当领导不愿意见某位客人,你怎么替他“挡驾”?给领导挡驾,最考验一个人应对紧急问题时的综合能力。给老板挡驾,最能体现一个人应对紧急问题时的综合能力,是每个人必修的职场功课。8 q, t. g! u- V3 S
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从最初的前台秘书,到现在的公司副总,我给上司挡过的驾不计其数。我坚信,并不是因为挡驾的次数多少才获得了理想的职位,而是在每次的挡驾过程中,我所体现出来的接人待物的方式、思考问题的角度、解决问题的能力,让领导们觉得我可以胜任目前这个职位。
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0 H6 V' N% ^6 r6 F( }% T 当我告诉他老板现在要事在身时,这个拎着公文包的男人趾高气扬地斜睨着我说:我是你们老板最要好的朋友……
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7 H R; A; n8 V- [# j 我离开广电圈后,曾在一家上市公司做前台秘书。
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公司在三楼,前台正对着电梯。除了接电话,就是和电梯里走出来的人打交道——你得辨别哪些是公司的重要客户,而哪些是领导不待见的人等。, {2 z2 ~1 z% I) _' z
4 V$ }- {3 }5 J3 ]+ i3 m4 V3 O 有一回,一个拎着公文包的男人,出了电梯,绕过前台,径直往里走。我喊住他:您好,请问您预约了吗?
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& T3 {$ Z2 F/ D$ Y& b4 J/ J 他停下来,趾高气扬地斜睨着我说:我是你们老板的朋友!
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老板那天确实很忙,正在接待一位前来考察的领导,已经交代过不要打扰,估计这会手机已经关机;而这边又自称是老板要好的朋友,万一真有什么紧急事,在我这个环节耽误了,说不定老板到时还会怪罪于我。
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. l U8 J+ ?5 W: y6 G- L& q% e 但我立刻拎出其中主次。那就是在没有预约、而领导又有要事在身的话,任何来访者都应该服从大局。于是,我抢先一步挡在了他面前。! N6 f. Q3 |4 U* }% V6 o
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记住,不卑不亢是一个挡驾者最好的态度。我诚恳地请他谅解一个新人的难处,如果一定要在没预约的情况下执意去见老板的话,即便你就是他的朋友,他也会认为是我的工作失误。
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; s- F: H; h9 G. v' E 当然,我也知道自己作为女性的优势。末了,我微笑着激将他说:“作为老板的好朋友,更应该尊重他公司的制度,并且配合他公司员工的工作。”
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" z* P9 V7 K! P 这个男人被逗乐了,说:“你们公司怎么找到这么个伶牙俐齿的前台秘书!”
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; Y M5 f* C/ S( { ] 后来,当知道他是找老板解决一个私人问题时,我非常体谅地告诉他,市领导的考察估计会持续很长时间,不如你先回去,等老板接待完,我会转告他你来找过他。
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他很乐意地接受了我的建议。后来,我们成了朋友,他还在老板面前多次夸奖我机灵、得体。
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自我总结,不卑不亢的态度很重要
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当领导没时间或是不方便亲自出面解决问题时,秘书、下属都会成为临时的挡驾者。这也是领导考察下属综合能力的好机会。6 O! G1 q7 t$ H1 a0 o+ L
7 O6 M1 R' G: K3 A3 y+ U/ u作为下属来讲,一言一行都代表公司形象,因此,挡驾时保持不卑不亢的态度很重要。虽然领导出于种种原因,当时不便接待,但这人可能是公司的潜在客户,也可能是领导的重要客人,尽量不要让他们对你的态度产生反感;即便他是个讨厌的投诉者,给公司带来无尽麻烦,你也应该给予充分尊重,在问清来由后,留下姓名和联系方式,另约时间。* ^' ~& | l5 d2 o. |
8 C9 e) Y2 b: ^. y挡驾时还需把握的一个原则是,尽量从来访者的角度考虑问题。比如,建议来访者回去等消息,是考虑到他的时间宝贵,但由他来选择是继续等待还是先回去,将该主动权交还给他。整个交谈过程中切记一点:诚恳,是挡驾最高明的技巧。) U! u0 w/ @% @7 [* f
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另外,“我一定将你的情况转告领导”是很重要的挡驾之辞——对来访者是个心理安慰,同时也将“要不要回复来访者”的主动权交回给了领导。这个大姐是总经理的姐姐,刚开了个票务公司,本想能从弟弟公司拉一笔业务,没想到吃了闭门羹……
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我曾入股过一个公司,但是小股东。同时给大股东,也就是我的老板打工。& R# i3 F( m7 ]+ a$ i: Q
! c+ t6 C* C& \2 o0 o公司规模不算大,但麻雀虽小,五脏俱全,因此,各种各样的推销,如礼品公司啊,印务公司啊等等都找上门来,寻求业务合作。我是个挺按原则办事的人,回扣什么的我一概不接受,一切从公司利益出发,在同等质量的情况下,谁有价格优势就和谁合作。
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有一天,一个中年大姐找到我办公室,说:“你们老总真是六亲不认,同样是机票,从哪里订不都是一样?非得说这不归他管。”2 b" M3 n3 C# S
) A* p/ l5 {* F- f5 d9 n3 ^+ w这个大姐是总经理的姐姐,刚开了个票务公司,本想能从弟弟公司拉一笔业务,没想到吃了闭门羹。果然,随后,总经理电话打到了我这里,让我看着办。
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我知道,碍于我这个小股东,总经理很多事情是不会擅自做主的。但是,在行政职务上,他毕竟又是我的领导,我也得从上下级的关系来考虑如何处理这个问题。
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于是,我给大姐倒了杯水,让她坐下慢慢说。在认真听取了她们公司的报价后,我是这样说的:
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; r* c$ f2 u* ?$ S一,公司有公司的规章制度,按制度办事这是第一原则;二,从公司利益出发,我们会和有价格优势的公司合作;三,和谁合作都是合作,在同等条件下,我们也讲究人与人之间的感情。
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* B# N$ D+ A$ v4 O+ H大姐听后,直对我竖大拇指,夸我说得“有水平”。她说:“你也知道我和总经理的姐弟关系,这样吧,我再让一个点,和我们的合作是不是顺理成章了?”
