摘要:公文写作是办公室工作人员的基本功之一,要想写好公文并非易事,在写作中一不小心就可能出错。而常见的错误总结起来也有十几种之多。作为办公室人员,应在工作中不断总结,不断创新,努力提高公文写作水平。
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关键词:公文写作;常见错误;对策
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文秘工作是办公室工作的重要职能之一,公文是办公室参与政务、管理事务、搞好服务的重要载体,是文秘工作的重头戏。写好公文是文秘工作者必须具备的基本技能之一,它不仅要求写作者有扎实的文字功底,还需要掌握各种公文的特点和格式。- h; G. S9 L: j3 P4 z
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办公室每天都要接触大量的公文,如果所拟的公文不合格,势必影响流转的速度,并给主送单位平白增添许多麻烦。笔者所在的校长办公室经常遇到类似的情况。下面我努力把常见的错误放在一篇公文里,展示给各位同行共参:3 p, E. ?; `* y2 u W
# ]; v, F* E. X4 g& x- v7 H关于邀请x校长、x书记参加“10356211”工程奠基仪式并致辞的请示报告- b% G$ `6 ^5 Q: k
8 I& ^% N6 `+ S/ t7 U校长办公室、党委办公室并呈x校长、x书记:9 R8 h: G- q$ p3 \ @8 _
6 m! V; D* ?- ^ 根据“校长办公会议决”,我院成立了专门的“10356211”工程指挥小组,在校领导的指导和指挥小组的努力下,前期准备工作已经就绪。现定于十月二十一日举行工程奠基仪式,届时想请x校长、x书记参加仪式并致辞,请校长办公室提供方便。热切盼望x校长、x书记的到来!
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2 a% z0 X$ H% ~& ]2 m; i 此致* D6 b+ o* C* c4 \8 |
5 B: v M6 M/ `/ M 敬礼!
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2 B7 {, F$ o! j, {( g/ _ 附件一:讲话稿; `1 {& m5 R1 A" W
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附件二:议程。% L b$ o' b7 M$ ~
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' P7 |2 i# l: u# H7 y 2005年10月11日+ s+ t! ?7 y* D3 C# c3 f
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9 V5 V7 N6 u9 v1 t- |6 z+ K m 一份完整的公文由文头、内文和文尾组成,内文是主体,上面展示出来的就是公文的内文部分,本文主要探究内文部分的常见错误和对策。, t4 k3 Q A0 E' d- w
% O( i% a6 m6 y4 l 一、标题:标题应由“发文机关+关于+事由+文种”构成,对内发文可省略发文机关。就上文标题而言,似乎也符合这一要求,但这是最起码的格式要求,细究起来,这个标题仍存在着不少错误。" O0 A' l; c8 F# i
' o2 U/ q4 _; P: t! h 1、多用标点。标题中除书名号外一般不用标点,如:关于印发《华东师范大学公章管理办法》的通知。上文题目中的顿号、引号都是多余的,应该去掉。
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. w6 `- _2 s# b: s7 b8 a9 O) M 2、人物模糊不清,顺序排列不当。公文里所提到的人物应使用全名,不能只用姓氏加上职务,一个学校可能会有两个王校长,不用全名会引起不必要的麻烦。对外行文尤其要注意。“党先政后”的排列顺序在我国是约定俗成的,校长和书记同时出现时应把书记排在前面。( r2 s7 j) l5 U- o, p/ ?
