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5 _8 \- ~# b; i. C7 L2 h8 V& y ]来文通知或领导安排) k3 `0 q& E# R5 w& X
一般上级领导来调研或外单位领导来学习考察,事先都要通过函件往来联系,或通过电话联系。属于上级领导来考察,不存在同意不同意问题,也不存在回函问题,直接考虑如何接待的问题;属于外单位来学习考察的,要给领导汇报,请示考虑有没有领导接待、能不能让对方来,或者是让对方推迟几天来,要通过回函或电话联系告知对方,在此基础上考虑接待方案,做好接待准备。 7 e$ N2 M4 J F/ g0 X' }% L
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与对方联系人取得联系,确定时间、人员、行程等事宜
. L9 d: E8 {& \ 确定时间,来访人员职务、姓名、联系电话,对方日程及行程安排,是否需要召开会议、就餐、住宿,是否需要预订机票火车票。 $ s. Q& r! G* [9 d
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2 B4 t& L' Q) _5 ^制定接待初步方案1 ^4 A+ \: Q% m
向有关领导汇报,确定我方陪同人员。安排日程及行程,合理制定参观线路。落实责任人,分工负责落实任务。方案一般应包含以下内容:
* _8 }. ^, \) e$ y- }# o6 i 一是日程、行程安排及有关事项(含接机接站或定点迎接、引导人员及车辆安排等);
6 R! n% [# q4 x3 l 二是会议议程及有关事项(含主持人、讨论议题等);
4 c1 B$ x' r9 c/ c! \ 三是用餐、住宿安排及有关事项(含餐桌号、房间号安排,陪餐人员安排等); % ~+ i4 i1 v! u0 ~
四是对方人员名单; 0 ^. i, d" g, h! d! r/ m% v
五是我方陪同人员名单; 5 w8 d% @- w, s8 x
六是工作要求及分工等有关事项(含卫生打扫、茶水提供、音响视频设备控制、路线视察、宣传报道等)。 * o8 E+ o, ?+ M9 K. j3 }: r' M
若遇大型接待或接待日程较长,可考虑印制接待方案发放给对方,还应包括接待地简介、参观点简介、附近特色旅游景点简介,考察期间天气提示等等。
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与对方进行沟通,修改、确定接待方案0 q( S7 B$ `: e
按照对方要求,修改方案。尤其要求对方在人员、行程有临时变化前,一定要及时告知我方,便于应对。
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迎接、引导(或接机接站)
' @0 c% ]! S1 a 向有关领导汇报,根据接待需要确定迎接、引导人和车辆(接机接站人和车辆),要随时与对方联系人取得联系,掌握行进度,有效控制对接时间。若接机接站,看是否需要准备鲜花等物品。 4 M( q0 [; D1 Y
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按路线参观1 m+ s) C0 }7 b% L5 |' G
要安排专人对路线进行视察,确保畅通、安全。要注意环境卫生干净整洁,注意人员控制,防止出现突发事件。若同时接待几批宾客,要注意合理安排参观顺序,避免扎堆、碰头现象。
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' I0 k' Z! Q# x% K* R; N) k* m召开会议
, w$ X/ c. {. ]1 x$ W' g/ ^ 如需召开会议,一是要做好会议室布置,包括会标确定、桌签摆放、茶水等用品准备、音响设备调试等。二是要提前准备好汇报或发言材料,需打印发放的要提前打印装订好。三是要及时添补茶水、遇音响设备故障及时应对处理。四是要安排人员做好会议签到、会议记录。 0 X+ l" f& r6 p( ~* Z! T) _! i( `, A3 e' u( d
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$ V: [5 T4 w- c3 b" v$ b, g用餐
3 j) J6 i" A7 W: M; t 要提前与对方沟通好是否用餐,或根据参观、会议结束时间安排用餐。 ) f2 c2 \* m5 X/ z3 {' m3 o7 V8 J, ]4 a
一是要确定用餐地点,在内部食堂还是其他餐馆; ' v6 f# p+ j" a# T+ H' S# l! k8 ]
二是要确定是否用酒,若不确定,需带酒备用;
! X6 p. Q; @$ j1 v! |1 x 三是要确定用餐规格,严格执行餐费标准,尽量节约不浪费,菜品健康、突出地方特色;
7 E6 ]7 m! F0 z7 W& v/ D0 j* A& F6 f& N 四是要确定用餐时间,若时间不确定,提前安排人到餐厅,根据参观或会议进程灵活安排(若要喝酒,可以先上凉菜,宾客到后边喝酒边上热菜,避免等待);
. Y' h" P! W. n6 k u 五是要根据用餐情况,及时增添饭菜,若喝酒要把握好上主食的时机,避免等待。
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: m8 E0 D+ F# u3 I* K住宿
# k6 _# ^' k+ @3 _! Q4 ~ 若需要住宿,需提前预订好老秘网,遇重要宾客,要先派人到老秘网开出房卡,放到前台或提前到老秘网等待宾客入住。 : q; b. h* \( S# p
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送机送站) d" e2 R! p3 l! ^4 O! W* a
若对方需要,提前为其订票。根据情况安排人和车辆相送。如需准备礼品,要提前安排好。 ; d5 K {, d2 c5 i1 J5 a
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与对方联系人联系,听取意见建议
" |- w6 f# \) o 及时询问对方返程是否顺利、进行问候,真诚请对方提出意见建议。 ! M& c- G L, S- M3 Q7 Z
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召开总结会,分析、改进4 ~2 q: |5 a V$ l' r
组织接待人员“回头看”,分析存在问题,对不足的地方提出改进意见。
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