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既然这样,还有什么好说的?当然是和她合作了。/ f3 x+ @! B& ?* X; o; I% y
; l( i" B4 k- q; d/ c- E后来在一次饭局上,总经理对我说:“既能为公司利益把关,又懂人情世故,这样的合作对象,我没选错人。”
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自我总结,在制度与人情中把握尺度% B1 G3 }8 o X/ e: D4 q3 a
5 |9 w( s6 X& f: u X. }: v还有一类挡驾,是因为领导本人不方便做出决策,而将问题抛给相关部门负责人,请他出面来解决问题。这时如果对来访者抱着轻描淡写打发了事的态度,很可能因为不得要领,而让领导对你心存不满;但如果你越趄代庖擅作决定,又很可能作出对公司不利的决定。) Q3 }* o. T. T+ y7 \/ ` z. j, U: v
0 Y2 v- X& E; }$ p9 ^ _3 m9 C" o因此,把握尺度很重要。7 F! x$ t: _- w) p+ s5 i
' } a" `' E1 C我的建议是,首先与领导要进行充分的沟通。在明确来访者的身份、意图后,再做出符合领导意图的决定。二是所做的决定要符合公司的利益。任何一个管理规范的公司,会对坚持公司规则和公司利益的员工行为给予赞赏,即便有时候这种行为一定程度违背了领导的意志。' @$ z1 j- W' G; L2 z
% U1 C8 r5 ~2 X8 [" ^1 b还要提醒的一点是,当来访者的问题并非自己的职务范围时,一定不能代替发言。你所要做的,只是礼貌接待,并把问题反映给相关部门。上级主管部门的一位领导推荐了一个做律师的亲戚。老板觉得这位律师擅长民政类官司却不擅长经济案件,但又不好直说……* A" K5 R+ u4 b$ J) `6 H) k
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我为之前一个公司服务期间,任总经理助理,经常要替领导挡驾。我印象最深的是,有一次我们公司遇到一个经济纠纷,需要一位律师。上级主管部门的一位领导知道后,推荐了他的亲戚。老板向业内人士打听,觉得该律师擅长领域不在经济类,但又不好直说,于是要我“酌情处理”。" O; u5 W! x0 F7 \7 M9 s
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个中利害关系,明眼人一看就知道:上级主管部门的领导,不能不给面子;可是不够对口,又会担心让公司利益受损。* E+ R; g. u7 @2 K8 Y0 u
+ y, N6 u! X7 T* I& u( V我在斟酌了许久后,打电话给这个律师。我说了以下几个意思:我们老板很认可这位律师在圈内的知名度,委托我来跟你们联系洽谈;但是这次是经济纠纷,我个人认为,这位律师可能不太符合我们这次的需要;公司相信以这位律师在圈内的良好人际关系,可以为我们介绍更适合的人选。另外以后我们公司有这方面的需要可以再请他。
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0 L6 E% C/ b- z2 D* z* s% u对方闻之有理也连连称是。你看,这样的挡驾其实也不难,就是让领导做好人,自己做恶人。9 K! T7 M. `& Z/ P* b
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当然,后来在一次小的民事问题上,我真的邀请这位律师协助我们,从此大家也建立了更良好的互动关系。; p+ g+ E6 E6 v) _: f
0 z) o: Y0 p( p3 C自我总结,要有甘当恶人的精神+ Y! D4 O5 g6 C7 Y
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