办公室办文工作规范 , E0 E- K$ u5 O- U1 Y0 r' `
一、办文,指办公室文书工作中对日常各种文件的签收、登记、分送,以及对有关公文的起草、审定、签发等事宜。
/ I: F3 E# ]: @2 \) I 二、文件管理人员对通过机要传递的所有秘密级文件,在交接过程中应进行认真核对,检查登记各类公文的内容和编号在交接过程中是否差错,并盖章、签署收件人姓名及收文日期。4 g/ x7 U$ T8 q& s% u5 U d5 \
三、文件管理人员应将签收公文分上级来文、下级请示、同级呈送件,逐渐进行登记并加盖收文章。1 v+ A1 h% y8 _
四、文件采用簿式登记、电脑登记等方式,进行简登和详登,登记内容包括:' [# K4 B M" ?0 p! h2 ~
1、文件类分为:收文序号、日期、来文单位、文件标题、文号、分数;, `3 g4 p! [& y5 q
2、请示报告类分为:收文序号、日期、送文单位、内容、送阅批的领导;
% N- c& A9 k7 U1 e3 v! J0 ] 3、同级呈阅件,一般是情况报告或简报类,均可简登,只记来文日期、期数。+ [, Z6 D2 V' g
五、收到文件要在当日阅文,文件管理员先登记编号,分类立夹。送阅文件(简报)按照阅文范围的规定,急件急办,并填写送阅文件单,分送各位领导阅文。2 L; z9 \, l8 i
六、上级领导机关重要文件先送办公室主任阅处,根据主任要求传阅。
/ z9 T' `( A! D( t' a8 C 七、办公室文件按顺序传阅,送区领导阅文,每天下班前送阅一次,急件及时送阅。涉及分管工作的文件先送分管领导阅批,然后续传。5 [7 k0 G0 X$ W5 `# [7 q) @
八、简报、情况信息类,分发各位领导,由文秘科直接送阅。送领导阅示的急件两天后领导未阅退的,文秘科应催阅。文件传阅完毕,在文件上注明各位领导阅文时间。9 ^& a i" a0 B6 R% H
九、办公室文件管理人员要随时掌握传阅文件动态,特别注意重要文件的去向和领导批示情况。6 F& c' u/ z! }+ \7 }, Q
十、对各部门上报的请示件,区领导批示后,一般在二日内退呈报部门,急件急退,并办理登记手续。& y5 [% X' N5 Z) T: M7 H% G! t
十一、领导批示的办理情况,要在批示的留存稿的下方作出记录(包括告知何部门何人、时间和说明事项等)。所有批示输入电脑备查。, J, g9 v" | j1 y
十二、发文的办理:
; a) r9 ?4 n* [( I0 L3 R( M1 M4 R 1、以区政府名义发文,文秘科拟稿后经主管主任审核后,由主任批转区长或副区长签发;
3 O7 p* T0 {2 j( |# j- {! W: E+ d 2、以区政府办公室名义发文,文秘科拟稿后经主管主任审核后,由主任签发;& N8 L4 I3 X: k# j6 a
3、公文用印前应对用印文稿进行认真核对,做到审批手续齐全,公文格式符合要求,上行文、下行文机关的关系恰当,主送、抄送机关准确。凡铅笔、圆珠笔修改或签发的公文不能用印,严格按规定份数用印,对不符合要求的行文,采取退、补办法处理。- S2 T6 d1 f% z) W! n+ L. B
4、印制文件要预留办公室存档备案及备用2份。% W3 }0 I0 N' j5 ?! \8 {
十三、接受到的涉密公文统一由文秘科收发登记呈送有关领导。/ e: Y8 v' G. ?# h$ l. H
十四、外发公文,封装要严密。必须注明密级和编号。信封上标注的收文单位与发文本上标注的发送单位要一致。2 N8 \9 v5 k% i# w' h7 X
十五、文件按发文机关、内容和缓急情况分类立夹:类同机关;类同内容;正式文件;简报;急件;阅件;批件。文件立夹,需在夹内附文件传阅单并注明送文日期。4 d) z. U- k' R" @! a
十六、文件送阅前,需填写“文件传阅流转单”,准确标明夹内文件和送文日期。
' ]3 V# |: q* t) f i' x 十七、绝密、机密、秘密文件,要严格执行阅文范围规定,未经办公室主任批准,不得外借、复制以及录用电脑磁盘。经分管局长同意复制的,应把复制件作为重要文件登记,并按同级公文保管。/ F' ]- g& {; r) k: a4 ~, N) `
十八、文件管理人员对不需要清退但具有查考利用和保存价值的公文,要按照档案规定及时整理立卷,做到严格按照文书归档办法执行,归档公文必须完整,在规定的时间内向档案管理中心移交档案。2 k6 z$ Y7 f1 Y2 P
十九、文件管理人员对不归档和无保存价值的公文定期销毁。涉密材料由文件管理人员编造销毁清单,经办公室主任审核后销毁。其他需要销毁的公文,也要登记造册,并经部门负责人批准销毁。: o% i- H5 f# F: E5 n" s
销毁公文的时间为:上级部门文件保存1年后销毁;介绍信和无须归档的文书存根,保存2年后销毁。“销毁文件清单”与收文登记簿一并长期保存。
9 V& y. f& K$ U: b1 h* \% O g5 g 销毁时由2人以上监销。 ; f+ y; l, c6 @) m, C% C
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