浅谈秘书工作的三大职能与11项职责

　职责是秘书人员在辅助管理的活动中所承担的具体的工作内容。它具有多样性和具体性的特征，解决的是秘书应当做什么的问题
* y, Y" s/ K+ s3 U
　　职能则是秘书人员在职责范围内一切活动所产生的整体功能，它具有宏观性和概括性的特征，它不仅解决秘书工作做什么的问题，还要解决秘书工作为什么做和应当怎样做的问题。
# o8 f! {4 [' _+ y: H0 o4 ^9 s! v& r
# _9 s2 Y3 H7 O  `7 A* o　　一、秘书的职能
1 c8 y- Z. o3 I7 Y7 {/ Q　　1.辅助决策

　　（1）、辅助决策的含义：在决策过程中，在知识（包括理论）、能力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。
# s: G9 H7 z1 _+ @
6 \. C' S+ W" \- g! S　　（2）、辅助决策的特征：体现在以下几个方面：
% `# x) N3 b% q' Y) m! Q8 ^
　　辅助内容的综合性
4 \5 V% z2 e! E+ l7 f
　　辅助时间的经常性
  T2 Y1 }% J0 S5 m9 N, t
　　辅助环节的全过程性

　　（3）、辅助决策的原则

  {3 n% {" v! v3 V  w: [" C4 u! o% n　　超前原则
% M8 v' M2 {9 r, z6 z$ I; f" Y
* P: ]" b( M( e/ J0 A　　定位原则

* g* M+ J# M) m% U　　信息原则
& R' T& n, }/ {2 W  g) {
# z9 l: O1 w1 `2 ]( Y1 V　　谏诤原则
% x% x6 j. A& U3 F3 |, u& v
4 I4 i" J( k/ s  @　　（4）、辅助决策的过程

( L/ _! I, M# r* M　　协助领导确定目标

! d9 s1 z2 o! k- |4 A' D　　协助领导设计方案
  y! Y0 X: Z' r6 V% Z% k
　　协助领导评优选优

　　协助领导实施反馈
$ [/ O3 l- y% |, B& ~# r3 ~
' W+ u1 k7 Z  J( b/ D' X　　2、协调关系

　　（1）、协调关系的含义：秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。
) M* @8 }4 }  a, C7 W
　　（2）、协调关系的特征
. H0 ^0 f/ `5 y; _0 x, C
. s4 S7 G, H2 M! U7 ~$ i1 ]1 C% C3 E0 _　　从属性
" N2 j: y2 `; V# y; U) S
% P6 ?" n/ e" i5 ~' _7 x1 b2 t　　广泛性

! g' R2 J! [% E: u　　间接性

& Q( D' ]* B4 J1 ]　　（3）、协调关系的原则
; v% P! v7 u  i# H( w2 v* v
　　政策指导
1 ^/ X' \' u1 {+ P. R) }
0 {" S: H$ d5 V% b　　客观公正
( c8 i. R. Q1 S$ j, O
　　平等协商
8 N, `( b, c+ `+ P$ h: N
; M( t- N0 d; x　　注重整体
3 b4 b- |; }. r
　　灵活适度

. K' z' b2 \  ]2 m; x4 b& g) [　　（4）、协调关系的过程

　　摸清情况
4 I0 l% c+ d( c
　　找出症结

　　恰当协调

　　督促落实
" \2 @: }# u: \8 K
5 R& ?) k% a5 x$ A" ~　　检查反馈
9 s! A1 O; o5 b, u
' Z' |- J; H" Q+ T　　3、处理信息

4 t, I2 h1 V. q8 o　　（1）、处理信息的含义：信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信号中的内容。
* Q% }. G+ {) O3 o) n; n
　　（2）、处理信息的原则

