小秘书桌上必备那些“工具书”

不错，很有启发。个人认为，应有文秘工具书：《党政机关公文处理条例》《公文格式》等，录音笔、扫描仪等设备。

我慢慢体会到这个领导是业务干部出身，讲话喜欢实打实，喜欢举例子，喜欢用数字说话，性格沉稳不张扬，让他诌几句诗词，还不如几句大白话来的痛快。所以，写讲话稿要量体裁衣，看人下菜碟。

人类在漫长的社会实践中以其主体能动行为创造着各种美的因素与种类，这些因素与种类经主体实践渗透于各个工作领域之中，并通过具体事务而被人们感受和欣赏，形式美就是其中表现最为显著、最易为人们感知并具有相对独立意义的一种审美类型。形式美是指自然、生活、艺术中各种形式因素（色彩、线条、形体、声音等）及其有规律的组合所具有的美。它遵循以下几种法则：单纯齐一（整齐一律）、对称均衡、调和对比、比例、节奏韵律、多样统一。形式美法则是人类在创造美的过程中关于形式规律的经验总结。秘书工作在长期的社会管理活动中也遵循着这些法则，并形成了突出的表现特征。
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/ W" u# O0 Q2 [' I4 @9 |单纯齐一之美



　　单纯齐一又称整齐一律，这是最简单的形式美，是在单纯中见不到明显的差异和对立的因素。秘书工作以领导者和领导机关为对象，开展一系列综合辅助和服务活动。对象明晰而单一，内容往往极具规律性。这种规律性就是单纯齐一之美。如事务办理，秘书所承办的事务虽然是反复出现的、大量的、琐碎的，但都可按一定的操作规程和标准办理，是程序化的工作。

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1 I: r  J, _# ?% h9 V  o" [7 A* q　　再如文书工作，撰拟文件讲求结构上统一，标题、正文、落款整齐划一，以叙述、议论为主要表达方式；印制、装帧严格遵守有关公文处理工作的规定，左右天地留白符合人们的阅读习惯和民族风格；登记、拟办、传阅、办理等收文工作也应按照时间、内容、领导职级、传阅范围、办理层次等要求规范执行；立卷、归档、保管、利用等档案处理工作更是要求在文件类型、装订页面、档案盒质地、字体设置、主题词、入柜等各个方面规范、统一，以方便保管利用。
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* A) [  g( h. ?: @. g　　再如会务操办，会议日程安排、议程拟定要细致周密、表格化、程序化，与会人员的胸卡、代表证、服务证、会徽等要规格一致，会场上的桌椅、茶杯、材料、花卉、桌布等应保持一律。由此可见，单纯齐一（整齐一律）之美已渗透于秘书工作的各个层面，是秘书工作形式美法则的最直接、最鲜明、最重要的表现，是秘书工作审美追求的最基本的标准。
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调和对比之美

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　　如果说单纯齐一之美是秘书工作的基本审美特性，那么调和对比之美则反映了秘书工作审美特性的更深层次的内涵。调和与对比反映了矛盾的两种状态。调和是在差异中趋向于“同”（一致），对比是在差异中倾向于“异”（对立）。调和是把两个相接近的东西并列在一起，对比是把两种不相同的东西并列在一起。调和对比法则初看似乎与秘书工作毫不相干，其实不然。秘书工作的主要对象是领导，秘书的主要任务是为领导提供及时有效的综合性公务辅助和服务。秘书与领导相互配合的和谐程度与有效程度，决定着秘书工作的价值和效率，也不同程度地影响着领导工作的效率。由此不难看出，就主与辅、上与下、主动与被动、领导与被领导的关系而论，秘书与领导是对立关系，倾向于“异”；但就在事业目标上保持一致，在工作上相互信任、配合默契，在感情上彼此交流、相互理解而言，秘书与领导又是调和关系，倾向于“同”。这种美学关系要求秘书必须始终清楚自身的下级、辅助、被领导的角色，甘当配角，安于本分，不争名，不图利，时时处处维护领导者的权威和尊严，服从、认同、拥护领导者的领导，帮助领导者有效实施管理；不得越俎代庖，忘乎所以，以“二首长”自居，擅作主张，随意插手，超越职责范围。


