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来文通知或领导安排
+ H" F C5 _2 |: y& h/ [ 一般上级领导来调研或外单位领导来学习考察,事先都要通过函件往来联系,或通过电话联系。属于上级领导来考察,不存在同意不同意问题,也不存在回函问题,直接考虑如何接待的问题;属于外单位来学习考察的,要给领导汇报,请示考虑有没有领导接待、能不能让对方来,或者是让对方推迟几天来,要通过回函或电话联系告知对方,在此基础上考虑接待方案,做好接待准备。 : h5 J; ?0 H5 L) n) f5 n
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与对方联系人取得联系,确定时间、人员、行程等事宜
) ?2 t% I! T) P/ B 确定时间,来访人员职务、姓名、联系电话,对方日程及行程安排,是否需要召开会议、就餐、住宿,是否需要预订机票火车票。
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/ o L. P$ j1 d! y制定接待初步方案
! u4 ^& @8 v% ]0 n8 [# \ 向有关领导汇报,确定我方陪同人员。安排日程及行程,合理制定参观线路。落实责任人,分工负责落实任务。方案一般应包含以下内容:
6 c! ^0 M R# b4 B+ O2 H+ C) Z: B 一是日程、行程安排及有关事项(含接机接站或定点迎接、引导人员及车辆安排等); / T2 Y" k/ s/ s9 E8 z
二是会议议程及有关事项(含主持人、讨论议题等);
8 l: g. ~" N& z 三是用餐、住宿安排及有关事项(含餐桌号、房间号安排,陪餐人员安排等); / K; E( `0 A8 v/ |" ^4 [! p1 Z
四是对方人员名单;
9 U$ c; i0 X+ j! z 五是我方陪同人员名单; " [0 [4 s1 B0 K8 K% g
六是工作要求及分工等有关事项(含卫生打扫、茶水提供、音响视频设备控制、路线视察、宣传报道等)。 " z& p ]- ?/ H( @. o
若遇大型接待或接待日程较长,可考虑印制接待方案发放给对方,还应包括接待地简介、参观点简介、附近特色旅游景点简介,考察期间天气提示等等。 ( _# v0 i6 e+ A: K' L1 K' r
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/ x1 `! U; j! N$ {( I1 W与对方进行沟通,修改、确定接待方案. I# l- k) E# K$ x3 w
按照对方要求,修改方案。尤其要求对方在人员、行程有临时变化前,一定要及时告知我方,便于应对。
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2 }; {5 h6 G+ W0 l' }; u迎接、引导(或接机接站)% w# d' j( W! q$ ^& ?
向有关领导汇报,根据接待需要确定迎接、引导人和车辆(接机接站人和车辆),要随时与对方联系人取得联系,掌握行进度,有效控制对接时间。若接机接站,看是否需要准备鲜花等物品。 - x7 ~, H0 v* P2 m
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按路线参观3 ]0 ?# D5 Z% R* N# o' d6 V* o
要安排专人对路线进行视察,确保畅通、安全。要注意环境卫生干净整洁,注意人员控制,防止出现突发事件。若同时接待几批宾客,要注意合理安排参观顺序,避免扎堆、碰头现象。
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& p k) T: T& Q1 ?1 H1 `4 a: d. I' F召开会议$ Y/ |- z8 a% G+ l' t4 i
如需召开会议,一是要做好会议室布置,包括会标确定、桌签摆放、茶水等用品准备、音响设备调试等。二是要提前准备好汇报或发言材料,需打印发放的要提前打印装订好。三是要及时添补茶水、遇音响设备故障及时应对处理。四是要安排人员做好会议签到、会议记录。
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用餐: \! y0 A+ s r) H
要提前与对方沟通好是否用餐,或根据参观、会议结束时间安排用餐。
& S# x2 e$ M. P/ t$ ^ 一是要确定用餐地点,在内部食堂还是其他餐馆; : s* t5 ^( V" g; C' X- W6 @9 w" i: x
二是要确定是否用酒,若不确定,需带酒备用; 9 l9 b3 {# R9 ?
三是要确定用餐规格,严格执行餐费标准,尽量节约不浪费,菜品健康、突出地方特色;
7 x8 q5 T1 [$ a 四是要确定用餐时间,若时间不确定,提前安排人到餐厅,根据参观或会议进程灵活安排(若要喝酒,可以先上凉菜,宾客到后边喝酒边上热菜,避免等待); + l& ?+ a/ T; f/ {( [: m& s: M
五是要根据用餐情况,及时增添饭菜,若喝酒要把握好上主食的时机,避免等待。 8 m+ M) X6 i) `' }7 g
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, k. k. W% g! \( z ?住宿
0 V4 r0 W7 y* q; i- L, O 若需要住宿,需提前预订好老秘网,遇重要宾客,要先派人到老秘网开出房卡,放到前台或提前到老秘网等待宾客入住。 9 q2 G9 e' u- Q( F
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* p7 k8 I, R' A& m( Y& r# k/ p* p送机送站. k5 {* M) U. {! s9 f( H& M5 {
若对方需要,提前为其订票。根据情况安排人和车辆相送。如需准备礼品,要提前安排好。
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与对方联系人联系,听取意见建议4 n) [! }, o9 \" S0 S! e, g+ D
及时询问对方返程是否顺利、进行问候,真诚请对方提出意见建议。 - c& n% t* m0 B: s1 e5 k
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召开总结会,分析、改进# d' u2 } C+ j/ l% F7 m
组织接待人员“回头看”,分析存在问题,对不足的地方提出改进意见。
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