B% A三、办公室办会工作基本规范
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(一)会议服务的基本内容会前准备工作
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# ^5 ~4 f0 R3 D/ p( h: Y1、设立会议承办部门和服务机构: j& ]% W; T9 P6 T% h/ u
& j, L z" O8 R% q2 y Q
2、协助领导确定会议目标和议题' a1 U' k' m) U. @. B( X& `
1 r& j. D; r" r' K(1)确定会议目标
4 r; a) y$ D7 S" O# I2 ], D
0 t% G. @0 |/ O. M(2)拟订会议议题# u: b/ I( e! j' K" L
- Q4 d. P! `5 @. a7 C3、拟订会议财务预算和会议方案, b5 r' v7 T+ q7 _ _- |
6 L0 Q$ j3 t) K, L+ H(1)拟订会议财务预算* D& O: R1 {9 S5 H. P' o- W4 q
+ b# `5 b& ]2 k9 Z4 I" o(2)拟定办会方案! B# O) B' |4 l0 b
2 s# X9 ?- ^/ r" n2 g(一)会议服务的基本内容
6 W) g: G+ {- H! P: F6 M3 ~5 ^+ R' r2 W3 e4 R% q- n: `# k# Y4 H
会前准备工作
# C* E. z. J* n) g; r) T
! l8 G' E& z3 F$ q9 \ e& z4、确定会议的议程、日程和程序
# W) k3 j& ~; P! s/ W: t/ \: J2 Q
3 n( `- h2 q9 n1 Z5、分工撰写会议文件
- y- L# j$ h9 R4 ^5 M9 o2 D+ `' w
4 M* E* a$ O' J/ h/ Q% Q- m6、确定与会人员名单以及会议编组方案4 g& |; C. C! O; T
- \$ x& M( R3 N M( l7、会场的布置工作
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0 k$ k( p) w0 M2 ]/ @衷心感谢各位领导和同志欢迎大家批评指正愿与大家更多交流。
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主讲:姬瑞环
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