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2012年8月,我从基层学校到市教育局跟班学习。说是来学习,自己具体要做什么事情却不知道,可以说是稀里糊涂地就来了。在我的想象里,教育局的工作和学校工作一样,按时完成就行,一到寒暑假就可以休息了。
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应该说,当时是怀着一颗激动的心情来到教育局的。作为一个基层学校的老师来讲,教育局是最高的行业行政主管部门,在大家心中是神圣的,既然能来学习,心里就有一种荣誉感。对于我来说,除了这个原因之外,主要是我在原来的学校工作了整整十一年,也想换一换环境。
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带着期待和兴奋,我按预定的时间来到了市教育局。办公室主任对我说:“教育局工作很苦,你怕不?”我说:“不怕。”“还要天天加班呢?”主任接着又问。我心里想,我在学校每天六节课,还要完成全校的“两基”资料等等,每天回家都要在电脑前敲打半天。如今来到教育局学习,可以不用上课,只是坐在办公室里“优雅”地使用电脑,应该没有问题吧,我于是坚定地说:“没有问题!”而且我也知道,我到这里暂时呆一个月,开学了就可以走人。 7 c# z( _! k$ a6 x/ Y
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主任说,那就好,这儿很辛苦,但也锻炼人。并向我讲解了平时都做哪些工作,最后说,你就在办公室学习吧,当一个秘书。
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3 q3 E( ^) I& K% _我才知道我在办公室学习,还知道办公室的工作就是上传下达,没有具体业务。心里为此高兴不已。
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$ g# d) v$ l( t/ L% K我确实高兴了几天。第一个星期,我没有具体的事,只是每天看看以前下发到各学校的文件,了解整个教育局的工作。
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4 V1 P% u1 r8 C3 k8 W% Y+ W其实,这只是表象。第二个星期,办公室的一个同志岗位调整,走了;另外一个到外面学习一周,也走了,办公室只留下我一个人。
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: v \4 o7 [9 n0 l) D由于从来没有经历过办公室工作,这一切让我感到手足无措。首先,是接打电话和处理文件。虽然同事临走前告诉我各科室的职责,但是任务来了,我还是不知道应该找哪个科室完成,心里不免发慌,只好打电话求助。其次,接到一个属于办公室任务的文件,不知道如何去做,于是去问办公室主任,有时主任告诉我如何做,有时只是告诉我,和发文单位对接一下,了解情况后再做。 % b, E7 p2 n; N+ A
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短短的一个星期,对于我而言,却像是在学校呆了一个学期,同时,也让我对办公室工作有了初步的认识。其中,让我记忆深刻的,就是办公室工作需要大量的沟通协调,比如,要完成一个任务,需要达到什么目的,具体怎么操作,就得和相关部门取得联系,详细了解推进工作的方法,然后提出自己的建议,向领导汇报。应该说,这对我后来从事办公室工作有很大的帮助,我也因此把沟通协调作为办公室工作的有效方式之一,与部门沟通,与领导沟通,与同事沟通,只有充分了解,才能保证办公室工作高效开展。有时,还需要了解其他部门的工作情况,借鉴一些好的方法,为本单位工作服务,简单地说,就是要“消息灵”。 # d. J" H! n5 I' c% C( B
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我原来以为,教育局在暑假期间的工作应该很少,实际上恰恰相反,各种总结会、专题会、启动会,安全的、常规管理的,有现场召开的、有电视电话形式的,一个星期要开几次。特别是8月份,需要部署很多工作,为9月份的开学作准备。会议多,文字服务就多,后勤保障就多,任何一点细小的事项都要准备到位。 & S/ Z T6 D8 Z4 b, h5 L8 j
2 B0 _: p, {% a' R* v5 }办公楼一共是七层,食堂在一楼,会议室在七楼,每开一次会,我就会在七楼和一楼之间往返多次。 9 Y( V% _0 s f8 e( f/ S: _) r
: G8 }6 a4 L; b7 J2 \. X于是,每开一次会,总会听到我“咚咚”的脚步声在楼道间响起。 & j3 B4 u2 ~& x
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一个月时间很快就结束,开学了,我没有回学校。领导说,看你每天跑得快,就学习一年吧。
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就这样,我继续留在教育局学习。主任说我“跑得快”,指的是工作积极,态度是好的。其实,在办公室工作不仅要跑得快,更重要的是“过得细”。
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# v6 F" c: Y) {/ Z: r# c9月份,教育局工作更加繁杂起来。月初,教育局要组织工作组到学校去查看开学情况,一个星期内,要完成近200所中小学(幼儿园)的检查任务。各工作组检查完成后,召开汇报会,听取检查情况汇报。开会前,领导安排我写情况通报,要详细记录检查过程中出现的亮点和存在的不足,而且要点出具体的学校名称。汇报结束后,已经是晚上十点过了,我也打个哈欠准备休息,谁知领导突然说:“明天早上把通报拿给我看!” 1 @' B1 ?& X2 r5 V. L! x
* `+ X5 v6 w: \9 E3 d4 c2 e2 U当天晚上,我撰写完稿子时,已是深夜一点钟了。通报内容用A4纸打了5页,虽然不是很长,但对于我来讲,是第一次写这么长的材料,心里为此还略有些得意。第二天把通报给领导审核后,就发了出去,心里松了一口气。过了几天,一个电话打到办公室来了,大意是说,通报里说他们学校迎接新生的标语没有做,是不属实的。我赶紧去核实,结果发现,确实是我记错了,把另一所学校的不足安在了这所学校上。 7 }/ p! y4 Y! Q/ P
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这件事给我留下了很深的印象,也给了我一个教训。作为办公室的工作人员,在汇总各科室上交的材料时,一定不能有丝毫差错,稍有一慎,就会给基层学校带来不必要的麻烦,产生不利的影响。
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# ~7 i5 k- c. \ ~- ^0 R, Q我不知道接下来会遇到什么样的情况,工作上会有哪些挑战,但是,在三年的秘书工作中,我感受到:作为一名秘书人员,要以高度的责任感、细心的作风、全局的思维、吃苦的精神、严格的要求,为领导服务、为基层服务、为群众服务,做好每一个看似简单的工作,就是秘书的全部工作。
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