做好秘书工作的方法

      秘书工作的方法多种多样。办事、办文、办会虽然有许多程序性的做法，但同一类事务因不同环境、不同领导要求、不同性质的机关单位，甚至不同个性的秘书会有不同的做法。比如写文件，有的人喜欢先写提纲，再打草稿，有的人喜欢先打腹稿，再一挥而就；又如接待客人，有的先说亲切友好的客气话然后再谈正事；有的则喜欢开门见山，直接进人问题核心，很难说哪种方法对或不对。秘书工作中的许多具体方法是靠长期实践、通过经验积累而产生的，不是单靠书本所能教会的。何更好地为领导服务角度，着重谈谈做好秘书工作的方法。
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　　1、思想上的“三个意识”

　　秘书要做好工作，要树立“三个意识”，即组织文化意识、全局意识、责任意识。
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　　(1)组织文化意识

　　没有组织文化的融合性就没有思想和行动上的统一性。组织内部的每个成员都要深人学习组织文化，把组织文化深人渗透到每一项工作中，落实到实际行动上。领导的思想就是组织文化的重要组成，领导的命令都必须不折不扣地贯彻执行。

　　(2)全局意识
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　　服从、服务于全局是做好秘书工作的基本要求。每个秘书人员都要时刻以大局为重，牢牢把握大局，要善于从大局的角度思考问题。如果大局意识不强，就很容易陷入本位主义和小团体主义，工作就不可能做好。办公室的每个成员都要正确处理大局和小局、全局利益和局部利益的关系，服从、服务于中心工作。

　　(3)责任意识

　　创造一流的工作业绩的关键，就在于是否有强烈的事业心、责任感。要不断加深对秘书工作性质、地位、作用的认识.发扬高度负责的精神，自觉做到在标准上求高、措施上求严、工作上求实，尽心尽力、尽职尽责、扎扎实实、创造性地开展工作。

　　2.工作上的“三个满意”
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: m8 C" G% \; L6 b6 N　　即让领导满意，让员工满意，让客户满意。让领导满意，就是在工作中准确领会和把握领导意图，当好领导的参谋和助手，使领导感到得心应手。秘书应当做一个有心人，仔细观察、认真了解领导的思想方法、工作方法和领导艺术在为领导出主意、当参谋方面，坚持超前性，把握准确性，注意针对性，讲求实效性，做到问题准、内容新、层次深、来源广、传递快，想领导之所想、急领导之所急、供领导之所需，最大限度地满足领导的要求。让员工满意，就是要从大局出发，从员工实际悄况和部门实际利益出发，充分发挥秘书部门的桥梁和枢纽作用，加强领导与下级部门的联系，让领导了解员工的情况，把下级部门的呼声、要求及时传递给领导。同时及时向下级部门通报组织一个阶段、一个时期的重要工作，定期或不定期地征求他们的意见和建议。对下级部门的请示汇报，要分清轻重级急，及时办理。让客户满意，就是对来宾要做到进有迎声，走有送声，问有答声，热悄、礼貌、周到，杜绝门难进、脸难看、话难听、事难办的衙门作风。让客户满意与让领导满意、让员工满意是相互联系，相辅相成的，是一个密不可分的统一整体。让领导有更多的精力和时间考虑大事、考虑全局、考虑内部员工，让员工满意是更好地调动员工的积极性，共同为领导、为客户做好服务工作，齐心协力把工作做好，让客户满意是让领导、让员工满意的落脚点，只有最终让客户满意，才是最好地让领导、让员工满意，才是秘书工作的根本目的。

　　3.为领导做好事前准备
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4 p: c" k( W. j　　秘书工作中的很多业务活动都是为领导的工作做铺垫的。如领导决策前的信息收集与加工处理，领导召开会议前的筹备工作。领导出差前的出差事务准备，倾导批阅文件前的文件拟办等等。这些铺垫性工作的效率与效果直接影响领导工作的进程，秘书做好铺垫工作应注惫以下几点。

　　(1)准确把握领导工作目标
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　　既要准确把握领导整体工作的目标，又要准确把握即将开展的具体工作的目标，并将两者结合起来。整体月标不明确，工作就会顾此失彼，具体目标不明确，工作就会失去针对性和有效性。

( s7 u7 X5 [6 z& W5 y4 W　　(2)明确领导工作进程与各个环节
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0 x1 A+ v8 ?: L8 t　　主要包括：各个环节的任务要求，各个环节的时间进度，各个环节与相关方面的关系，各个环节的人员组织、政策决策等，在顶导决策中秘书要积极主动地进行协调，秘书部门是综合协调部门，要按照领导要求和“有理、有节、有度”的原则及时解决依法行政中出现的矛盾和问题，避免“鸡毛”挡车和其他扯皮现象，促进各项决策和工作部署的落实，明确了这些，秘书的铺垫性工作才能主动而有序地进行。