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6 o# O# X6 q( y: H1 ]# n/ V　　另一方面，秘书人员还应充分发挥作为行为主体的创造性意识和劳动，明确美学关系中的调和性、趋同性，敏于观察，勤于思考，敢说真话，敢报实情，敢于进谏，善于协调，尤其要具备处理复杂事务的能力。这是突出调和对比法则中“同”的一面，也是现代秘书尤其是高级秘书所应具备的基本素质。诚如美国全国秘书协会所言：秘书是“高级官员的助手，掌握机关职责并具有不在上司直接监督下承担任务的才干，发扬积极主动性，运用判断力在其职权范围内对机关工作作出决定”。做到这一点，需要秘书人员恰到好处地运用调和对比这一形式美法则，提高掌握这一形式美法则的艺术水平。什么时候担当有为，什么时候当好配角，这种既对立又调和的关系，需要秘书人员机敏灵活地妥善处理，以构建和谐的审美氛围。
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! g) g; ~( v; i: s9 l! ?6 u2 v节奏韵律之美

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　　节奏韵律是指事物运动过程中的有秩序的连接。秘书工作在追求整齐一律、调和对比之美的同时，也应追求张弛有序的节奏韵律。前两种法则讲求的是规律、原则，重在审美的稳定性、一贯性；而节奏韵律这一审美法则讲求的是创新、变化，重在审美的新颖性、典型性，强调的是重要的节点、突出点。这一审美法则相对于单纯齐一、调和对比而言更具深刻性、艺术性。秘书工作的基本内容是综合辅助，既办文、办会、办事，提供事务服务；又出谋献策、拾遗补阙，提供参谋辅助。这就要求秘书人员充分掌握工作的一般性规律，严格按程序办事，突出单纯齐一的审美法则。但是，这种按部就班、一成不变的工作，会使秘书人员陷入被动应付的事务圈子，产生厌倦情绪。此时就需要秘书人员学会运用节奏韵律这一审美法则来合理安排工作重点，调整工作程序。明确重要工作为强，次要工作为弱；大事急事为强，日常事务为弱；份内工作为强，份外工作为弱的差异。譬如将一年中的常规工作按照季节、月份、性质、内容、对象等分成几个阶段，明确每一个阶段哪些是重点，需优先解决，做到心中有数。这种强弱关系就构成了跌宕起伏的节奏韵律之美。
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参考文献：

1.杨辛、甘霖《美学原理新编》，北京大学出版社1996年版。

" N" ]/ \, a8 ~2.王一川《新编美学教程》，中国人民大学出版社2003年版。

9 x" c$ d1 F, |1 G" o( b: _3.方国雄、方晓蓉《秘书学》，高等教育出版社2003年版。



9 r8 I5 F8 c7 J' V　　（本文刊于《秘书》杂志2012年第12期,作者： 文广会 王月。）

嗷嗷嗷，这些我好像都没有，学习啦，希望以后多多进步哦。

若备上《辞海》更好。其他各类词典根据情况准备。机关工作，需要经常查字，有个不说话的老师在身边可以省很多事。

秘书写作，需要的资料方方面面都有，因此，在自己的办公桌上，放一些用得着的工具书，是必不可少的，那样会，节省很多时间

　　2.常用的政策规定、条令、制度等。特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存，则分类记住何单位、何时制发的，

起码有一个新华字典，若备上《辞海》更好。其他各类词典根据情况准备。机关工作，需要经常查字，有个不说话的老师在身边可以省很多事。

常用的政策规定、条令、制度等。特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存，则分类记住何单位、何时制发的，何文件号，用时，很快就能借到。