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作为与《党政机关公文处理工作条例》配套的国家标准，《党政机关公文格式》在促进党政机关公文格式规范化方面取得了一定成效。然而，公文格式不统一、不规范的情况仍时有发生。看看下面14种公文格式常见错误，你中过吗？
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>>>>错误1：密级公文未标注公文份号，或使用三位阿拉伯数字标注，标注位置较随意。
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正确做法：密级公文应标注份号，并用六位三号阿拉伯数字，顶格编排标注在公文首页版心左上角第一行。 , _7 a Y6 r/ h& z- `$ C2 K
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>>>>错误2：涉密公文密级过高或过低，保密期限标注为“有效期内”“发布前”“永久”“长期”“普密”等；公文保密期限中的数字用汉字小写数字书写。 0 Z& C( z/ L6 [, ~
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' \* A' \2 E1 s正确做法：涉密公文应根据涉密程度标注密级和保密期限，用三号黑体字顶格编排标注在公文份号的下方位置，保密期限中的数字用阿拉伯数字书写。 ! y) t6 x3 _! W2 U8 t. j
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/ x/ o4 q/ `; a7 U: @* F>>>>错误3：不急的公文标注紧急程度，且未按规定位置标注；在标题中的文种前面加注紧急程度，如“紧急通知”“紧急请示”“紧急报告”等。
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m+ P8 _& A, R# D: l' h7 r- s正确做法：紧急公文应分别标注“特急”“加急”，用三号黑体字，顶格编排标注在公文首页版心的左上角；如需同时标注公文份号、密级和保密期限，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。 ! t6 _' b: P; U* Y! |5 g
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>>>>错误4：发文机关标志标注为发文机关名称后加“任免通知”“情况通报”“值班通报”等。 . P# J6 \3 @2 a5 ]
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正确做法：发文机关标志由发文机关名称加“文件”二字组成（也可不加“文件”二字），但发文机关名称后不能加文种。
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>>>>错误5：发文字号要素中的机关代字概括得不准确、不庄重，字数过长；年度使用“（）”或“［］”括入，发文顺序号前“0”占位，且加“第”字；上行文的发文字号标注的位置不准确。 - v# S/ A0 A" b
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正确做法：发文字号由机关代字、年份、发文顺序号组成。机关代字要求准确、规范、精练、无歧义、易识别；年份应标全称，用六角括号“﹝﹞”括入；发文顺序号用阿拉伯数字标注，前不加“第”字，不编虚位（即1不编为01）；上行文的发文字号标注在红色间隔线左上方位置，居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。 5 ?! v. `: r, r: e
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; V$ m' [( x, X! A4 K3 o* S3 j! j+ c>>>>错误6：没有标注签发人；标注的签发人不是该机关的主要负责人或其他经授权的负责人；签发人标注了职务。
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正确做法：上行文应标注签发人姓名，签发人应是机关的主要负责人或者其他经授权的负责人，签发人员标注姓名，不标注职务。
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- l: y/ c7 C% O$ D4 X>>>>错误7：公文标题中省略发文机关名称；把文种作为公文标题；公文标题的字体字号使用不规范，排列呈长方形或沙漏形等。 6 P; \- z: J2 P0 x3 v- ~! M0 z
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正确做法：公文标题由行文机关名称、事由和文种组成；使用二号小标宋体字标注；标题回行时，排列应为梯形或菱形。
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>>>>错误8：公文正文中，结构层次序数语后的标点符号一律使用顿号， 如：“（一）、”“1、”“（1）、”；同一篇公文中结构层次序数语书写不统一，使用好几种结构层次序数语，如：使用“首先”“其次”“再次”，又使用“其一”“其二”“其三”，再使用“第一”“第二”“第三”等。
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9 w: r; T0 G. ~4 |) F正确做法：公文中的结构层次序数语及标点符号为“一、”“（一）”“1.”“（1）”；字体第一层用黑体字，第二层用楷体字，第三层和第四层用仿宋体字标注；一篇公文中的结构层次序数语，使用同一种书写，以体现上下文表述的一致性。 # N2 ]6 R6 j2 h' g0 W
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>>>>错误9：附件说明中的附件名称字数较长换行时顶格标注，未与附件名称的首字对齐；附件名称后使用标点符号“；”或“。”。
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) s# ^0 ? A6 c正确做法：附件名称较长需要回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐；附件名称后不加标点符号。
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除了格式上的常见错误外，尚有三个问题值得关注，即党政机关公文字体字号、主送机关和公文生效标志方面，仍然不统一。比如，党的机关公文正文用17磅仿宋体字，每行26个字，而行政机关公文正文用三号仿宋体字，每行28个字；党的机关选用“意见”“决定”文种行文时不标注主送机关，而行政机关运用这两个文种行文时都标注主送机关；党的机关制发的有特定发文机关标志的普发性公文不用印，只标注行文机关署名和成文日期，而行政机关制发的公文只标注成文日期并加盖印章，不作署名。以上这些问题，需要公文处理工作人员重视，学透用好相关规定，避免错误发生，闹出笑话。
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究其原因，主要有几个方面：一是相关规定、标准仍然存在不完美之处，存在可以改进的空间；二是对贯彻执行《党政机关公文格式》重视不够，有的部门存在重公文内容、轻公文格式的思维惯性，认为格式规范不规范无所谓；三是相关培训机制不健全，公文处理工作人员缺少系统的学习和实践操作经验。
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公文格式的不统一、不规范，影响了党政机关公文的严肃性和权威性。对此，应采取以下措施：一是强化意识，增强贯彻执行《党政机关公文格式》的自觉性，各级党政机关带头践行公文格式新标准，自觉维护公文的严肃性和权威性；二是公文格式统一规范须由《党政机关公文格式》强力支撑，鉴于“国家标准应用指南”中部分释义与规定不完全一致，有必要作出解释说明；三是健全培训机制，推进培训工作常态化，对公文处理工作人员从理论与实践上加强指导，特别是对新上岗人员做好传帮带工作；四是建立公文格式错情通报制度，各级党政机关办公厅（室）可结合公文办理工作，及时指导纠正来文单位的格式错误，还可深入基层，现场检查纠错。 5 J0 N/ V# ?" h$ ~% }; I8 ?7 V+ q% @
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" v. @+ k* Q# L3 W3 k* l（文章摘自《秘书工作》杂志2016年第5期。作者：刘文森）
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