( T& O& i* k$ _# a! B# m9 ~) P' ?; E　　(3)做好事前准备工作

- ]( g. t2 l. P8 F$ V　　比如领导要实地考察，秘书就应事前安排好考察路线与交通工具。领导在考察中如需电视直播，秘书就需要事先与电视台联系落实。
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　　(4)加强与领导的沟通
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　　随时把握动态。对可能发生的情况要有应对措施秘书的铺垫性工作方法可以归纳为：以领导的工作目标为指导，按锁导工作进程和将要采取的措施与要求探作与领导密切沟通，确保铺垫工作的有效性。在领导决策后.秘书要及时仔察反该。在督察程序上，根据领分的工作部署，及时提出有察建议，排出晋察单子，拟订计划方案，加大力度开展多种形式的督查活动。及时向领导反切决策的落实情况。
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1 O7 Q" B! J' P' T4 t　　4.对领导决策的工作付诸行动

/ L' g6 c4 L  d1 t! p3 H1 N　　领导作出决策以后，秘书就要开展一系列的拓展延伸：草拟决策文件，提出执行方案，发送文件和收集来自组织外部及内部的反馈，领导召开的会议结束后，秘书要做好文件的立卷归档、会后的落实催办。领导出差回来后，秘书要整理有关材料，了解出差效果，办理出差经费报销等后续事务。秘书要做好拓展延伸工作应注意以下几点。
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长期的工作实践，使我对秘书工作有较深切的感受和肤浅的认识，现综合整理如下。
5 }/ V# ?7 u/ R; z) C7 |　　一、秘书工作的主要任务
　　秘书工作是直接为领导服务的工作。要向领导及时不断地提供信息，提供资料，为领导决策创造条件；要为领导了解情况，掌握工作进程服务；要为领导想问题，出谋划策，提出建议；要为领导节省时间，让领导用很少的时间和精力，获得较多的信息。
0 _* {* T! u9 x　　秘书工作的任务重，内容多，事情杂。但是，归纳起来，主要应抓好两个方面即“七个字”，进行“四种帮助”，发挥“三个作用”。“七个字”就是：一方面，对文电的收、发、转、抄等事务性的工作；另一方面，对事情的管（理）、拟（稿）、调（研）建设性工作。“四种帮助”就是：帮助领导了解情况、发现问题、拿出主意、处理问题。“三个作用”就是：起到参谋、助手、顾问作用。在完成上述任务时，要站得高、看得远，立足领导角度考虑问题，顺应历史潮流，循序渐进，积极稳妥，有效展开。
; f! I" A7 N# k+ P　　二、秘书工作的基本要求
& Z% S8 O. |: t+ K$ j　　（一）提高认识，树立正确的事业观
) c2 S/ ^' L$ O　　秘书工作及其机构，是领导的耳目，是领导机关的中枢神经、联系纽带和沟通桥梁，是党政军各级领导部门不可缺少的工作和机构。每一位秘书工作者，都要充分认识其重要性，牢固树立为领导服务的思想和爱岗敬业的事业观。
' Y( {/ Q# w# q/ y3 O　　（二）讲政治，提高思想性
  h9 ?' F5 D7 `8 K* Q　　要坚持四项基本原则（坚持社会主义道路，坚持人民民主专政，坚持共产党的领导，坚持马列主义、毛泽东思想）。政治是统帅、是灵魂、是第一位的。在实际工作中，首先要考虑的是解决原则问题，然后解决具体问题。坚持解放思想，解放思想是党的思想路线的本质要求，是不断开创工作新局面的一大法宝。秘书工作，要随着形势任务的发展和需求，适时转变思想认识，更新观念，增强活力，以应对各种新情况和新问题，保证工作始终沿着正确和健康的轨道运行。坚持用中国化、时代化的马克思主义最新成果武装自己，提高工作中的思想政策水平，在起草文电、办理事情、解决问题时，都力求体现毛泽东思想和邓小平理论，体现党的方针政策。坚持加强思想品德、组织纪律和实事求是作风方面的修养，尊敬领导，尊重同事，尊重他人，尊重事实，关心和爱护下面的同志，做到素质强，形象好，作风硬。
. e+ G, o- E$ h" G' m　　（三）积极主动，管好建设性工作
. Y8 Z6 j0 W. G+ t7 v　　秘书工作，应当立足管、拟、调，并以“管”字当头，帮助领导办好事情。要管理的有三种情况，一是领导直接抓的中心工作，要掌握动态和进程，提供情况；二是日常工作，要抓得具体，不仅要提供情况，还要提出建议，必要时要准备复议方案；三是领导暂时不抓的工作，要主动管起来，掌握一般情况，到时候能跟得上去。
　　（四）认真负责，严格要求
