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提高办公室工作效率10种方法

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weishan 发表于 2013-7-8 00:30:00 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
 
    一天的工作什么时候才算完成?对于许多公司来说,答案是“永远没完”。甚至许多管理人员手头也有一大堆要做的事情。为了在工作和私人生活之间保持一种健康的平衡,员工要学会在工作时保持高效,从而得以在合理的时间离开办公桌。如果做不到这点,就会精力不济、创造力低下,最终危及健康。用以下10种方法,你可以认清每天必须完成的工作并找到完成任务的策略。
" a% _% G. I9 G. A% ~! M; \6 E
5 V, H3 ?( ]! r+ A1.每天都以计划开始' B4 O. k- v- C
每个工作日的头15分钟用于写下任务清单。写出清单后,你就会清楚地知道,哪些工作是今天必须完成的,哪些工作是今后几天内要完成的,哪些是长远的目标。这样你就会精确地找到需要优先处理的问题,从而避免被那些不重要的事情分散精力。这样,即使你决定在某个合适的时候停止工作,工作进度也在你的掌握之中,不会受到影响。
" {. E0 g. o" P( n/ y, @0 s
7 U' R) P9 b0 X9 B2.分派任务
+ C3 Z$ Y8 o5 {. ]在写出了任务清单后,认真考虑一下,哪些任务是可以分派给团队中的别的成员的。每天早早就找出了这些任务,就会使团队成员能够尽早开展工作,从而加快完成任务的速度。和你一样,同事也希望对每天的事情早做安排,如果你是在一天的最后几个小时才把任务分派给同事,同事会不高兴的,因为你有可能打乱了他们的计划。* ~1 `5 j! i' a# ]* n* I

5 s) x0 t, v" U: ?$ m3.控制干扰
- U/ \# ]! x! a5 N+ v- y" [5 ?不要让料想不到的电子邮件、电话和会议打乱你的工作计划,从而使你不得不加班。为控制干扰,可以这样做:每隔几个小时而不是每隔10分钟查看一次电子邮件;将电话转为语音邮件,只回复那些确有急事的电话;要求将会议安排在你方便的时候召开。3 v) U8 O4 e& y: \" M$ d

! y1 \. J# q$ z7 E* P: y( R- [4.早工作早离开1 K( r; M5 }$ L, ], X
加班加点工作到很晚可能会引发恶性循环——工作到很晚通常会使你起得晚,然后又导致你要工作到很晚,如此循环。在一个星期内强迫自己早点开始工作,早一点离开。开始这样做很困难,但你会很快发现,早点开始工作能够使你每天有做计划的时间,从而提高了你的工作效率。
. [' m' S4 h3 x4 g- W& t4 @: Q# m& H
1 N( z3 C' _8 ?& A5. 不要在工作时间干私事
" h5 o& F) O+ e( `% n7 |一些员工放任自己,在工作时间为私人事务分心。在工作时完全不考虑私人事务是不现实的,因此要对付账单、写感谢卡和其他影响工作效率的事情进行统筹安排。这些小事情会影响你的工作,如果你将很多时间用于与工作无关的事情,那么晚上要加班就是不可避免的。) i, _% q' ?2 ]8 W- ~* k
) X/ U! a- i5 g$ ?6 c! s( R2 p
6.下班一小时前才将电话铃声调响
# l, A# U7 a) E, {/ n" v" e在一天的正常工作结束后,将打进来的电话转到你的语音邮件系统中。这样做既可以保证你在正常工作时能够专心致志处理紧急事务,又能够使你不用工作到很晚的时间。
) P4 o' w6 T& n: Q5 u0 ^8 Q8 U4 M+ {1 C! U/ a) I/ W  G) j  _  e
7.依靠和信赖电子邮件
9 X  V8 O% s" h) u1 H& H许多日常的交流通过电子邮件就可以完成,不一定非得打电话。使用电子邮件可以使你避免打电话聊天。当然,也有一些公司必须直接与人交谈才能有效运作。但是,绝大多数员工能够利用电子邮件处理更多的沟通交流事务。
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1 X+ v) m* q8 R& T( g     记住你不是超人,公司雇你也不是为了解决所有的问题。做好你职责范围内的重要工作就可以了,不要忙着给其它部门提建议,搞策划。如果手上有太多的额外的事情,你自己的本职工作往往会得不到很好的完成。
 
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