无论什么机关的办公室主任,都是那个机关领导者的耳目、参谋和助手。一个称职的办公室主任,应该具备以下素质:
9 M1 p/ V5 y4 g" C( d5 g& D) }5 \* {3 E( |) J8 i
+ j6 K$ P) m* p6 `4 s! |# o
一、具有正确领会领导意图的理解能力。领导的意见、指示一般都是通过办公室主任上传下达的。因此办公室主任必须要正确理解领导的意图,以便准确地上传和下达领导的意见、指示。
$ L4 ^/ K8 {2 \- Q) w; ?/ S" @' w; L/ P1 t+ y1 y, g) G
6 v! t, y3 U4 ?# N 二、具有组织大型会议和大型活动的组织能力。大型会议和大型活动,一般都由办公室出面组织,需要办公室主任作出详尽的计划与周密的安排,包括会议通知、材料准备、会场布置、食宿安排等等,凡涉及到的所有细小末节的事情都必须安排得十分周到,否则就会贻误工作。7 a* p* E* c% g H. F- _
" P" y, C( i2 A0 \" p
" Y. Y: s# q0 F2 W: v+ c5 @ 三、具有妥善处理事务的能力。因为办公室主任有时候是代表领导者处理事务的,所以,无论是领导交办的事务还是领导没有交办的机关其他事务,都必须一件一件处理得恰到好处,不能因事务处理得不妥当而损害领导的形象。4 F8 n0 `3 W$ a0 }' V
+ p$ ~+ P, a8 w: b7 W% y; b+ [/ Y* |
四、具有很强的驾驭文字的能力。办公室主任不仅要做好会议记录、综合文字材料等简单的文字工作,更重要的是要参与审定或者亲自撰写领导讲话文稿、审核并修改以机关名义发文的各类文稿。所有这些出台的文字材料,都代表着机关的形象。因此,办公室主任应该具备很强的驾驭语言文字的能力,并不断努力提高自己的写作水平。
) }% E7 [0 K# X; [1 V' L0 l" j$ J9 f6 x
/ ^2 ?8 X: Q* r! `3 O1 f/ h1 D
五、要有很强的综合、平衡、协凋能力。机关办公室是具有综合、平衡、协调职能的机构,很多时候都代表领导者综合情况、平衡关系、协调工作。因此,办公室主任要全面地了解和掌握全局情况,站在领导者的立场和角度做好全局各项工作。5 ?1 D3 ^, ?1 g
" {. c p/ w. ]/ [
4 e1 { {: a* a6 Q) U
六、要有一定的公关能力。办公室主任经常接待来访人员和来客,领导不在场要接待得十分得体;领导在场时,不能喧宾夺主。代表领导者到外面办事,要想方设法克服一切困难,千方百计把事情办成。9 \ X! J! N; N' G1 l
. M& s* T) a( o+ X5 L& s0 W
6 x0 G' m9 K, N) X+ A5 d 七、要有超前的预测和参谋能力。某些事预计领导会想到,要提前作好准备;某些事领导暂时还没有想到而办公室主任想到了,要提醒领导;领导办某一件事,办公室主任要注意学习领导的办事方法,设身处地想想这件事要是由自己来处理该怎么处理,必要时还可为领导当参谋,出主意。' w2 B- i% a: E5 @
|