　　把认真负责落实到“三劲”和动脑问题上。做工作要有干劲、钻劲、韧劲，百折不挠，不怕困难；办事情，敢于动脑，善于动脑。认真负责要体现在办事情的彻底上。每办一件事情，都有头有尾，有交代、有检查、有结果，做到收到文电必处理，发出文电询收到，呈送请示催批发，传达布置查结果，领导交办有回音，出现问题要报告，件件事情有着落。严格要求，就是有成绩不自满，有问题不放过，对自己好的方面要发扬，不足的就克服。对下面，有好的就表扬、鼓励，不足的督促改进，错误的批评，并帮助纠正。
* g( g) n9 M0 J: @1 q0 C　　（五）不怕被动，争取主动
: y9 K) b' N! [* c" H　　秘书工作，事务性的很多，被动性比较大。然而，矛盾论告诉我们，被动可以转化为主动。怎样做到主动，平时多准备，到时就主动。一是吃透两头，对上面的精神领会得透彻，对下面的情况了如指掌；二是多请示勤汇报，把自己始终置于领导的开导之下；三是加强工作的计划性、预见性，避免盲目和混乱；四是坚持编写“大事记”；五是建立制度，积累资料。这样，被动就可变为主动。
, k" y4 ?% {, t　　（六）加强自身学习，全面提高素质
5 l# L4 ], `: L- i1 R　　作为一位秘书工作者，必须努力学习，不断充电提高，特别要学习中国化的马克思主义——毛泽东思想和邓小平理论。通过不懈地学习，全面提高素质，提高“五个水平”，增强“七种能力”，牢固树立“四观”。“五个水平”是：政治思想水平，政策水平，理论水平，业务水平，写作水平。“七种能力”是：学习观察能力，政策运用能力，调查研究能力，管理服务能力，沟通协调能力，开拓创新能力，自管自控能力。“四观”是：世界观，人生观，价值观，事业观。从而达到适应新形势和新任务的需要。
　　三、几项具体秘书工作
. }& p6 _, v- v0 ]* k/ Y7 l　　（一）文电的处理工作
　　对请示报告，要一问一答，及时办理。对总结经验报告，要件件过目，经过研究，选择推广。
6 f* ]' d5 O- I9 v& Z3 O　　处理文件分三类：一类是阅后转走的；二类是自己了解情况的；三类是自己要承办的，对这类文件要认真阅读，消化其内容，准备好处理的有关资料。
  Y0 ^3 {( s7 q! `6 w2 g  `% j　　呈送领导批办的文件也分三类：一类是呈请领导批示的；二类是呈送领导过目的；三类是不呈送文本，只需口头向领导汇报的。
　　呈送领导审批文件的程序，先送主管领导，后送其他有关领导。批转有关部门办理的文件，事后要催问其办理情况。
  O& g/ G7 L% S, ]+ g　　切实做好文电的保管、保密、归档工作。
　　（二）文电的起草工作
　　1、对起草文电的要求。（1）力求贯彻领导意图，体现政策，切合实际。（2）思想明确，材料生动。提倡什么、反对什么、肯定什么、否定什么，都要明确，不能含糊。要有情况、有分析、有措施，不要空议论。（3）围绕主题，突出重点。（4）层次分明，条理清楚。（5）文字简练，用语通俗。
2 }9 x( Z1 g1 {+ b+ J9 u　　2、保证文电质量的措施。（1）不断提高领会领导意图的能力，增强观察事物的敏感性，争取多参加一些会议，多听一些领导人的讲话，头脑里多装一些有关领导的东西。（2）多了解情况，多收集信息，多掌握材料。（3）努力学习，不断提高思想政策理论水平，丰富知识，提高智商，增长见识。（4）提高写作水平。关键是多看、多想、多写。多看，就是拓宽视野，广泛吸收新鲜东西，用先进写作方法充实自己。多想，就是善于用脑，广开思路，用新的思维模式，从不同的情况、不同的角度、不同的层面、不同的层次、不同的方位思考问题。多写，就是把学得的新鲜东西，加以实践练兵，写的多了，时间长了，熟能生巧，就会有所提高。（5）抓住撰写文件的几个主要环节。一是领会意图，明确观点；二是选定材料，把收集的材料列出清单，进行排队，然后，去粗取精，去伪存真，作出筛选；三是拟定结构，敲定提纲；四是写出初稿；五是反复推敲修改；六是集体研究，主动请示；七是领导定稿后，打印校对。
　　（三）会议的秘书工作
　　1、会前准备。（1）在领导的意图下，安排会议内容；（2）如果是传达文件，自己首先熟悉文件内容，理解文件精神；（3）发出开会通知，如果是电话通知，要讲清会议的时间、地点、人员、内容、需准备的材料等事项，如果是指定与会人员，要请本人接电话；（4）安排与会人员的食宿、车辆等问题；（5）对与会人员的报到及时催问，避免误事。
+ C4 J5 O8 S7 M! |8 V: i8 A, v　　2、会中，主要是搞好记录。对有文件问题，可简单记录，没有文件的要记得详细些，并注意记结论，记重点，记分歧意见，记数字、时间、地点、人名。
　　3、会后，主要是把会议决定的问题，迅速通知出去，其方法是，或发文件，或发纪要，或发简报，或口头通知。事后要抓贯彻落实。
- V& z; [8 n$ K3 n$ e# \! U) d0 X% Z　　（四）资料集累工作。
* y8 \+ S) |$ j) S! V! U! K7 c　　（五）群众来信来访的接待处理工作。
　　（六）党委会的秘书工作。

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