7 V8 p& n1 h. t: T# U5 V: s　　及时性原则

- y1 |* P1 y7 `　　保真性原则
! |/ x5 }6 w& J$ @" E
　　适用性原则
7 R+ ^3 \  E/ @0 A+ S, \/ N
  `6 q9 x+ S8 V  f8 a, g2 B. i　　预测性原则
6 }+ u- A; d% f, y) [
4 y8 b1 C# `# D# x4 h5 F　　（3）、处理信息的内容

! r0 D7 G1 b; K　　历史信息
3 B  ~! `6 s0 e4 s" a5 t" G, G* \
　　上级信息
6 @& ?) j( z- B* V& z5 v* f
　　内部信息

　　公众信息

. R. y9 y# ~+ x, x( s3 K　　社会信息
- R- I3 |. z) G( d' L
3 O1 n4 L. t# A　　（4）、处理信息的过程
( Z4 h9 [* z1 a! ]. Y
( _4 [$ q$ P3 @  y" `　　信息的收集
( F  m, _3 r# }% }0 r3 ]- L, F" k6 ^
# t& e0 @# w3 M: ]0 B' N　　信息的加工
1 P) |- G( c5 n) C% Y# [; ^1 E& B1 |
8 ~% E5 P+ z  J1 _　　信息的传递
' l( D8 S! w2 }6 m5 W( m: F3 }
' ?7 w) Z# s& e9 i) E　　信息的反馈
- J! f9 J) t( Z4 s/ |+ R3 E+ P6 r
　　信息的储存

　　4、办理事务

0 M1 A) T! ~( g* q　　（1）、办理事务的含义：事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作。

　　（2）、办理事务的特征
+ O3 X/ |6 M) H8 W
5 d* Z- p6 F, i1 I　　综合性

3 G) M0 k1 ~$ K. _/ J, X　　服务性

　　繁琐性
* p) Q- A; x* s. O0 f& x
& s, w/ L! A" `6 {# J　　突击性
# w; n' a8 Y  k! ^/ D$ a
　　（3）、办理事务的原则

　　被动中求主动
4 K1 ^" R4 Z0 U
　　原则中求灵活

- N: H5 w% O* @4 v% F3 Y: Q. d　　繁杂中求规范

　　（4）、办理事务的程序
4 D  `6 G$ S# U: N7 Q3 [
　　自然程序

　　理论程序

4 J8 E4 a9 Z5 S' v" }: L　　指令程序
4 K6 B2 c) d' \* [$ S+ M
7 f. M# a% y4 A( l$ [8 J　　法定程序
) [2 ], |, z% Y" B
) _4 g2 t; \, Y4 n/ b' f, H+ O' m　　技术程序

　　习惯程序

) A7 @/ s0 @2 g' M! Z8 u2 D　　二、秘书的职责
0 B7 B$ |, L: [. [2 M2 C　　大致也有以下11个方面：
8 E3 ~. ^2 o! a5 }4 ?3 w% q8 |
# s" ]% G, ]- _- K　　日常事务管理（办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理）

/ F6 ^# _2 d8 v( g' Y　　接待事务（来访接待、安排服务等）
% \" x; [% H2 t5 o, a
　　会议事务（会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等）

2 _8 D4 r5 b. T) E　　行政事务
9 ?) u! o# V7 h4 I3 b
　　信访事务（群众的来信来访或顾客的投诉处理等）
! x  v) |" A  V! F) o3 ]# A
) F* B- V2 p- n% P# `, b- y3 h　　调查研究事务（搜集信息，提供可行性的方案供领导选择）
- l; ?: L3 \4 f7 D* X+ u
& h  O3 s2 ^3 |, U9 ~  g　　文书档案事务（文书撰写、制作、处理和档案管理）

　　写作事务（各种文体的写作）
% p' y; O" j/ W0 c+ `6 q
7 V7 ~: M& }) ~2 C! o) g% ?9 q. E　　协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等)

　　督察工作（督促、检查领导交办批办工作的落实情况）
5 j. P) a3 \/ k  K6 m6 p7 B" X9 a
　　其他领导临时交办的任务