作为与《党政机关公文处理工作条例》配套的国家标准,《党政机关公文格式》在促进党政机关公文格式规范化方面取得了一定成效。然而,公文格式不统一、不规范的情况仍时有发生。看看下面14种公文格式常见错误,你中过吗? 0 T' j9 S2 R8 z G! J
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>>>>错误1:密级公文未标注公文份号,或使用三位阿拉伯数字标注,标注位置较随意。
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' S) O' }. S/ g; b正确做法:密级公文应标注份号,并用六位三号阿拉伯数字,顶格编排标注在公文首页版心左上角第一行。
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>>>>错误2:涉密公文密级过高或过低,保密期限标注为“有效期内”“发布前”“永久”“长期”“普密”等;公文保密期限中的数字用汉字小写数字书写。
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正确做法:涉密公文应根据涉密程度标注密级和保密期限,用三号黑体字顶格编排标注在公文份号的下方位置,保密期限中的数字用阿拉伯数字书写。 6 K0 J+ D, ~; k7 b2 J2 B, ^
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1 b4 Z, \# }) B6 d3 ?" l9 |. `>>>>错误3:不急的公文标注紧急程度,且未按规定位置标注;在标题中的文种前面加注紧急程度,如“紧急通知”“紧急请示”“紧急报告”等。
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正确做法:紧急公文应分别标注“特急”“加急”,用三号黑体字,顶格编排标注在公文首页版心的左上角;如需同时标注公文份号、密级和保密期限,按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。 : E. I+ H6 z- H) S) |
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, B r7 r! U6 s4 F& n" \" k>>>>错误4:发文机关标志标注为发文机关名称后加“任免通知”“情况通报”“值班通报”等。 ! n! D! W7 Y' T5 V# h! r1 H+ d
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- D7 L1 n! S( a! O正确做法:发文机关标志由发文机关名称加“文件”二字组成(也可不加“文件”二字),但发文机关名称后不能加文种。
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>>>>错误5:发文字号要素中的机关代字概括得不准确、不庄重,字数过长;年度使用“()”或“[]”括入,发文顺序号前“0”占位,且加“第”字;上行文的发文字号标注的位置不准确。 . k3 j; ^0 a4 x
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7 D* Z# K/ X) L' p, G% M6 V正确做法:发文字号由机关代字、年份、发文顺序号组成。机关代字要求准确、规范、精练、无歧义、易识别;年份应标全称,用六角括号“﹝﹞”括入;发文顺序号用阿拉伯数字标注,前不加“第”字,不编虚位(即1不编为01);上行文的发文字号标注在红色间隔线左上方位置,居左空一字编排,与最后一个签发人姓名处在同一行。
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>>>>错误6:没有标注签发人;标注的签发人不是该机关的主要负责人或其他经授权的负责人;签发人标注了职务。 ) f; E( a0 Q/ p( Q3 u4 \1 m5 W
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6 ~2 s3 c7 u7 I8 C( ?正确做法:上行文应标注签发人姓名,签发人应是机关的主要负责人或者其他经授权的负责人,签发人员标注姓名,不标注职务。
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>>>>错误7:公文标题中省略发文机关名称;把文种作为公文标题;公文标题的字体字号使用不规范,排列呈长方形或沙漏形等。
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正确做法:公文标题由行文机关名称、事由和文种组成;使用二号小标宋体字标注;标题回行时,排列应为梯形或菱形。 P9 I$ V1 C- Y
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; R; i! ~- T* _>>>>错误8:公文正文中,结构层次序数语后的标点符号一律使用顿号, 如:“(一)、”“1、”“(1)、”;同一篇公文中结构层次序数语书写不统一,使用好几种结构层次序数语,如:使用“首先”“其次”“再次”,又使用“其一”“其二”“其三”,再使用“第一”“第二”“第三”等。
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7 r; q# H" M" _/ d( m正确做法:公文中的结构层次序数语及标点符号为“一、”“(一)”“1.”“(1)”;字体第一层用黑体字,第二层用楷体字,第三层和第四层用仿宋体字标注;一篇公文中的结构层次序数语,使用同一种书写,以体现上下文表述的一致性。
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4 K: k) c) m! i% G3 o>>>>错误9:附件说明中的附件名称字数较长换行时顶格标注,未与附件名称的首字对齐;附件名称后使用标点符号“;”或“。”。
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% g/ A( _+ }' S3 c7 P* `正确做法:附件名称较长需要回行时,应当与上一行附件名称的首字对齐;附件名称后不加标点符号。 1 M0 ]' g. v4 R; i
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% K2 [+ p7 o1 _9 `" ]5 o# t% j除了格式上的常见错误外,尚有三个问题值得关注,即党政机关公文字体字号、主送机关和公文生效标志方面,仍然不统一。比如,党的机关公文正文用17磅仿宋体字,每行26个字,而行政机关公文正文用三号仿宋体字,每行28个字;党的机关选用“意见”“决定”文种行文时不标注主送机关,而行政机关运用这两个文种行文时都标注主送机关;党的机关制发的有特定发文机关标志的普发性公文不用印,只标注行文机关署名和成文日期,而行政机关制发的公文只标注成文日期并加盖印章,不作署名。以上这些问题,需要公文处理工作人员重视,学透用好相关规定,避免错误发生,闹出笑话。
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' B3 H, E3 {" _6 H- J究其原因,主要有几个方面:一是相关规定、标准仍然存在不完美之处,存在可以改进的空间;二是对贯彻执行《党政机关公文格式》重视不够,有的部门存在重公文内容、轻公文格式的思维惯性,认为格式规范不规范无所谓;三是相关培训机制不健全,公文处理工作人员缺少系统的学习和实践操作经验。 % b% o) O( s( j9 G
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公文格式的不统一、不规范,影响了党政机关公文的严肃性和权威性。对此,应采取以下措施:一是强化意识,增强贯彻执行《党政机关公文格式》的自觉性,各级党政机关带头践行公文格式新标准,自觉维护公文的严肃性和权威性;二是公文格式统一规范须由《党政机关公文格式》强力支撑,鉴于“国家标准应用指南”中部分释义与规定不完全一致,有必要作出解释说明;三是健全培训机制,推进培训工作常态化,对公文处理工作人员从理论与实践上加强指导,特别是对新上岗人员做好传帮带工作;四是建立公文格式错情通报制度,各级党政机关办公厅(室)可结合公文办理工作,及时指导纠正来文单位的格式错误,还可深入基层,现场检查纠错。
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(文章摘自《秘书工作》杂志2016年第5期。作者:刘文森)
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