作为与《党政机关公文处理工作条例》配套的国家标准,《党政机关公文格式》在促进党政机关公文格式规范化方面取得了一定成效。然而,公文格式不统一、不规范的情况仍时有发生。看看下面14种公文格式常见错误,你中过吗? . w2 a6 {4 n' r6 K) J) `* m
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9 ^. t+ u' m# {6 d5 T>>>>错误1:密级公文未标注公文份号,或使用三位阿拉伯数字标注,标注位置较随意。
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正确做法:密级公文应标注份号,并用六位三号阿拉伯数字,顶格编排标注在公文首页版心左上角第一行。 ' F) R/ i9 |; W4 \7 }! c' f
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5 W) J) d+ e& l) P- {) x>>>>错误2:涉密公文密级过高或过低,保密期限标注为“有效期内”“发布前”“永久”“长期”“普密”等;公文保密期限中的数字用汉字小写数字书写。 7 E2 a# U( T4 y. r: w
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2 m; ~ x: U" H: x. g; P正确做法:涉密公文应根据涉密程度标注密级和保密期限,用三号黑体字顶格编排标注在公文份号的下方位置,保密期限中的数字用阿拉伯数字书写。 , ?' P* | Q4 m% v9 r
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( x6 h" H" r; S! @2 k>>>>错误3:不急的公文标注紧急程度,且未按规定位置标注;在标题中的文种前面加注紧急程度,如“紧急通知”“紧急请示”“紧急报告”等。
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) R) @; M# j0 {7 R. } ?) O8 T( X9 E正确做法:紧急公文应分别标注“特急”“加急”,用三号黑体字,顶格编排标注在公文首页版心的左上角;如需同时标注公文份号、密级和保密期限,按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。 9 R. C; H& M6 ?- A# t
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>>>>错误4:发文机关标志标注为发文机关名称后加“任免通知”“情况通报”“值班通报”等。 8 }, \# O6 X, i! ?6 d$ Z
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正确做法:发文机关标志由发文机关名称加“文件”二字组成(也可不加“文件”二字),但发文机关名称后不能加文种。 1 ^& w( S9 Y# ^; g# S3 N5 n: R1 r
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>>>>错误5:发文字号要素中的机关代字概括得不准确、不庄重,字数过长;年度使用“()”或“[]”括入,发文顺序号前“0”占位,且加“第”字;上行文的发文字号标注的位置不准确。
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正确做法:发文字号由机关代字、年份、发文顺序号组成。机关代字要求准确、规范、精练、无歧义、易识别;年份应标全称,用六角括号“﹝﹞”括入;发文顺序号用阿拉伯数字标注,前不加“第”字,不编虚位(即1不编为01);上行文的发文字号标注在红色间隔线左上方位置,居左空一字编排,与最后一个签发人姓名处在同一行。 " D" t( e8 z5 O7 n4 D1 P
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2 \+ I$ J4 f! I>>>>错误6:没有标注签发人;标注的签发人不是该机关的主要负责人或其他经授权的负责人;签发人标注了职务。
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正确做法:上行文应标注签发人姓名,签发人应是机关的主要负责人或者其他经授权的负责人,签发人员标注姓名,不标注职务。
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o6 C6 ^+ `- N) K5 d>>>>错误7:公文标题中省略发文机关名称;把文种作为公文标题;公文标题的字体字号使用不规范,排列呈长方形或沙漏形等。 # v$ A* R( T* a: s5 K
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2 x3 n2 j. m6 X8 D; C正确做法:公文标题由行文机关名称、事由和文种组成;使用二号小标宋体字标注;标题回行时,排列应为梯形或菱形。 , ]+ b: y! A0 l1 m& q6 p8 s% J4 G
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! E5 y( C4 a! Z% z$ l8 I>>>>错误8:公文正文中,结构层次序数语后的标点符号一律使用顿号, 如:“(一)、”“1、”“(1)、”;同一篇公文中结构层次序数语书写不统一,使用好几种结构层次序数语,如:使用“首先”“其次”“再次”,又使用“其一”“其二”“其三”,再使用“第一”“第二”“第三”等。
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正确做法:公文中的结构层次序数语及标点符号为“一、”“(一)”“1.”“(1)”;字体第一层用黑体字,第二层用楷体字,第三层和第四层用仿宋体字标注;一篇公文中的结构层次序数语,使用同一种书写,以体现上下文表述的一致性。
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4 l+ |: w# j/ z% q>>>>错误9:附件说明中的附件名称字数较长换行时顶格标注,未与附件名称的首字对齐;附件名称后使用标点符号“;”或“。”。 7 [3 V% W( ]/ I E E
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1 z9 X: j" f0 {5 e正确做法:附件名称较长需要回行时,应当与上一行附件名称的首字对齐;附件名称后不加标点符号。
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除了格式上的常见错误外,尚有三个问题值得关注,即党政机关公文字体字号、主送机关和公文生效标志方面,仍然不统一。比如,党的机关公文正文用17磅仿宋体字,每行26个字,而行政机关公文正文用三号仿宋体字,每行28个字;党的机关选用“意见”“决定”文种行文时不标注主送机关,而行政机关运用这两个文种行文时都标注主送机关;党的机关制发的有特定发文机关标志的普发性公文不用印,只标注行文机关署名和成文日期,而行政机关制发的公文只标注成文日期并加盖印章,不作署名。以上这些问题,需要公文处理工作人员重视,学透用好相关规定,避免错误发生,闹出笑话。
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+ Y2 s* Y. p% z: c7 M0 |究其原因,主要有几个方面:一是相关规定、标准仍然存在不完美之处,存在可以改进的空间;二是对贯彻执行《党政机关公文格式》重视不够,有的部门存在重公文内容、轻公文格式的思维惯性,认为格式规范不规范无所谓;三是相关培训机制不健全,公文处理工作人员缺少系统的学习和实践操作经验。
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' g" j" ?1 _ v% Z* b公文格式的不统一、不规范,影响了党政机关公文的严肃性和权威性。对此,应采取以下措施:一是强化意识,增强贯彻执行《党政机关公文格式》的自觉性,各级党政机关带头践行公文格式新标准,自觉维护公文的严肃性和权威性;二是公文格式统一规范须由《党政机关公文格式》强力支撑,鉴于“国家标准应用指南”中部分释义与规定不完全一致,有必要作出解释说明;三是健全培训机制,推进培训工作常态化,对公文处理工作人员从理论与实践上加强指导,特别是对新上岗人员做好传帮带工作;四是建立公文格式错情通报制度,各级党政机关办公厅(室)可结合公文办理工作,及时指导纠正来文单位的格式错误,还可深入基层,现场检查纠错。
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(文章摘自《秘书工作》杂志2016年第5期。作者:刘文森)
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