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3、项目不宜使用代号。公文应该是明晰的,应让阅读人一看便知。有些项目和工程有代号,而这些代号可能只有该领域的人知晓,一旦用代号代替项目具体内容出现在公文里,会给人一种不知所云的感觉。) a5 A6 [; J- [3 g0 L+ F7 ^
" r* Q) X' D6 o. g7 ` 4、混用文种。根据国务院2000年8月发布的《国家行政机关公文处理办法》,行政公文的种类主要有命令、议案、决定、意见、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要等十三种。请示和报告为不同文种,不能混而为一,上文应属请示。文种不能错用,也不能混用,更不要生造,如事宜、申请等都非公文文种。2 m( \; X: `: Y1 y8 k* {9 r& I6 @% }5 ]- {
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二、主送机关:即受文对象,应根据公文内容选择相应的主送机关。上文中的主送机关也存在着错误。# z# M, b2 N( B
. }: e0 |# A `: M! W' H- D 1、多头请示。请示和报告一般只写一个主送机关,需同时送其他机关的应采用抄送形式。上文应主送党委办公室,抄送校长办公室。
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( y+ A4 b# n! `+ r 2、不能送个人。公文是机关单位之间联系汇报工作、处理解决问题的载体,它只针对单位,不针对个人,所以它一般不直接送给个人审阅。
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三、正文:文种不同,内容要求也有变化。请示的正文一般包括请示原因、目的和依据,应写明请示事项,并提出自己对解决问题的态度和意见。上文作为请示,虽然符合基本要求,但很多错误也是显而易见的。5 R F, [) e7 G' t% S0 O* }5 f8 t
0 y/ E- D% C8 P. I1 c3 w6 d* v 1、引文不全。引用的公文要写明:发文时间+发文机关+标题+公文编号,如:根据华师(2003)17号《关于进一步做好非典型肺炎预防工作的通知》精神。上文所提到的“校长办公会议决”缺少时间和议决题目。
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2、数字不规范。正文中除一些约定俗成的叫法外(如华东师范大学“十五”规划),数字应用阿拉伯数字,“十月二十一日”应为“10月21日”。& j; G, P5 x/ }+ Q
( v4 c1 ]; ~7 I) c 3、用词不当。公文讲究公事公办,不需要过度客气,行文应力求客观。“请校长办公室提供方便。热切盼望x校长、x书记的到来!”这些含有感情色彩的话尽量不用。& u8 W: K" a# ~/ y. o( w* C
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4、信息不准确。公文所涉及的时间、地点、人物应尽量做到准确具体,上文中举行奠基仪式的时间不够具体,地点也没说明,在公文写作中要注意避免。
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4 ?# P4 z/ Q! c 5、结尾不当。公文有自己的结尾用词,请示一般用“以上请示,请予批复”结尾,而不用私人信件中常用的“此致敬礼”。
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6、缺少联系人。请示一般应有联系人和联系电话,上文中少了这项内容。! J6 g! \: U2 C2 ^% q
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四、附件:为了补充说明正文,公文往往要添加附件。上文的附件也存有错误之处。
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1、格式不对。附件的正确格式是:0 K2 j2 ?' I% c5 l" s" b1 B5 S' L
" u& w, a/ O: L7 f6 y 附件:1、xxxxxxxxxxxxxxxx. P+ T; G$ H8 @+ |! b" z4 W
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9 ?' q, V- Z# D1 U, Z4 y 附件名称后不加标点。
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2、附件名称过于简单。附件的名称在简洁的同时还要能概括出其具体内容,不能过分简单。上文的附件1应写明什么人在什么会议上的讲话稿,后面最好注明(代拟稿)字样。附件2应写明什么会议的议程。1 @4 u' g. \9 E. y7 i; S& W
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五、落款与日期:正文后右下角要写上发文机关和发文日期,这看起来简单,但一不小心,可能也会像上文一样出错。, i5 G/ U$ \. M+ r6 m0 `. c( v
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1、发文单位不能用简称。其实在整个公文里,人名、地名、单位名称、文件名称、事物名称等都忌用简称。上文中的“资环学院”,应写全称:“资源与环境科学学院”。, Z& C& e3 |9 U' X& ^$ H" N
) T8 F& L. b. v; V7 ? 2、发文日期不能用阿拉伯数字。和正文要求正好相反,发文日期要用汉字,但0不能写成“零”,也不能用0,而使用插入中的符号“〇”。所以上文中的“2005年10月11日”已改为“二〇〇二年十月十一日”。
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公文写作不需要小说家丰富的想象力,也不需要诗人华丽的词藻,公文要的是朴实、简洁和实用,但想写好公文却并非易事。公文对文字的要求可以说达到了“天然去雕饰”的至高境界,而公文种类繁多,每种公文的格式又各不相同,这都为写好公文增加了难度。但作为办公室工作人员,又必须度过这一难关。以上用一篇例文来说明公文写作中容易出现的错误是远远不够的,愿各位同行在工作中不断总结,不断创新,努力提高自己公文写作的能力和水平。(作者:霍九仓)
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