在办公厅室工作,既便不是专职会务工作人员,也难免会参与一些会务准备工作,如布置会场和主席台、摆放桌签、就餐宴请、照相合影、发放会议材料、挂会标、试投影等等。说起来,这些工作都不复杂,没有多少“技术含量”,只需认真一些,谨慎一点,按照程序一步一步做就能完成好。其中,最需要秘书人员留心和注意的是桌签的摆放。
! K! f$ D' V, T' Z8 |1 W! o% X4 U
1 V7 E F# }0 \ 会务工作中,涉及到桌签摆放的主要有主席台、正式宴请和集体合影三个环节。
0 L3 K. [ H! T, }& b7 H; Q! q$ Q o8 |4 _5 E
一、主席台桌签的摆放( c7 \& x. }: \! y( Z& K1 k
6 A, U: z# P" v5 R' B5 l4 F3 w 会议主席台必须摆放桌签,以便于领导一目了然,对号入座,也避免领导在主席台上的互相谦让,既利于维护会场秩序,又增强了会议的严肃性。# A1 u1 n E% D6 C# O! F
( ?3 L- R3 `. p, D+ Q* H/ t( e! S 会议主席台,一般应面对会场入口。每位参会领导面前的桌子上,均要摆放双向桌签。桌签的摆放原则为前排高于后排,中间高于两侧,左侧高于右侧。此处须要注意的是,左右之分,要以主席台1号领导座位朝向做为参照标准。* o3 _, |/ U0 Q6 h3 O6 b
. e" J4 u2 ?; x+ d2 t8 S& \7 F7 B 当参会领导为单数时,主要领导居中(即主席台的中线位置),2号领导在1号领导左手位置,3号领导在1号领导右手位置,以下如此类推。) j4 b+ c7 C" ]0 ?; z* p4 z) k
! u( z6 j, L% v* R
当参会领导为偶数时,1、2号领导同时居中(分别放在主席台中线的右边和左边),2号领导依然在1号领导左手位置,3号领导依然在1号领导右手位置,以下如何类推。(示意图如下). E, P: M: J9 k' q; g" o
( o% i. E6 n$ U1 W( a
# [ U9 A( ]+ w( ~- Y G! I+ E+ M( I! i" }
会议发言者发言时若不宜就座于原处,应设立发言席。发言席一般位于主席台的正前方或右前方,并摆上桌签。
% D% r" E* ~* r! J8 p$ c2 w
+ }4 u- ~. V5 h: x0 h 圆桌会议通常能让参会者有轻松、友好、尊重之感,所以在开座谈会、沟通会、协调会时一般会采用此形式。摆放圆桌会议的桌签时,应该注意座位的朝向。一般面对门口的座位最具影响力,也最具有权力感,在这个位置摆上1号领导的桌签,其余顺序按主席台的桌签摆放顺序即可。5 u3 w1 F1 @- Y6 `5 o- S- H
" T( L% `; V& v4 b6 m' O
二、正式宴请时的桌签摆放
* U# D( L. l7 E$ b) n9 `& g/ O) A# M# w
宴会前,总能看到一些人谦来让去的,不为别的,只因没有桌签,无法确定座位,既不想“越位”,当然也不想不“到位”,只能在推让中达成一致。& h3 ]/ q8 ^, L2 P/ O$ g7 n c
6 C6 e! P0 ~+ N+ R5 Z. t
正式宴请时,一般都事先摆放桌签,以便参加宴会者入席时井然有序,同时也是对客人的一种礼貌。一般离门最远的、面对着门的位置是上座,离门最近的、背对着门的位置是下座。宴请时以右为尊,上座的右边是第二号位,左边是第三号位,依次类推。主陪坐主座,副主陪坐主陪的对面,1号客人在主陪的右手,2号客人在主陪的左手,3号客人在副主陪的右手,4号客人在副主陪的左手,按此顺序摆放桌签。以上主陪的位置是按普通圆桌宴席设计的,如果场景特殊,应视情况灵活确定。
) n1 f T5 p; D1 ?) A7 I. O% J3 L: T, H8 {$ H% n# q
三、集体合影时的名签摆放
/ l! [7 g& ]7 ?( w- P2 v6 e1 z
6 I ]9 w" z6 {! p& e7 E |